Steigender Wettbewerbsdruck, Lieferengpässe und schrumpfende Margen durch sinkende Serviceanteile aufgrund des stetigen Vordringens von Elektrofahrzeugen vermiesen den Autohändlern das Geschäft und die gute Laune. Hinzu kommt, dass der Gebrauchtwagenhandel zunehmend über Online-Plattformen abgewickelt wird und das lukrative Flottengeschäft immer häufiger von den Automobilherstellern an sich gezogen wird. Auftragsbearbeitung, Terminkoordination oder Fahrzeugdisposition gleichen in vielen Autohäusern zähflüssigem Motoröl, und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schleichen entnervt und demotiviert durchs Autohaus, weil ihre fachliche Leistungsfähigkeit durch stupide, sich ständig wiederholende Tätigkeiten gebremst wird. Angesichts dieses Szenarios stehen Autohäuser unter großem Druck, innovative Lösungen zu finden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Will das klassische Autohaus nicht untergehen, sondern den Umsatz ankurbeln und die Profitabilität wieder auf gesunde Füße stellen, steht die Prozessautomatisierung ganz oben auf der Agenda.
Mit RPA gegen Handarbeit
Softwaregesteuerte Diagnosegeräte ermöglichen heute zwar in den meisten Werkstätten der Autohäuser eine effizientere und präzisere Fehlerdiagnose an Fahrzeugen und verhindern, dass sich Mechatroniker die Hände schmutzig machen. Bei der Auftragsabwicklung, der Terminplanung oder der Einkaufs- und Werkstattsteuerung ist jedoch nach wie vor Handarbeit gefragt. Das heißt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellen und bearbeiten Bestellungen und Reparaturaufträge oft noch auf Papier. Die Folge: Doppelerfassungen und inkonsistente, fehlerhafte Daten. Ineffiziente Prozesse sind an der Tagesordnung und bremsen die Arbeit der Mitarbeiter. Untersuchungen zeigen, dass Ineffizienzen Unternehmen jährlich bis zu 20 bis 30 Prozent ihres Umsatzes kosten. Auch Autohäuser stehen vor der Herausforderung, effizienter zu arbeiten, um ihr Servicepotenzial zu maximieren. Hier kommt RPA ins Spiel. Robotic Process Automation (RPA) ist der schnellste und einfachste Weg, Prozesse zu automatisieren.
Vielfältige Vorteile für Autohäuser
Mit der RPA-Technologie übernehmen Software-Roboter, sogenannte Bots, repetitive und zeitaufwendige Tätigkeiten und schaffen Freiräume für Mitarbeiter, um sich weiterzuentwickeln und wertschöpfendere Tätigkeiten zu übernehmen. RPA-Lösungen lassen sich schnell implementieren und die gewünschten Effekte sind schnell sichtbar. So können Unternehmen sehr zeitnah von den Vorteilen der Automatisierung profitieren. Die Einführung von RPA führt bereits in einfacher Form zu erheblichen Prozessverbesserungen. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben können Fehler minimiert und die Datenqualität verbessert werden. Somit ermöglicht RPA den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren, die menschliches Urteilsvermögen erfordern, während Routineaufgaben von Bots erledigt werden.
Bessere Service- und Verkaufsprozesse
Die Umverteilung der Arbeitslast durch den Einsatz zeiteffizienter RPA-Software führt zu einer Steigerung der Produktivität und Effektivität und damit letztlich zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Die Automatisierung von Prozessen kann Händlern helfen, ihren Kunden einen besseren Service zu bieten, indem sie Wartezeiten verkürzen, korrekte Informationen schneller bereitstellen, die Gesamteffizienz ihrer Prozesse – insbesondere der Service- und Verkaufsprozesse – verbessern und insgesamt ein schnelleres und effizienteres Verkaufserlebnis bieten. Durch die Automatisierung von Dokumentationsprozessen wie Rechnungen und Kaufverträgen können Autohändler das Risiko manueller Fehler verringern und sicherstellen, dass alle Dokumente korrekt und aktuell sind.
Optimale Fahrzeugpark-Verwaltung
Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologien können Autohändler ihren Fahrzeugbestand besser verwalten, Lagerbestände verfolgen und Lagerbewegungen vorhersagen. Dadurch kann der Fahrzeugbestand besser gesteuert und Überbestände oder Engpässe vermieden werden. Auch die Wartungs- und Serviceprozesse der Fahrzeuge können durch Prozessautomatisierung optimiert werden. Durch die Automatisierung von Terminplanung, Diagnoseverfahren und Teilebestellung können Autohäuser den Kundenservice verbessern, Wartezeiten verkürzen und sicherstellen, dass Fahrzeuge rechtzeitig gewartet werden. Dies führt zu zufriedeneren Kunden und einer höheren Zuverlässigkeit der Fahrzeuge.
Personalisierte Angebote
Die Automatisierung ermöglicht zudem eine umfassende Erfassung und Analyse von Kundendaten. Durch den Einsatz von Datenanalysetechniken können Autohändler das Verhalten und die Vorlieben ihrer Kunden besser verstehen und personalisierte Angebote und Dienstleistungen erstellen. Dies trägt dazu bei, die Kundenbindung zu stärken und den Umsatz zu steigern. Gleichzeitig kann durch die Automatisierung von Vertriebs- und Marketingaktivitäten die Reichweite erhöht und potenzielle Kunden durch personalisierte Marketingkampagnen und die automatische Nachverfolgung von Kundenanfragen effektiver angesprochen werden. Insgesamt führt dies zu einer höheren Konversionsrate und einem effizienteren Einsatz des Marketingbudgets.
Plug&Play-Use Cases
Trotz aller unbestrittenen Vorteile, die eine Prozessautomatisierung mit sich bringt, schrecken viele Autohäuser aufgrund des vermeintlichen Aufwands bei der Entwicklung entsprechender Automatisierungslösungen noch vor diesem Schritt zurück. Dabei müssen Autohäuser das Rad nicht neu erfinden, denn Plug&Play-Komponenten für die Prozessautomatisierung im Autohaus sind bereits verfügbar. Mit minimalem Aufwand können Autohäuser ihre Prozesse mit vorgefertigten Bots automatisieren und ihren Mitarbeitern Freiräume schaffen, um sich weiterzuentwickeln. Mit den fertigen Plug&Play-Lösungen profitieren sie von den bereits entwickelten Bots anderer Autohäuser, mit denen diese zum Teil markenübergreifende Herausforderungen gemeistert haben. Beispiele für solche Plug&Play-Komponenten sind:
Automatisierte Neuwagenanlage
Automatisierte APS Rechnungserstellung
Offene Bestellungen werden aus dem APS-Webshop ausgelesen und nacheinander abgearbeitet. Dazu werden die Auftragsdetails ausgelesen und auf Korrektheit geprüft. Nach der Prüfung werden die Daten an AlphaPlus übergeben. Werden dabei Rückstände von bestellten Teilen festgestellt, werden diese an die zuständige Fachabteilung gemeldet. AlphaPlus erstellt im Job Router eine Rechnung, die heruntergeladen und in APS hochgeladen wird.
Übertragung der Go-AFAB Daten in das Alpha Plus System
Die Daten neu angelieferter Fahrzeuge werden aus den Werkstattsystemen ausgelesen und in AlphaPlus eingegeben bzw. aktualisiert. Dabei werden die Importdaten mit ggf. bereits vorhandenen Daten abgeglichen und ggf. aktualisiert.
WebParts Bestellungen
Aufträge kommen per E-Mail mit einem Link zum Webservice WebParts in der Mailbox des Roboters an. Die Bestellung wird geöffnet und gelesen. Über eine Tabelle wird die entsprechende Filiale in AlphaPlus geöffnet und eine Rechnung erstellt. Gegebenenfalls müssen Preise aufgrund von Rabatten angepasst werden. Abschließend wird die Rechnung auf einem Drucker in der Filiale ausgedruckt.
Nachverkauf Winterreifen
Beim Nachverkauf von Winterreifen werden z.B. automatisiert Informationen über Kunden bereitgestellt, die noch keine Winterreifen gekauft haben. Dazu wird aus EasyCarSales ein Report mit Informationen über die Winterreifenverkäufe des letzten Monats erstellt. Auf Basis eines aus EasyCarSolution exportierten Reports werden dann alle Fahrgestellnummern entfernt, die bereits Winterreifen besitzen. Die daraus resultierende Liste der Kunden, die noch keine Winterreifen gekauft haben, wird nach Standort sortiert an das jeweilige Autohaus gesendet.
Artikelanreicherung
Bei der Artikelanreicherung werden die Artikelinformationen automatisiert aus dem Herstellersystem heruntergeladen und in den Online-Shop übertragen. Nach dem Einlesen der benötigten Zubehörkategorien werden die Artikelinformationen und Bilder der Zubehörteile automatisiert aus dem ETKA-System des Herstellers extrahiert und anschließend im APS-Onlineshop hinterlegt.
DISS-Reklamation
Kundenreklamationen werden nun automatisiert bearbeitet und eine DISS-Meldung erzeugt. Dazu werden die Daten aus dem Ticketsystem TKP ausgelesen. Falls der Kunde noch nicht in Vaudis erfasst ist, wird er im System angelegt. Die Reklamation wird in Vaudis hinzugefügt und die Vorgangsnummer gespeichert. Mit der Vorgangsnummer wird eine DISS-Meldung im ELSA-System hinterlegt und damit an den Hersteller gemeldet.
Kundenanlage
Neukundendaten können automatisch in den jeweiligen Systemen angelegt werden. Dazu werden nach dem Auslesen der entsprechenden Kundendaten aus einer Datenbank die Neukunden mit allen wichtigen Informationen als Datensatz in WerWiso und Cross hinzugefügt. Gleichzeitig wird geprüft, ob der Neukunde bereits in den Systemen hinterlegt ist, um Dubletten zu vermeiden.
Automatisierter Download von Leasing- und Finanzierungsverträgen
Nach der Anmeldung im HIS über das GRP-Portal werden alle Leasing- und Finanzierungsverträge für alle im HIS-System befindlichen Betriebe heruntergeladen und anhand der jeweiligen Betriebsnummer gespeichert.
Nachtrag Fahrgestellnummer
Neue Fahrgestellnummern werden der Fahrzeugakte automatisch zugeordnet. Neu gelieferte Fahrgestellnummern werden ausgelesen und automatisiert im Dealer Management System CROSS der bestehenden Fahrzeugakte hinzugefügt.
Download Orderlist NEWADA/NADIN
Orderlisten werden automatisiert heruntergeladen. Die Orderlisten aus NEWADA/NADIN werden für verschiedene Marken und Händler heruntergeladen und in den entsprechenden Importordner verschoben.
Bestandsprüfung Teile
Die im Webshop gelisteten Zubehörteile werden anhand der Lagerbestandstabelle des Webshops automatisch mit den Lagerbeständen der Hersteller abgeglichen und auf Verfügbarkeit in den Herstellersystemen von Mercedes und VW geprüft.
Digitaler Dokumentenversand
Rechnungs- und Bestelldokumente werden aus den Dokumentenportalen der Hersteller heruntergeladen, kategorisiert und gespeichert. Anschließend wird der Dateiname ausgelesen, das PDF-Dokument extrahiert und entsprechend dem Dateinamen und dem Inhalt des Dokuments an den jeweiligen Kunden versendet.
Partslink Bestellungen
Online-Bestellungen werden aus ETKA ausgelesen, die hinterlegten Versandkosten geprüft und die Bestellungen anschließend in ATBAS und CROSS verarbeitet.
In allen Fällen liegt die Kostenersparnis bei mindestens 70 Prozent und die Produktivitätssteigerung bei mindestens 80 Prozent.
Automotive Robotic Process Automation
Profitieren auch Sie in Ihrem Autohaus von der Prozessautomatisierung mit RPA
Fazit
Insgesamt führt die Automatisierung von Prozessen in einem Autohaus zu höherer betrieblicher Effizienz, verbessertem Kundenerlebnis, besserer Entscheidungsfindung und Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung in verschiedenen Bereichen wie Bestandsmanagement, Vertrieb, Finanzen, Service, Marketing, Berichtswesen und Compliance können Autohändler ihre Abläufe rationalisieren, wettbewerbsfähig bleiben und langfristig erfolgreich sein. Prozessautomatisierung spielt daher eine entscheidende Rolle für die Zukunft der Autohändler. Neben der Effizienzsteigerung und der Verbesserung des Kundenerlebnisses erleichtert sie die Datenanalyse und Personalisierung, optimiert Vertriebs- und Marketingaktivitäten, unterstützt das Bestandsmanagement und optimiert Fahrzeugwartungs- und Serviceprozesse. Autohändler, die Automatisierung in ihre Geschäftsprozesse integrieren, sind für die Herausforderungen der Zukunft besser gerüstet und werden weiterhin erfolgreich sein.
