Um ein Unternehmen erfolgreich in die digitale Zukunft zu manövrieren, sollten bestehende Prozesse analysiert und optimiert werden. Insbesondere etablierte Unternehmen profitieren von der kritischen Analyse des eigenen Geschäftsmodells, um eine Bewertung der Zukunftsfähigkeit vornehmen zu können. Basierend auf dieser Analyse lässt sich eine Geschäftsprozessanalyse durchführen. Hier erfahren Sie mehr über die Notwendigkeit einer Geschäftsprozessoptimierung sowie deren Ziele, Methoden, Techniken und praktikable Vorgehensweisen.
Was versteht man unter Geschäftsprozessoptimierung?
Ein Prozess definiert sich als ein Bündel von Aktivitäten, welche durch einen oder mehrere Inputs angestoßen werden und dem Kunden als Ergebnis einen Wert bereitstellen. Ein Geschäftsprozess referenziert diesen Ansatz auf die unternehmerische Tätigkeit. Demnach ist ein Geschäftsprozess eine Abfolge mehrerer Tätigkeiten, die zur Erzeugung eines Produktes oder einer Dienstleistung beitragen. Des Weiteren lassen sich sämtliche unternehmensinternen Prozesse in Kern-, Unterstützungs- und Führungsprozesse unterteilen. Durch den Geschäftsprozessansatz sollen klare Zuständigkeiten mitsamt strukturierter Abläufe, einer messbaren Ergebnisverbesserung und einem gesteigerten Innovationsbewusstsein gefördert werden. Dahingegen umfasst die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) sämtliche Aktivitäten und Entscheidungen, welche zur Verbesserung bestehender Geschäftsprozesse beitragen. Geschäftsprozessoptimierungen werden durch veränderte IT-Umgebungen, hohe Verwaltungs- und Prozesskosten, lange Durchlaufzeiten, veränderte Prozessvorgaben oder eine Harmonisierung der Prozesslandschaften initiiert. Stehen klassische KPIs wie Qualität, Kosten oder Service im Fokus einer GPO, so sind mögliche Wechselwirkungen im Rahmen der Zielerreichung dringend zu beachten. So kann es vorkommen, dass eine Optimierung der Qualität mit steigenden Kosten einhergeht.
Welche Ziele verfolgt die Geschäftsprozessoptimierung?
Anhaltende Trends wie Ressourcenverknappungen, sich verändernde Kundenanforderungen und intensiverer Wettbewerb sorgen dafür, dass Produkte und Dienstleistungen ständig optimiert werden müssen. Um den daraus resultierenden Anforderungen gerecht zu werden, kann eine Prozessorientierung etabliert werden. Diese basiert nicht mehr auf strukturellen Denkweisen, welche eine Unterteilung in Hierarchien und Funktionen forciert. Stattdessen stehen die Organisation und der Ablauf der Prozesse im Fokus, denn diese haben einen unmittelbaren Einfluss auf die Kosten, Qualität und Durchlaufzeiten einer Dienstleistung oder eines Produkts. Somit soll die Geschäftsprozessoptimierung dazu beitragen, dass Kosten sowie Durchlaufzeiten optimiert und die Qualität der Leistung bzw. des Produkts verbessert werden. Zur Erreichung dieser Ziele werden strukturierte und standardisierte Prozesse benötigt. Zudem müssen sämtliche Prozesse zu einer Steigerung der organisatorischen Flexibilität, definierten Zuständigkeiten und einem verbesserten Verantwortungs- und Ergebnisbewusstsein bei den Beteiligten beitragen. Im Rahmen einer Geschäftsprozessoptimierung sollen sämtliche Prozesse zudem transparenter, eindeutiger, überschaubarer, schlanker und fehlerbereinigt werden. Außerdem trägt jede Tätigkeit eines Prozesses zur direkten oder indirekten Wertschöpfung des Unternehmens bei. Auf globaler Betrachtungsebene beschäftigt sich die Geschäftsprozessoptimierung mit der regelmäßigen Identifikation, Analyse und anschließenden Optimierung eines Geschäftsprozesses.
Die wichtigsten Methoden und Techniken der Geschäftsprozessoptimierung
Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung gibt es unterschiedliche Methoden und Techniken, welche die Zielerreichung ermöglichen. Im Grundsatz basieren sämtliche Organisationsprojekte auf einem Vorgehensmodell, welches aus einer Vorbereitungsphase, einer Vor- und Hauptuntersuchung, einer Realisierungsphase und der abschließenden Evaluierung besteht.
Grundsätzlich kann im Rahmen einer Geschäftsprozessoptimierung auf verschiedene Techniken und Methoden zurückgegriffen werden. Hierbei handelt es sich um Erhebungstechniken, Dokumentationstechniken, Analysetechniken, kreative Techniken und Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsuntersuchung. So können im Rahmen der Voruntersuchung Rückschlüsse auf das aktuelle Geschäftsmodell durch den Einsatz einer Dokumentenanalyse, eines Interviews, durch analytische Schätzungen, Workshops oder Fragebogen erstellt werden. Bei den Dokumentationstechniken handelt es sich um Methoden wie die Aufgabengliederung, Funktionsanalyse, Entscheidungstabellen, Prozessmodelle oder Arbeitsplatzbeschreibungen. Eine besondere Relevanz erhalten die bekannten Analysetechniken. Hierbei handelt es sich um die ABC-Analyse, SWOT-Analyse, Ursache-Wirkungs-Diagramm oder die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse. Bei den kreativen Techniken handelt es sich um Ansätze wie Mind Mapping, Brainstorming, Brainwriting, Präsentationstechniken oder Morphologie. Schlussendlich sind noch die Verfahren zur Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu nennen. Insbesondere die quantitative und die qualitative Bewertungsmethodik findet vermehrt Anwendung. Durch den Einsatz sämtlicher Techniken kann eine Identifikation von Geschäftsprozessen durchgeführt werden.
Die Relevanz von Geschäftsprozessanalyse und -modellierung
Die identifizierten Prozesse werden im Rahmen der Analysephase bewertet. Durch diese Bewertung soll eine Indikation über die Qualität und Reife der Prozesse geboten werden, sodass diese im Reifegradmodell angesiedelt und bewertet werden können. Sämtliche Prozesse im Unternehmen werden in die fünf Reifegradphasen No-Pro, Pro-Learned, Well-Processed, Pro-Progressed und Processed-Oriented-Organisation eingeordnet. Grundlage der Einordnung ist jeweils der aktuelle Ist-Prozess.
Im Laufe der Design-Phase wird die anschließende Optimierung des Prozesses vorgenommen. Nachfolgend müssen die Prozesse in einen zukünftigen Reifeprozess eingeordnet und mit entsprechenden Maßnahmen versehen werden. Nun werden die optimierten Prozesse dokumentiert und beschrieben. Neben der Dokumentation können auch weitere Informationen wie Ressourcen, Methoden, Verfahren, IT-Tools, Rahmenbedingungen, Restriktionen oder Vorschriften aufgenommen werden. Neben den Geschäftsprozessen müssen auch Teilprozesse beschrieben und dokumentiert werden. Die angefertigte Analyse ist die Grundlage für nachfolgende Managemententscheidungen und sollte besonders sorgfältig durchgeführt werden.
Eine nachfolgende Geschäftsprozessmodellierung via BPMN ermöglicht die Abstraktion des finalen Geschäftsprozesses. Dabei liegt der Ablauf des Prozesses im Fokus, doch auch die Daten und die Organisationseinheiten können hierbei berücksichtigt werden. Im Grunde ermöglicht die Modellierung eines Geschäftsprozesses die Vereinfachung komplexer Sachverhalte.
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Welches Vorgehen sollte im Rahmen einer Geschäftsprozessoptimierung idealerweise verfolgt werden?
In der unternehmerischen Praxis konnten sich mit dem „Business Process Reengineering“ und dem „Kontinuierlichen Verbesserungsprozess“ zwei Ansätze zur Geschäftsprozessoptimierung durchsetzen.
Dabei basiert das „Business Process Reengineering“, auch als BPR bezeichnet, auf den Theorien von Michael Hammer und James Champy. Im Grundsatz verfolgt das BPR einen Ansatz zur radikalen Neugestaltung von Prozessen. Bestehende Prozesse werden weder analysiert noch optimiert, sondern grundlegend neu entwickelt. Grundsätzlich werden ausschließlich strategisch relevante Prozesse entwickelt. Aus der Literatur geht hervor, dass die Einführung leistungsfähiger IT sowie die Beachtung moderner Managementansätze dazu beitragen wird, dass signifikante Verbesserungen in den Bereichen Kosten, Qualität und Zeit realisiert werden. Das BPR wird in der Praxis oftmals kritisch betrachtet, da das radikale Vorgehen die Betroffenen nicht einbindet und somit zu einer Störung des sozialen Gleichgewichtes führt. Zudem werden bestehende Know-how-Vorteile egalisiert. Bei der Durchführung des BPR müssen vor allem gesetzliche Rahmenbedingungen beachtet werden.
Der zweite Ansatz ist der als evolutionär zu bezeichnende „Kontinuierliche Verbesserungsprozess“, welcher auch als KVP bezeichnet wird und eine Ableitung des japanischen Managementansatzes Kaizen darstellt. Dieser Ansatz findet vor allem im Rahmen etablierter und tendenziell weniger innovativer Wirtschaftsbereiche Anwendung. Beim klassischen KVP werden sämtliche Geschäftsprozesse ermittelt und anschließend analysiert. Dabei werden mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotenziale identifiziert. Anschließend wird der Prozess optimiert und in einem Soll-Konzept modelliert. Nun werden die betroffenen Mitarbeiter in den Optimierungsprozess eingebunden, sodass das Risiko interner Widerstände maßgeblich gesenkt wird. Des Weiteren fördert dieser Ansatz die Teamatmosphäre im Unternehmen.
Im Rahmen der Geschäftsmodelloptimierung ist auch eine Mischform beider Ansätze denkbar. Im Rahmen des BPR werden sämtliche Prozesse überdacht und neu entwickelt. Diese neuen Prozesse werden durch die Beschäftigten im Praxiseinsatz getestet. Hierbei fließen die Meinungen und Anmerkungen der Mitarbeiter ein, sodass eine kontinuierliche Verbesserung und Weiterentwicklung stattfindet.
Fazit und Ausblick
Die Geschäftsprozessoptimierung ist ein integraler Bestandteil des Geschäftsprozessmanagements und eine umfassende Aufgabe im Unternehmensalltag. Grundlage ist eine umfassende Analyse des Ist-Prozesses, sodass ein entsprechender Soll-Prozess definiert werden kann. Durch ein intelligentes Prozessmanagement lassen sich Geschäftsprozesse standardisieren und strukturieren. Dies ist unter Berücksichtigung der digitalen Transformation eine Grundvoraussetzung.
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