Die Automatisierung ist gekommen, um zu bleiben. Ob wir über robotergesteuerte Prozessautomatisierung oder Künstliche Intelligenz, beaufsichtigte oder unbeaufsichtigte Automatisierung oder eine der Kombinationen davon sprechen, jedes Unternehmen steht hier vor der Frage: Wo fange ich an und wie gehe ich vor? Die Automatisierung ist mit einer Reise zu vergleichen. Um sich dabei nicht im Nebel der Optionen zu verlaufen, ist eine schrittweise Vorgehensweise angebracht, um sein Ziel nicht zu verfehlen. Von Anfang an zu wissen, worin die Herausforderungen bestehen, hilft auch, den richtigen Weg einzuschlagen.
Vorbereitende Fragen
Fragen wie:
- Welche Automatisierungsplattform ist die richtige?
- Braucht man einen Automatisierungspartner und wenn ja, welchen?
- Erfordern die zu automatisierenden Prozesse eine beaufsichtigte oder unbeaufsichtigte Automatisierung?
- Reicht eine Robotic Process Automation (RPA) oder sollte man gleich ein Regal höher nach einer Intelligent Process Automation (IPA) und/oder gar Künstlichen Intelligenz (KI) greifen?
- Wie hoch werden die Betriebskosten sein?
- Welche Automatisierungstools eigenen sich für die speziellen Unternehmenszwecke am besten?
- Wie sieht das Ziel aller Automatisierungsbestrebungen aus?
Das sind nur einige Fragen, mit denen sich Unternehmen vor und während der Automation Journey beschäftigen müssen.
Zwischenstopps einhalten
Wichtig sind aber auch die Menschen, die als Reiseleiter fungieren und die das Unternehmen auf seiner Automation Journey begleiten. Als Reiseleiter kommen vor allem Automation Champions oder Evangelisten in Frage, die sowohl aus dem Business Bereich als auch aus der IT kommen und über die Erfahrung, das Know-how und die Autorität verfügen, um sicherzustellen, dass die Reise im Einklang mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens steht. Unabdingbar ist ein gemeinsames Zielverständnis, eine von einer unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie getragene Erwartungshaltung, damit es nicht zu siloartigen Automatisierungsinitiativen kommt. Mit der richtigen Roadmap und der Beachtung verschiedener Milestones kann bei der Automation Journey fast nichts mehr schief gehen.
Prozesse bestimmen
Nicht alle Prozesse sind gleich, wenn es um die Eignung zur Automatisierung geht. So eignen sich beispielsweise fehleranfällige, wenig fehlertolerante und geschwindigkeitsempfindliche Aufgaben aufgrund der erheblichen Fehler- und Zeitverkürzungseffekte sehr gut für eine Automatisierung.
Auch Prozesse mit unregelmäßigem Personalbedarf zählen aufgrund der nahtlosen Skalierbarkeit von Software-Robotern zu den Favoriten der Automatisierung. Automatisierte High-Volume-Prozesse senken die Kosten aufgrund der erheblichen Reduzierung des manuellen Aufwands und sollten daher für die erste Welle der Automatisierung in Betracht gezogen werden. Generell machen leicht zu automatisierende Prozesse den Start in die Automation Journey leichter. Und die verläuft reibungsloser, wenn sowohl Business Experten als auch das IT-Team in die Auswahl der zu automatisierenden Prozesse einbezogen werden.
Kein Allheilmittel für dysfunktionale Prozesse
Der Implementierungsprolog beinhaltet eine sorgfältige Untersuchung der Geschäftsprozesse und die Durchführung der erforderlichen Anpassungen. Denn aus schlechten Prozessen werden keine guten Prozesse, nur weil sie automatisiert werden. Die Automatisierung ist nicht das Allheilmittel für ansonsten dysfunktionale Prozesse. Die meisten automatisierungsfreundlichen Prozesse sind einfach, regelbasiert, mit einheitlicher Funktionsweise – das heißt, sie verfügen über wenige Ausnahmen und Eventualitäten. Sie sind ausgereift und unternehmensspezifisch. Komplexere Prozesse, die jedoch durch Automatisierung schnelle und signifikante Umsätze versprechen, sollten zunächst heruntergebrochen werden, um die Prozesse verständlicher zu machen, was zu einem reduzierten Programmier- und Prüfaufwand führt.
Vertrauen gewinnen
Bevor sich Unternehmen vollkommen auf die Automation Journey konzentrieren, sollten sie ihre Mitarbeiter von der oft grassierenden mythischen Angst, dass Automatisierung Arbeitsplätze stiehlt, befreien. Sie ist der größte Stolperstein für die erfolgreiche Implementierung von Automatisierungslösungen. Es ist daher ein strategisches Muss, ein möglichst überzeugendes Argument für die digitale Automatisierung zu schaffen.
Mitarbeiter mit auf die Reise nehmen
Führungskräfte lassen sich beispielsweise durch eine Rentabilitätsanalyse überzeugen, die den prozentualen ROI nach einem Jahr aufzeigt. Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, kann konkrete Möglichkeiten zur Messung des ROI bei der Automatisierungsbereitstellung vorschlagen. Mitarbeiter sollten dahingehend umfangreich informiert werden, was die Automatisierung kann und was nicht. Persönliche Workshops eignen sich gut, um eine Informationsbasis für alle zu gewährleisten. Es ist keine verschwendete Liebesmühe, den Mitarbeitern immer wieder klarzumachen, dass die Technologie in der Regel mehr Arbeitsplätze schafft als sie vernichtet. Mit Umfragedaten lässt sich die Argumentation gut untermauern. Gartner bietet hier einen reichen Fundus an Studien und Umfragen. Daneben empfehlen sich Weiterbildungsoptionen für die Mitarbeiter in Form von Tutorials, Best Practices oder Testleitfäden, die ihnen zur Verfügung gestellt werden können. Beweise für den Nutzen sprechen in aller Regel für sich.
Auswahl geeigneter Anbieter
Um den richtigen Automatisierungsanbieter auszuwählen, muss man über Kenntnisse und Verständnis des Marktes verfügen. Dazu müssen die unterschiedlichen Angebote und Leistungsversprechen der Anbieter analysiert werden. Gleichzeitig ist es wichtig zu wissen, dass kein Anbieter alle Automatisierungsfunktionen in einem Unternehmen gleichermaßen bereitstellen kann, um alle funktionalen, technischen und betrieblichen Anforderungen zu erfüllen. Ist eine Automatisierungsentwicklung geplant, bei der Mitarbeiter eingesetzt werden sollen, die nicht programmieren können, ist eine Low Code/No Code-Lösung immer eine gute Wahl. Wenn die zu automatisierenden Anwendungsfälle das Lesen unstrukturierter Dokumente erfordern, sind OCR- und IDP-Funktionen angeraten. Sind verschiedene Bereitstellungsoptionen gewünscht, empfehlen sich cloudbasierte Hosting-Funktionen.
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Von erfahrenen Beratern profitieren
Eine individuelle Analyse der Bedürfnisse und der Besonderheiten des Unternehmens, ausgehend von einer eindeutigen Zielsetzung der Automatisierungsbestrebungen, erhöht die Wahrscheinlichkeit, den richtigen Partner zur Erreichung dieser Ziele zu finden. In dieser Phase könnten Unternehmen von der Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Automatisierungsexperten profitieren, der helfen kann, die beste Übereinstimmung zwischen den technischen Merkmalen der Software, den Implementierungskosten und den Bedürfnissen des Unternehmens und den verfügbaren Mitteln zu finden.
Backup-Plan vorbereiten
Es versteht sich von selbst, dass jeder Beteiligte an einem Automatisierungsprojekt sein Bestes gibt, damit das Projekt funktioniert. Viele Dinge liegen jedoch außerhalb der eigenen Kontrolle, weshalb es ratsam ist, im Voraus zu planen, was zu tun ist, falls die Software-Bots nicht so funktionieren, wie sie sollten. Zu diesem Zweck ist es ratsam, bevor man mit dem Projekt startet, potenzielle Risikoquellen gründlich zu bewerten und einen Plan B mit Handlungsoptionen zu entwerfen, falls die Bots vorübergehend außer Betrieb sind.
Pilotprojekt einrichten
Die Durchführung eines Pilotprojekts mit einem einzigen Prozess ist oft ein entscheidender erster Schritt, um Prozessverantwortliche, Budgetverantwortliche und andere wichtige Interessengruppen davon zu überzeugen, ihre Zeit und ihr Geld in ein langfristiges Automatisierungsprojekt zu investieren. Kosteneinsparungen werden in der Pilotphase oft als am einfachsten zu belegen angesehen und stehen in dieser Phase deshalb ganz oben auf der Skala des Nutzennachweises. Ein nachhaltiger Nutzen besteht eher darin, den Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Arbeiten zu verschaffen, sei es durch direkte Zeiteinsparungen oder die Reduzierung von Fehlern und Risiken. Von entscheidender Bedeutung ist dabei, wie der Nutzen berechnet, gemessen und dargestellt wird.
Auf Stolpersteine achten
Neben den Bereitstellungszielen des Piloten sollte man andere Faktoren nicht aus den Augen verlieren, die den Erfolg des Piloten beeinflussen können. Änderungsmanagement, Schulung, Kommunikation und Erwartungsmanagement sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass sich der neue Prozess nahtlos und mit minimaler Unterbrechung einfügt. Das Vertrauen der Prozessverantwortlichen durch die Wahrnehmung zu verlieren, dass die Automatisierung mehr Zeit kostet als sie eingespart, ist der sicherste Weg, die Automatisierungsreise schon zu gefährden, bevor sie begonnen hat.
Prozesse etablieren und skalieren
Nach dem geglückten Pilotprojekt kommt eine schwierige Phase während der Automation Journey, nämlich der Übergang vom Innovationsprojekt zum Business as usual. Es geht darum, die Skalierung der Automatisierung vorzubereiten. Hier warten einige Herausforderungen. Die Automatisierungs-Champions müssen zu einem etablierten Expertenteam für Automatisierung mit Governance Strukturen heranwachsen. Es muss eine Opportunity-Pipeline erstellt werden, die es ermöglicht, Automatisierungsmöglichkeiten zu sammeln, zu qualifizieren und zu entwickeln und gleichzeitig die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und einzubeziehen. Zudem müssen Best Practices für alles – von der Projektdokumentation bis zum Bereitstellungsmanagement – etabliert werden. Ein operatives Support-Team zur Überwachung und Wartung der produktiven Automatisierungen muss aufgebaut werden.
Support einbinden
Steigt die Nachfrage nach Automatisierung, muss die Automatisierungsumgebung skaliert werden. Die Herausforderungen, die hier warten, beschränken sich nicht nur auf die reine Automatisierung. Wie so oft steckt hier der Teufel im Detail. Da die Automatisierung oft eher als Prozess denn als Anwendung betrachtet wird, kann sie leicht durch das Raster eines ansonsten robusten Support-Ökosystems fallen. Wichtige Fragen in diesem Zusammenhang sind: Berücksichtigt der Upgrade-Zeitplan des Systems eine automatisierte Dateneingabe in einem Schlüsselsystem? Weiß das Helpdesk, wie man zwischen einem Automatisierungsproblem und einem Anwendungsproblem unterscheidet?
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Prozessfokus nutzen
Die Erweiterung des Anwendungsbereichs der automatisierten Lösungen ist der Schlüssel zur Erzielung des größtmöglichen Nutzens aus der Technologie. So kann der Prozessfokus von Automatisierungsprojekten zur Förderung einer Transformationskultur, die Menschen, Prozesse und Technologie in Einklang bringt, genutzt werden. Integrationsstrategien können durch mehr Optionen für die Anbindung an Legacy- oder externe Systeme unterstützt werden.
Automatisierung Kompetenzzentrum einrichten
Da Automatisierung nicht im luftleeren Raum existiert, sollte der Implementierungsansatz ganzheitlich sein und sich an den Geschäfts- und Technologie-Roadmaps orientieren. Um schnell auf Änderungen in den Technologien, im Markt und in der Organisation reagieren zu können, empfiehlt sich die Einrichtung eines Automatisierungs-Kompetenzzentrums, das ein multidisziplinäres Team aus Interessengruppen, Automatisierungsexperten und Geschäftsanwendern zusammenbringt. Angesichts der enormen Bandbreite an Automatisierungsmöglichkeiten, Plattformen und Technologien können in einem Automation Center of Excellence (CoE) alle Automatisierungsbemühungen gebündelt werden. Automatisierungsarchitekten, Bot-Designer, Experten für robotergestützte Prozessautomatisierung, Datenwissenschaftler und DevSecOps-Spezialisten arbeiten hier zusammen, um Tools und Lösungen für die unterschiedlichen Automatisierungsbestrebungen zu entwickeln und Anleitungen zur Automatisierung zu erstellen. Letztendlich ist es das Ziel des Automation CoE, durch Forschung und Proof of Concept Innovationen und Assets zu schaffen, die in allen Geschäftsbereichen funktionieren.
Fazit
Die Einhaltung der verschiedenen Etappenziele während der Automation Journey beeinflusst maßgeblich, ob und wie erfolgreich Unternehmen das Reiseziel – den angestrebten Automatisierungsgrad der Organisation – erreichen. Entscheidend ist, dass die komplette Wegstrecke von der ersten Prozessaufnahme über die Prozessoptimierung bis zur Bereitstellung der Automatisierung konsequent abgebildet und umgesetzt wird. Ohne ein gutes Verständnis der eigenen Geschäftsprozesse sollte kein Unternehmen auf die Automatisierungsreise gehen. Denn die Auswahl der zu automatisierenden Prozesse ist entscheidend für den Erfolg der Automation Journey.
