Um schnell auf sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen reagieren zu können, brauchen Unternehmen digitale Lösungen. Viele Unternehmen beginnen ihre Digitalisierungsreise jedoch immer in gleicher Weise: Sie setzen ein Automatisierungstool ein, um eine einzelne Aufgabe zu bewältigen, was dazu führt, dass disparate und unzusammenhängende Automatisierungen entstehen, sogenannte Automatisierungsinseln. Eine mangelhafte Ausnutzung von Ressourcen und ineffiziente Prozessabläufe sind die Folge. Hyperautomation bietet Unternehmen die Möglichkeit, Automatisierungsinseln zu vermeiden und verschiedene Automatisierungsinseln zu einem automatisierten End-to-End-Prozess zu verbinden.
Oft bleibt die Realität hinter den Versprechungen zurück
Die Automatisierung bietet Lösungen für aktuelle geschäftliche Herausforderungen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Unternehmen in sie investieren. Die Versprechungen der Automatisierung sind enorm: effizientere Prozesse, konsistente Bereitstellungen von Bots und frei werdende Ressourcen, die anderweitig genutzt werden können. Aber während viele Unternehmen in der Prozessautomatisierung Verbesserungen sehen, haben andere das Gefühl, dass ihre Automatisierungslösungen hinter der versprochenen und erwarteten Spitzenleistung zurückbleiben. Dies liegt in der Regel daran, dass sie über mehrere Automatisierungssysteme verfügen, die sich nicht reibungslos ineinander integrieren lassen.
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Ohne Integration entstehen Automatisierungsinseln
Werden Prozesse und Workflows isoliert voneinander und ohne Integration in das Gesamtsystem automatisiert, entstehen sogenannte Automatisierungsinseln. Diese Automatisierungslösungen funktionieren zwar unabhängig, aber sie bergen die Gefahr, dass Daten doppelt eingegeben werden, Prozesse inkonsistent sind und die Ressourcen nur mangelhaft genutzt werden. Durch die Automatisierungssilos können Anwendungen und Systeme, die kritische Geschäftsdaten enthalten, nicht mit anderen Systemen synchronisiert werden, was zu Datenkonsistenzproblemen zwischen den Aufzeichnungssystemen führt. Ein weiterer Nachteil von Automatisierungsinseln besteht darin, dass sich häufig separate Kopien derselben Geschäftsinformationen auf jeder Insel befinden, die eine separate Anwendung, ein separates System oder eine separate Datenbank darstellen.
Ein Problem willkürlicher Umsetzung
Ein wachsendes Problem der Informationstechnologie (IT) sind Automatisierungsinseln, die durch eine willkürliche Herangehensweise an die IT-Infrastruktur und -Planung entstehen. Sie sind eine direkte Folge der nicht miteinander verbundenen Automatisierung von Anwendungen, Systemen und Datenbanken aufgrund mangelnder abteilungsübergreifender Koordination. Dieses Problem tritt vor allem bei Unternehmen auf, die schnell wachsen und immer wieder neue Anwendungen und Systeme benötigen. In den wenigsten Fällen gibt es eine detaillierte Integrationsstrategie und damit auch keine Kategorisierung der verstreuten Technologien und Prozesse und keine Analyse der unterschiedlichen Integrationserfordernisse.
Automatisierungsinseln funktionieren, sind aber nicht effektiv
Automatisierungsinseln können nur kurzfristige Gewinne erzielen und reichen oft nicht aus, um transformative Geschäftsergebnisse zu erzielen. In vielen Fällen, in denen nicht genug Zeit für die Analyse und Optimierung aufgewendet wird, wird jeder einzelne noch so kleine Geschäftsprozess als Nagel betrachtet, der mit dem Hammer der Automatisierung eingeschlagen wird. Es ist daher wichtig, die Automatisierungsinseln zu identifizieren und zu überwinden, um eine umfassende und integrierte Automatisierungslösung zu erreichen, die die Geschäftseffizienz verbessert und den Datenaustausch erleichtert.
Hyperautomation – ein systembasierter Automatisierungsansatz
Hyperautomation als Lösungsansatz zielt auf die Automatisierung von Einzelaufgaben und Teilprozessen hin zu einem End-to-End-Prozess. Dazu bedient sich Hyperautomation einer Reihe von Tools und Funktionen wie Künstliche Intelligenz (KI), Robotic Process Automation (RPA), Intelligent Business Process Management Suites (iBPMS), Integration PaaS (iPaaS), Process Mining und Business Rules Management System (BRMS) oder Decision Management Suites (DMS). Anstatt sich auf eine einzelne, sofort einsatzbereite Technologie oder ein einzelnes Tool zu beziehen, konzentriert sich die Hyperautomatisierung darauf, mehr Intelligenz hinzuzufügen und wählt einen breiteren systembasierten Ansatz zur Skalierung der Automatisierungsbemühungen.
Automatisierungsinseln zu End-to-End-Prozessen skalieren
Hyperautomatisierung besitzt die Fähigkeit, sich mit verschiedenen Geschäftsanwendungen zu verbinden, mit unstrukturierten und strukturierten Daten zu arbeiten, Daten zu analysieren, um intelligente Entscheidungen zu treffen. Da die Hyperautomatisierung eine Vielzahl von Automatisierungstechnologien umfasst und mit ihnen funktioniert, sind Unternehmen nicht auf die begrenzten Vorteile einer einzigen digitalen Technologie beschränkt. Dadurch können Unternehmen ihre Automatisierungsinseln zu End-to-End-Prozessen skalieren.
In wenigen Schritten zum Erfolg
Die Hyperautomatisierung ist somit der nächste Schritt auf dem Weg zur Freisetzung des maximalen Automatisierungspotenzials. Die End-to-End-Automatisierung verbindet die automatisierten Prozesse verschiedener Abteilungen, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Effizienz zu steigern. Aber um Automatisierungsinseln bis zur Hyperautomation ausbauen und skalieren zu können, müssen jedoch zunächst die bereits automatisierten Prozesse – am besten mit Hilfe von Process-Mining- und Task-Mining-Tools – sowie die für eine angestrebte End-to-End-Automatisierung noch notwendigen Prozesse identifiziert werden. Es muss sichergestellt sein, dass alle notwendigen Daten für die Hyperautomation bereitgestellt und integriert werden. Im letzten Schritt müssen die notwendigen KI-Lösungen implementiert werden, um die ausgewählten Prozesse zu automatisieren.
Ohne Automatisierungsstrategie geht es nicht
Durch die Skalierung einzelner Automatisierungsprojekte können Automatisierungsinseln überbrückt werden, die im Laufe der Zeit entstanden sind. Während Technologien bei der Konsolidierung dieser Automatisierungsprojekte helfen, liegt die strategische Lösung in der Schaffung einer übergreifenden Automatisierungsstrategie. Dazu gehören die Definition der übergreifenden Ziele für die Nutzung der Automatisierung und die Identifizierung der Bereiche, die am meisten davon profitieren werden. Auf diese Weise lässt sich die Automatisierung von unterschiedlichen Prozessen, Systemen oder Abteilungen aufeinander abstimmen. Hyperautomatisierung spielt eine entscheidende Rolle bei der Konsolidierung von Inhalten, die durch Chatbot-Austausch, Sprachanrufe, E-Mails, IoT-Sensordaten und andere digitale Quellen generiert werden, in einen Workflow und bei der Integration von EDI-Initiativen (Electronic Data Interchange), die Daten aus traditionell papierbasierten Quellen wie Bestellungen, Rechnungen und Verträgen digitalisieren und strukturieren, in einen Gesamtworkflow.
Ein CoE als Koordinierungsstelle
Die Einrichtung eines Kompetenzzentrums (Center of Excellence, CoE), in dem das Fachwissen gebündelt wird, kann sehr hilfreich sein, die Vision der Skalierung effektiver zu operationalisieren. Ein Automatisierungs-CoE ist für die Automatisierungsstrategie des Unternehmens, die Technologielösungen, Governance, die Einbindung der Mitarbeiterfähigkeiten und die Betriebsmodelle verantwortlich. Einzelne Geschäftsbereiche sind für die Identifizierung und Bewertung der zu automatisierenden Bots zuständig. Das hilft bei der Skalierung der Automatisierung im gesamten Unternehmen und gewährleistet gleichzeitig eine End-to-End-Sicht.
Erst die Verzahnung einzelner Schritte bringt die Effektivität
Besonders anfällig für Automatisierungsinseln sind beispielsweise Purchase-to-Pay-Prozesse, da sie eine Reihe verschiedener Schritte und mehrere Vorgänge umfassen, die exponentiell wachsen, wenn ein Unternehmen expandiert. Zu den einzelnen Prozessen zählen die Genehmigung von Bestellanforderungen, die Ausstellung von Bestellungen, die Überprüfung von Preisangeboten, die Kaufgenehmigung und das Kreditorenmanagement. Erst dann, wenn jeder einzelne Arbeitsschritt automatisiert und miteinander verzahnt ist, verliert der Prozess seinen zeit- und ressourcenintensiven Charakter und wird transparenter. Auf diese Weise werden Autorisierungsfehler, mangelnde Kommunikation, Dokumentationsfehler und Verzögerungen bei der Beschaffung vermieden.
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Prozesse mit verteilten Daten sind besonders anfällig
Auch der Order-to-Cash-Prozess umfasst verschiedene Schritte vom Eingang der Kundenanfrage über die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen bis hin zum Versand von Rechnungen und dem Eingang von Zahlungen, die alle automatisiert werden können. Die gleichen Geschäftsdaten sind über mehrere Anwendungen und Datenbanken verteilt, was es fast unmöglich macht, alle Versionen der Daten auf dem neuesten Stand zu halten. Die End-to-End-Prozessautomatisierung durch die KI-Technologien von Hyperautomation verhindert Inkonsistenzen und Fehler in den Daten. Ein weiteres Beispiel findet sich in der Finanzabteilung. Bei Abrechnungsprozessen reicht es nicht aus, nur einen automatisierten Workflow zu haben, der die Mitarbeiter benachrichtigt, wenn eine E-Mail von einem Lieferanten eintrifft. Der Einsatz von Machine Learning (ML), Optical Character Recognition (OCR), z. B. in den Rechnungsprozessen, sorgt für mehr Effizienz in der Finanzabteilung.
Fazit
Automatisierung unterstützt alle Arten von geschäftskritischen Vorgängen. Holprige Pilotprojekte und übereilte Bereitstellungen von Automatisierungslösungen liefern zwar schnelle Ergebnisse, sorgen in vielen Fällen aber auch für Automatisierungsinseln mit nicht unerheblichen Risiken. Im schlimmsten Fall werden die Inseln einfach vergessen und verschiedene Teams implementieren schließlich zusätzliche Automatisierungslösungen, was zu unnötigen Kosten und erheblicher Redundanz im Workflow führt. Im besten Fall gibt es für einen End-to-End-Prozess mehrere Automatisierungslösungen für jeden einzelnen Prozessschritt, die zwar funktionieren, aber nicht die versprochene Effizienz bringen. Hyperautomation als Werkzeugkasten mit verschiedenen Technologien der Künstlichen Intelligenz bietet Unternehmen mit Automatisierungsinseln die Möglichkeit, die einzelnen automatisierten Prozessschritte zu einem effektiven End-to-End-Prozess zu skalieren.
