Fachbereiche und IT-Abteilung erkennen zunehmend das Potenzial von Robotic Process Automation. Dabei kann die RPA-Technologie nicht immer die Erwartungen der Unternehmen erfüllen. Neben unzureichenden technologischen Möglichkeiten, mangelnden Know-how und zeitlichen Ressourcen stellen sich vor allem falsche Herangehensweisen als Hinderungsgrund heraus. Denn eine strukturierte und methodische Herangehensweise ist für eine zielführende Prozessauswahl zwingend erforderlich. Im Folgenden stellen wir Ihnen ein bewährtes Vorgehensmodell zur Implementierung von Software-Robotern zur Prozessautomatisierung vor.
Die Herausforderung bei der Auswahl von RPA-Prozessen
Aktuell stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, Prozesse zu digitalisieren. Insbesondere die Automatisierung von Massenprozessen unterstützt bei der Realisierung von Effizienz-Potenzial. Als eine der Schlüsseltechnologien gilt die Robotik.
Durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) lassen sich:
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Kosten senken,
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die Effizienz von Prozessen steigern,
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ein höheres Maß an Transparenz und Qualität realisieren und
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das Fehlerpotenzial in der manuellen Bearbeitung reduzieren.
Der Software-Roboter ahmt dabei die menschlichen Interaktionen mit dem System nach. Folglich kann dieser den Menschen bei der Arbeit unterstützen oder Aufgaben komplett übernehmen. Dabei führt dieser Ansatz zu einem Wandel im Unternehmen, denn der Mitarbeiter agiert produktiver.
Ein Software-Roboter kann dabei einfache Aufgaben wie die Eingabe von Daten übernehmen oder komplette Datenbestände überprüfen. Bei standardisierten Aufgaben kann ein Software-Roboter auch die komplette Bearbeitung des Prozesses erledigen. Außerdem kann der Software-Roboter die Interaktion mit zahlreichen Systemen übernehmen und lässt sich somit einfach in die bestehende IT-Landschaft einbinden.
Insbesondere Herausforderungen wie:
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Der steigende Kostendruck in Zeiten der digitalen Transformation,
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die zunehmende Komplexität aufgrund regulatorischer Anforderungen,
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der hohe manuelle Aufwand bei der Prozessbearbeitung,
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das Auftreten von Kapazitätsengpässen,
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die steigende Relevanz von Compliance-Anforderungen
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und die Integrationskosten aufgrund der komplexen IT-Landschaft
lassen sich mithilfe von Software-Robotern bewältigen.
Damit diese Herausforderungen mithilfe von Robotic Process Automation gemeistert werden können, müssen jedoch unbedingt die richtigen Prozesse für die Automatisierung mit RPA ausgewählt werden.
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Benefits von RPA
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Qualitätssteigerung
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Das Vorgehensmodell zur erfolgreichen RPA-Einführung
Um eine erfolgreiche Prozessautomatisierung zu gewährleisten, kann auf ein bewährtes vierstufiges Vorgehensmodell gesetzt werden:
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Im ersten Schritt sind die Ziele der Automatisierungsmaßnahme zu definieren.
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Anschließend erfolgt eine Evaluation der ausgewählten Prozesse.
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Im nächsten Schritt folgt eine detaillierte Prozessanalyse sowie die Identifikation des Use Case.
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Im letzten Schritt folgen die Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden sollen, sowie die Priorisierung der einzelnen Prozesse. Hiermit einhergehen die Schätzungen zum Aufwand und dem Einsparpotenzial der Automatisierungsmaßnahme.
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Ziele der Automatisierungsmaßnahme definieren
Im Projektmanagement gilt das Identifizieren und Definieren von Zielen als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Dementsprechend ist dieser Schritt auch für eine erfolgreiche Umsetzung bei der Einführung eines Software-Roboters von essenzieller Bedeutung. Die Erwartungen an RPA müssen in dieser Phase so spezifiziert werden, dass sich daraus konkrete Kriterien für den Einsatz der RPA Software ableiten lassen. Besonders hilfreich ist hierbei ein vordefinierter Kriterienkatalog, welche die Prüfung des Automatisierungspotenzials ermöglicht. Diese Kriterien bilden lediglich eine Guideline für das weitere Vorgehen und lassen sich an die spezifischen Anforderungen des Kunden anpassen.
Grundsätzlich gelten standardisierte, repetitive und klar definierte Geschäftsprozesse als besonders geeignet. Außerdem sollten die entsprechenden Prozesse mit einem hohen manuellen Aufwand einhergehen und somit einen hohen Nutzen bieten. Zum Ende dieser Phase sollen möglichst alle Prozesse, die den definierten Anforderungen entsprechen identifiziert sein.
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Evaluation des RPA-Potenzials der Prozessgebiete
Anschließend muss für alle identifizierten Prozesse ein Bewertungsbogen kreiert und durch das Projektteam ausgefüllt werden. Dabei basiert der Bewertungsbogen auf den zuvor definierten Kriterien und ermöglicht somit einen objektiven Vergleich der einzelnen Geschäftsprozesse. Anschließend folgen die Auswertung der Bewertungsbögen sowie die anschließende Konsolidierung der Ergebnisse.
Für die Evaluation sollte ebenfalls ein Prozessmodell entwickelt werden, um eine maximale Transparenz zu gewährleisten. Wichtig bei der Auswertung ist, dass branchen- oder unternehmensspezifische Besonderheiten berücksichtigt werden. Für eine noch bessere Evaluation der einzelnen Prozesse kann zudem eine Bewertungsmatrix erstellt werden. Diese erlaubt eine ausgewogene Bewertung und Gewichtung der einzelnen Kriterien. Als Resultat dieser Phase ergibt sich eine Liste von Prozessen, die eine entsprechende Relevanz aufweisen und zudem automatisierbar sind.
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Detaillierte Analyse des Prozesses und Identifikation des Use Cases
Im dritten Schritt folgen die detaillierte Analyse des jeweiligen Prozesses sowie die Identifikation des RPA Use Cases. Dabei stellen die zuvor definierten Prozesse die Grundlage zur Durchführung von Workshops dar. Mithilfe eines geeigneten, unternehmensspezifischen Vorgehensmodells erfolgt eine Analyse des Potenzials. Die Teilnehmer des Workshops stellen die automatisierbaren Aktivitäten vor und unterstützen bei der Definition des Sollprozesses. Außerdem dient dieser Prozessschritt zur Identifikation von Schnittmengen zwischen verschiedenen Bereichen. Im Ergebnis erhalten die Entwickler sowie die Verantwortlichen des Fachbereichs eine Grundlage für die Implementierung des Roboters. Außerdem leiten sich aus den spezifischen Anforderungen bereits erste Testfälle für die anschließende Test- und Stabilisierungsphase der entwickelten Software ab.
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Ableitung des Business Case
Die erstellte Detailanalyse bildet die Grundlage zur Entscheidung des Pilotprozesses dar. Es erfolgt eine Priorisierung der klassifizierten und bewerteten Prozesse. Im Ergebnis entsteht eine Gesamtübersicht aller Geschäftsprozesse, die für die Prozessautomatisierung geeignet sind. Mithilfe der gewonnen Ergebnisse lassen sich weiterführende Potenzialanalysen erstellen. Nichtsdestotrotz kann der erstellte Arbeitsstand auch die Grundlage für eine fundierte Entscheidung zur Umsetzung des RPA-Projekts darstellen. Außerdem sind die Arbeitsergebnisse bereits ausreichend, um eine Schätzung des Umsetzungsaufwands anzustellen. Zudem kann die Planung spezifiziert werden, sodass auch die benötigten Lizenzen erworben werden können. Außerdem lassen sich neben den Umsetzungskosten auch erste Nutzeneinschätzungen anstellen. Zum realisierten Nutzen gehört auch die Schätzung der Kostenersparnis, die aus der Prozessautomatisierung resultiert.
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Die ROI-Betrachtung bei der Prozessauswahl
In der Praxis stehen RPA-Projekte für schnelle Effizienzgewinne durch die Automatisierung besonders hochfrequentierter Prozesse. Dementsprechend wichtig ist auch der Return on Investment als KPI. Hierbei muss der bestehende Ist-Prozess dem potenziellen Sollprozess gegenübergestellt werden. Letzterer enthält neben möglichen prozessualen Optimierungen auch Automatisierungspotenziale. Grundsätzlich sollte die Optimierung und Automatisierung eines Geschäftsprozesses auch mit einem schnellen ROI einhergehen. Dementsprechend wichtig sind Einschätzungen des Automatisierungsgrades, denn ein geringer RPA-Bearbeitungsgrad sorgt für einen sinkenden ROI. Vielmehr kann eine zu optimistische Schätzung auch zu Fehlkalkulationen führen und den gesamten Business Case gefährden. Aus diesem Grund empfehlen wir stets die Wahl von Prozessen mit einem hohen Einsparpotenzial. Komplexere Teilprozesse sollten dahingegen zu einem späteren Zeitpunkt – insofern die Automatisierung überhaupt Vorteile generiert – folgen. Der konkrete ROI sollte bereits bei der Ableitung des Business Case sowie der Nutzeneinschätzung definiert sein. Eine anschließende Kontrolle nach der Umsetzung der Automatisierungsmaßnahme schafft zudem Transparenz und zeigt weitere Optimierungspotenziale auf.
Fazit zur Potenzialanalyse
Ein strukturiertes Vorgehen ist bei der Identifikation und Realisierung von Automatisierungsprozessen besonders wichtig. Neben der erstmaligen Prozessidentifikation spielt auch die Prozessaufnahme in den Themenspeicher eine große Relevanz. Nur Prozesse, die auch ein entsprechendes Potenzial aufweisen, sollten auch bei der Planung eines RPA-Projekts berücksichtigt werden. Dabei gilt, dass regelbasierte, standardisierte und repetitive Prozesse mit einem hohen Volumen besonders gut für entsprechende Software-Roboter geeignet sind. Durch das vorgestellte Vorgehensmodell können Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Prozesse objektiv und anhand zuvor definierter Kriterien bewertet und umgesetzt werden. Außerdem stellt der Return on Investment eine wichtige Kenngröße dar, um den Erfolg einer Maßnahme zu validieren. Ein Ausbleiben dieses Schrittes sorgt schlussendlich für fehlende Transparenz im Unternehmen.
Nichtsdestotrotz muss nicht jede Prozessoptimierung mit RPA zu einem Erfolg führen. So kann beim Durchlaufen des Vorgehensmodells festgestellt werden, dass sich der Prozess nicht für die Automatisierung eignet. Folglich kann eine Optimierung des Prozesses vor dem Einsatz einer RPA durchaus sinnvoll sein. Ist eine solche Anpassung nicht möglich oder führt zu „schlechteren“ Prozessen, kann der Erfolg des Projekts gerade in dieser Erkenntnis bestehen.
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