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Wissen, was in einem Prozess passiert

Business Process Mapping - Wegweiser durch die Geschäftsprozesse

Das Herzstück eines jeden Unternehmens sind Prozesse. Egal, ob es sich um die Aufnahme von Mitarbeitern oder um die Bestellung oder den Versand eines Produkts handelt. Die einzelnen Schritte müssen in einer bestimmten Reihenfolge einen definierten Prozess durchlaufen, um erledigt zu werden. So weit, so gut. Bittet man allerdings Mitarbeiter, den genauen Prozessablauf zu skizzieren, wird man nicht selten in ratlose Gesichter blicken. Business Process Mapping ist das Rahmenwerk, das genau dazu dient, einen Prozess grafisch so darzustellen, dass jeder Mitarbeiter die gleiche Vorstellung davon hat, wie und unter welchen Bedingungen dieser abläuft und ihn auf die gleiche Weise auch ausführen kann.

Geschichte

Das Business Process Mapping hat seine Wurzeln in den 1920er und 30er Jahren. Im Jahr 1921 stellte der Wirtschaftsingenieur und Effizienzexperte Frank Bunker Gilbreth eine strukturierte Methode zur Dokumentation von Prozessabläufen, das Flussdiagramm, in der Präsentation „Process Charts-First Steps in Finding the One Best Way“ den Mitgliedern der American Society of Mechanical Engineers (ASME) vor. In den frühen 1930er Jahren nutzte der Wirtschaftsingenieur Allan H. Morgensen Gilbreths Werkzeuge, um Geschäftsleuten auf seinen Konferenzen zur Arbeitsvereinfachung beizubringen, wie sie ihre Arbeit effizienter gestalten können. In den 1940er Jahren verbreiteten zwei Morgensen-Schüler, Art Spinanger und Ben S. Graham, die Methoden weiter. Spinanger führte die Methoden der Arbeitsvereinfachung bei Procter & Gamble ein. Graham, ein Direktor bei Standard Register Industrial, passte die Flussdiagramme an die Informationsverarbeitung an. 1947 verabschiedete die ASME ein Symbolsystem für Fließprozessdiagramme, das von Gilbreths ursprünglicher Arbeit abgeleitet war. Mittlerweile ist die Abbildung von Geschäftsprozessen, auch als Prozessdiagramm bekannt, aus der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken.

Was ist Business Process Mapping

Business Process Mapping ist eine leistungsstarke Technik innerhalb des Business Process Managements (BPM), um Prozessschritte visuell darzustellen und zu zeigen, wie ein Prozess von Anfang bis Ende funktioniert. Geschäftsprozesskarten zeigen die Beziehung zwischen den Schritten und Eingaben zur Herstellung eines Endprodukts oder einer Dienstleistung auf, z. B. wie ein Produkt verpackt wird oder der Urlaub eines Mitarbeiters genehmigt wird. Mit dem Business Process Mapping werden Geschäftsprozesse visuell dargestellt, so dass jeder Mitarbeiter im Unternehmen die korrekte Funktionsweise verstehen und einhalten kann. Dazu werden Ablaufdiagramme, Flussdiagramme und BPMN-Symbole (Business Process Modeling and Notation) zur grafischen Beschreibung des Prozesses verwendet, um vier wesentliche Fragen zu beantworten.

  1. Was sind die Aufgaben des Prozesses?
  2. Wer erledigt die einzelnen Aufgaben bzw. wer ist verantwortlich für den Prozess?
  3. Nach welchem Standard wird der Prozess ausgeführt?
  4. Wann findet die jeweilige Aufgabe statt?

Der Hauptzweck des Business Process Mappings besteht darin, Organisationen dabei zu helfen, effektiver zu werden. Eine klare und detaillierte Geschäftsprozesskarte oder ein Diagramm ermöglicht es auch externen Beratungsunternehmen zu prüfen, ob Prozesse verbessert werden können oder nicht.

Mapping ist nicht Modeling and Notation

Business Process Modeling and Notation (BPMN) ist nicht gleich Business Process Mapping. BPMN ist ein wesentlich formalisierterer Ansatz für die Abbildung und Modellierung als das Business Process Mapping. Es wird eine spezielle Software benötigt und die Verwendung von BPMN ist mit einem gewissen Lernaufwand verbunden. Es handelt sich um eine extrem geregelte Notationssprache mit festgelegten Symbolen für fast jedes Szenario. BPMN wird vor allem von Fachleuten verwendet, die eine Vielzahl von Prozessmodellen erstellen. Branchen-, länder- und sprachübergreifend dient BPMN als einheitliche Methode zur Identifizierung der Prozessschritte. Bei der Modellierung geht es darum, wie die Prozesse ablaufen oder wie neue Geschäftsprozesse digitalisiert oder automatisiert werden können, während es beim Mapping darum geht, das aufzuzeigen, was vorhanden ist.

Business Process Mapping

Prozessanalysten entwickeln eine Workflow-Strategie am Whiteboard

und auch keine Prozessdokumentation

Vielfach wird Business Process Mapping auch mit der Prozessdokumentation gleichgesetzt. Unter Prozessdokumentation versteht man aber alle Dokumente – von Prozesslandkarten bis hin zu Richtlinien und Verfahren -, die einen Prozess unterstützen oder beschreiben. Diese interne, fortlaufende Dokumentation dient als Fahrplan für das Unternehmen, der nicht nur die Endprodukte der Prozessverbesserungsprojekte festhält, sondern auch den Weg dorthin. Business Process Mapping ist lediglich ein Teil der Prozessdokumentation, die visuell zeigt, wie die Prozesse durchgeführt werden. Die Prozessdokumentation sollte auch die unterstützenden Richtlinien enthalten.

Warum braucht man Business Process Mapping?

Das Business Process Mapping ist ein wesentlicher Bestandteil einer effizienten Unternehmensführung und Teil der Projektplanung für eine Reihe von Projekttypen, von Verbesserungsprojekten bis hin zu intensiveren Business Process Reengineering-Projekten. Einige Unternehmen entscheiden sich für die Abbildung ihrer Prozesse, weil sie eine strategische Planung durchführen oder Kennzahlen für die Berichterstattung entwickeln. Das Business Process Mapping kann zur Vorbereitung auf Betriebsprüfungen oder einen Verkauf, zur Kostensenkung, zur Planung von Prozessautomatisierung, zum Verständnis der Auswirkungen anstehender Änderungen sowie zur Überprüfung und Neuausrichtung verwandter Prozesse verwendet werden.

Prozesslandkarten regen Experten auch dazu an, sich Gedanken darüber zu machen, wie sie ihre Organisation effektiver gestalten können, indem sie ihre Arbeitsabläufe durchdenken. Wenn man einen Prozess abbildet, muss man ihn auch so darstellen, dass ein gemeinsames Verständnis erreicht wird. Der Umfang der Geschäftsprozessabbildung zeigt die End-to-End-Aktivitäten und die Verknüpfungen. Eine Prozessabbildung kann sich über verschiedene Abteilungen und Teams erstrecken und sogar externe Partner einbeziehen. Das hängt ganz vom Prozess ab.

Wenn der Ablauf eines Geschäftsprozesses nicht klar durch eine visuelle Darstellung definiert ist, sind die Mitarbeiter hinsichtlich des Prozessablaufs oftmals nur auf Vermutungen angewiesen. Dies führt zu Chaos, Verwirrung und Schuldzuweisungen, wenn die Aufgaben nicht eindeutig zugewiesen sind und Prozesse nicht reibungslos funktionieren. Zu den Vorteilen des Business Process Mappings zählen, dass Unternehmen Klarheit über ihre Prozesse und eine systematische Kontrolle darüber haben, wie der Prozess funktioniert, die Prozesstransparenz erhöht wird, Redundanzen beseitigt werden, Industriestandards besser eingehalten und neue Mitarbeiter hinsichtlich der Prozessabläufe besser geschult werden können. Eine visuelle Darstellung des Prozesses macht es einfacher, den Benutzern sowohl den aktuellen Zustand eines Prozesses als auch Änderungen zu erklären.

Wofür eignet sich Business Process Mapping

Business Process Mapping eignet sich für einige Arten von Prozessen besser als für andere. So lassen sich zum Beispiel Entscheidungsprozesse nicht effektiv abbilden, da Entscheidungsprozesse auf hoher Ebene und mit offenem Ausgang oft zu viele unbestimmte Faktoren aufweisen. Dagegen sind Transformations- und Transaktionsprozesse, die beide klar definierte Aktivitäten aufweisen, geradezu ideal für das Business Process Mapping. Transformationsprozesse beziehen sich auf Prozesse wie die Fertigung oder die Systementwicklung, die Inputs aufnehmen und ihre Form ändern, entweder physisch oder virtuell. Transaktionsprozesse beziehen sich auf einen Austausch, z. B. einen Verkaufsprozess oder eine andere Transaktion.

Wie erstellt man eine Prozesslandkarte?

Es gibt eine standardisierte Notation für die Erstellung von Prozesslandkarten. Man kann die Symbole der Business Process Modeling and Notation (BPMN) verwenden, es gibt aber auch Anwendungen wie Microsoft PowerPoint und Visio, die einfachere Symbole unterstützen. Ein Mapping-Projekt besteht aus vier Hauptschritten:

  1. Im ersten Schritt muss geklärt werden, welcher Prozess abgebildet werden und was der Mehrwert sein soll.
  2. Im zweiten Schritt müssen alle Prozessschritte (wer, was, wann, wo und wie abläuft) in der erforderlichen Detailtiefe festgehalten werden, sowie alle Systemaufgaben wie Datenübertragungen, das Versenden von E-Mails oder das einfache Anlegen von Ordnern, die besser von einer Maschine als von einem Menschen erledigt werden können.
  3. Danach müssen auch Gespräche mit den Prozessbeteiligten geführt werden, um zu verstehen, was sie im Rahmen dieses Prozesses tun. Dadurch lassen sich oft Ineffizienzen, Redundanzen, Missverständnisse und potenziell bessere Vorgehensweisen aufdecken.
  4. Im letzten Schritt wird die Prozesslandkarte erstellt. Dabei ist es sinnvoll, alle Informationen und Daten in der Business Process Mapping-Software zu dokumentieren, da so bereits eine Grundlage für eine eingehende Analyse und Interpretation des Prozesses gelegt wird.

Verschiedene Arten von Business Process Mapping

Es gibt verschiedene Arten von Prozesslandkarten:

  • Das Flow Chart umfasst drei Varianten: das Top-Down Flow Chart, das die Prozessschritte in einem einzigen Fluss zeigt, das Deployment Flow Chart, ein um Personen erweitertes Top-Down Flow Chart und das Detailed Flow Chart, eine Erweiterung der beiden erstgenannten um weitere Details.

  • Swimlane Diagrams sind funktionsübergreifende Diagramme, die die Verantwortlichkeiten der Teilprozesse in einem Prozess aufzeigen.

  • State Diagrams zeigen das Verhalten von Systemen in der Unified Modeling Language (UML) und beschreiben die Zustände von Komponenten.

  • Data Flow Diagrams konzentrieren sich ähnlich wie die Flow Charts ausschließlich auf die Daten, die durch ein System fließen.

  • Das Value Stream Mapping als Teil der Lean-Manufacturing-Prinzipien zeigt den aktuellen Zustand und hilft bei der Planung des zukünftigen Zustands eines Prozesses, wobei der Schwerpunkt auf der Beförderung von Produkten und Dienstleistungen von ihrem Beginn bis zu ihrer Fertigstellung liegt.

Software zur Prozessabbildung

In jüngerer Zeit hat sich das Business Process Mapping mit der Softwareentwicklung weiterentwickelt. Prozess Mapping Software bietet eine effektive Möglichkeit, Geschäftsprozesse digital zu erfassen. Die Verwendung von Software bedeutet, dass bei der Erstellung der Prozessabbildung die Vorteile intuitiver Funktionen wie Drag & Drop genutzt werden können. Ein gutes BPM-Tool kann helfen, die Komplexität der Prozesse zu ordnen. Obwohl viele Softwareanbieter Business Process Mapping-Funktionen als Teil einer breiteren Business Process Management Suite (BPMS) von Produkten anbieten, sind auch eigenständige Business Process Mapping Softwareprodukte vorhanden. Sie verfügen oft über intuitive Click-to-Create-Funktionen, die eine breitere Akzeptanz in der Organisation ermöglichen. Unternehmen können mit Hilfe von Softwaretools ihre Karten schnell erstellen, sie im Laufe der Zeit weiterentwickeln und sie allen Teammitgliedern zugänglich machen, um eine Kultur der Verbesserung zu fördern. Die meiste Software für die Abbildung von Geschäftsprozessen lässt sich in Softwaresysteme für das Geschäftsprozessmanagement integrieren, so dass Karten gezeichnet und im Unternehmen zum Leben erweckt werden können.

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Fazit

Das Business Process Mapping ist eine nützliche Übung, um genau zu definieren, was in einem Prozess passiert, und um den aktuellen Stand der Arbeitsweise der Organisation zu verstehen. Die Abbildung der linearen Abfolge von Aktivitäten, aus denen ein Geschäftsprozess besteht, hilft bei der Ermittlung von Engpässen oder unnötigen Schritten im Prozess. Die Visualisierung aller Schritte bietet die Möglichkeit, den Prozess zu rationalisieren und so effizient wie möglich zu gestalten.

Milad Safar

Managing Partner und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zum Themenfeld Digitalisierung

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