Unternehmen können heute eine Vielzahl von Arbeitsabläufen mit Hilfe von Business Process Automation (BPA), Robotic Process Automation (RPA) und Machine Learning-Algorithmen optimieren. Unabhängig davon, ob der Workflow in der IT, im Vertrieb, in der Fertigung oder im Personalwesen angesiedelt ist, besteht das Ziel in der Regel darin, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und bessere Erfahrungen für die Mitarbeiter zu schaffen.
Automatisierung kann keine schlechten Prozesse reparieren
Was aber viele Unternehmen verkennen: Die Automatisierung eines schlechten Prozesses macht nicht auf magische Weise aus ihm einen guten Prozess. Und selbst die intelligenteste Automatisierung kann einen schlechten Prozess nicht „reparieren“. Es ist also wichtig, sich jeden Prozess anzusehen, den man automatisieren möchte. Denn warum sollte man Zeit, Mühe und Kosten aufwenden, um alles zu automatisieren, wenn der Prozess sich dadurch nicht verbessern lässt? Damit die Automatisierung von Prozessen nicht nur ein Pflaster für einen schlechten Prozess ist, steht am Anfang jeglicher Automatisierungsbestrebungen die Frage: „Muss dieser Prozess so ablaufen?„. Denn nur deshalb, weil ein Prozess funktioniert, heißt es nicht, dass er optimal funktioniert.
RPA fragt nicht nach dem Sinn des Prozesses
RPA ist eine Automatisierungstechnologie, die es ermöglicht, komplexe digitale Prozesse zu automatisieren, indem sie sie genauso ausführt, wie ein menschlicher Benutzer sie ausführen würde, unter Verwendung der Benutzeroberfläche und nach vordefinierten Regeln. RPA verfügt über die Fähigkeit, die Arbeit eines menschlichen Benutzers mit einem oder mehreren Informationssystemen zu imitieren und erweitert den Umfang der automatisierbaren Funktionen auf ein viel breiteres Spektrum von Geschäftsaktivitäten.
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Benefits von RPA
Kostensenkung
Qualitätssteigerung
Mitarbeiterentlastung
RPA unterstützt den “as-is”Prozess
RPA ist eine Automatisierungstechnologie, die es ermöglicht, komplexe digitale Prozesse zu automatisieren, indem sie sie genauso ausführt, wie ein menschlicher Benutzer sie ausführen würde, unter Verwendung der Benutzeroberfläche und nach vordefinierten Regeln. RPA verfügt über die Fähigkeit, die Arbeit eines menschlichen Benutzers mit einem oder mehreren Informationssystemen zu imitieren und erweitert den Umfang der automatisierbaren Funktionen auf ein viel breiteres Spektrum von Geschäftsaktivitäten.
Warum eine Prozessanalyse wichtig ist
Die Prozessabbildung, Analyse und das Redesign ist deshalb für eine effektive RPA-Implementierung unerlässlich, weil der bestehende Geschäftsprozess mitunter zu komplex ist und unnötige Schritte umfasst, die vor der Implementierung von RPA eliminiert werden könnten. In vielen Fällen wurden Geschäftsregeln seit vielen Jahren nicht mehr untersucht und machen in der aktuellen Form und Umgebung keinen Sinn. Viele bestehende Geschäftsregeln können in genauere und konsistentere Algorithmen für eine bessere Entscheidungsfindung umgewandelt werden. In etlichen Unternehmen ist das Prozesswissen und -verständnis recht gering. Das Unternehmen verfügt möglicherweise über Sammlungen von Standardarbeitsanweisungen, die jedoch häufig schlecht dokumentiert und veraltet sind. Jeder Mitarbeiter folgt in der Regel seinem Verständnis von Best Practices.
Neugestaltung von Prozessen erhöht den ROI
Durch die Zusammenarbeit mit leistungsstarken Process Mining-Tools, um den Prozess zu hinterfragen und zu verbessern und diesen in RPA einzubetten, werden nicht nur signifikante Verbesserungen bei den automatisierten Prozessen erreicht, sondern auch Prozessprobleme in anderen Bereichen des Unternehmens reduziert. Die Neugestaltung von Prozessen während der Implementierung von RPA kann den Zeit- und Kostenaufwand der Gesamtinitiative erhöhen, aber der Return on Investment ist im Vergleich zu RPA-Implementierungen ohne Prozessänderung deutlich höher. Die Neugestaltung des Prozesses während der Implementierung von RPA kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass menschliche Mitarbeiter Aufgaben ausführen, die ihren Fähigkeiten entsprechen
RPA ist nur ein Werkzeug, kein Allheilmittel
Es ist sicherlich richtig, dass RPA erhebliche Einsparungen erzielen kann, ohne sich in die Details der Prozesse zu vertiefen. Die RPA-fähige Prozesstransformation kann jedoch ein viel höheres Maß an Leistung und Wert bringen, wenn das „P“ für Prozessverbesserung steht. Dann ist RPA ein viel wertvolleres Werkzeug als etwa eine einfache Aufgabenautomatisierung.
RPA ist nicht das Problem. Es ist der Mensch.
Mitarbeiter passen sich ziemlich gut an Abläufe und Prozesse an, die nicht gut funktionieren. Wenn Mitarbeiter erkennen, dass Prozesse nicht optimal ablaufen, schaffen sie sich Workarounds und kreative Lösungen, um die Arbeit trotzdem zu erledigen. Dann wird Ineffizienz kaschiert und Prozesse laufen immer so weiter, die eigentlich dringend einer Optimierung oder Überarbeitung bedürfen. Bei der „intelligenten Automatisierung“ eines suboptimalen Prozesses mit Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen werden die in den Prozess eingebetteten Ineffizienzen und Ungenauigkeiten nur noch weiter verstärkt. Wenn ein Prozess nicht überprüft oder auditiert wird, kann die Automatisierung die Probleme exponentiell vergrößern. So wie Automatisierung gute Prozesse und Abläufe rationalisieren und aufbauen kann, tut sie das auch bei minderwertigen Prozessen. Wenn der menschlich gesteuerte Prozess unnötige Schritte enthält, werden diese unnötigen Schritte automatisiert und ausgeführt. Geschwindigkeit allein kann schlechte Prozesse nicht ausgleichen.
Automatisierung braucht einen stabilen und vorhersehbaren Prozess
Prozessoptimierung zielt darauf ab, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und Wege zu finden, um Prozesse zu rationalisieren, ineffiziente oder überflüssige Schritte abzuschaffen und bessere Ergebnisse zu erzielen. Sie ist die Basis für jede effektive, erfolgreiche und nachhaltige Automatisierung. Jeder Prozessoptimierung geht eine sorgfältige Prozessanalyse voraus. Das Verständnis für den aktuellen Prozess, wo Leistungsprobleme bestehen und wie stark der Prozess im gesamten Unternehmen variiert, ist wichtig für die Entscheidung, ob es sich lohnt, in die Verbesserung des Prozesses zu investieren. Process Mining kann dieses Problem lösen. Process Mining-Software kann Unternehmen dabei helfen, Informationen aus den Unternehmenstransaktionssystemen einfach zu erfassen und bietet detaillierte – und datengesteuerte – Informationen über die Leistung wichtiger Prozesse, bevor sie automatisiert werden. Mitarbeiter-Interviews bilden eine weitere Maßnahme, um unlogische, ineffiziente Abläufe zu eruieren. Es gilt, die verschiedenen Ausprägungen der Workflows zu identifizieren, zu verstehen und die Wege zum Ziel bestmöglich zu konsolidieren. Gradlinige, statistische Prozesse lassen sich dabei leichter optimieren und anpassen als ein Ende-zu-Ende-Bestell- oder -Genehmigungsprozess, der zahlreiche komplexe Entscheidungsbäume sowie Alternativwege beinhaltet. Wenn ein Prozess beispielsweise 20 Schritte umfasst, kann man ihn automatisieren oder ihn so umgestalten, dass er nur noch 10 Schritte umfasst. Wenn man diesen Prozess später automatisieren will, wird es sehr viel einfacher.
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In einer Erstberatung erläutern Ihnen unsere Experten, wie Sie mit Robotic Process Automation Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können und beantworten gerne Ihre Fragen.
Fazit:
Was ist also zu tun? Unternehmen sollten zuerst an Prozesse denken, dann an die Automatisierung. Denn wer sich auf schlecht durchdachte Prozesse verlässt, darf sich nach der Automatisierung seiner Prozesse nicht wundern, wenn die gewünschte Effizienzsteigerung ausbleibt. Sicherlich erfordert es Zeit, um zu verstehen, wie die Geschäftsprozesse aussehen und anschließend zu prüfen, wo Effizienzgewinne zu erzielen sind. Automatisierung ist nicht das Allheilmittel für schlechte, ineffiziente Prozesse. Durch die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses wird dieser nicht produktiver. Automatisierung kann vielleicht als eine Form der Rationalisierung von Prozessen angesehen werden, aber sie verbessert sie nicht. Unternehmen, die bessere Prozesse wollen, müssen das schon selbst in die Hand nehmen, RPA & Co. machen es nicht.
Sehr hilfreich bei der Überprüfung der Prozesse, die zur Automatisierung anstehen, ist auch das Process Mapping. Dabei handelt es sich um eine Methode, die zu einer visuellen Darstellung einer Geschäftsaktivität von Anfang bis Ende führt. Das Mapping dokumentiert jeden Schritt in einem Geschäftsprozess und kann helfen zu identifizieren, was von wem, wo, wann, wie und sogar warum getan wird. Sobald der Prozess dann optimal läuft, ist es an der Zeit, auf die Automatisierung zu setzen, um den ROI und die Geschäftseffizienz tatsächlich zu steigern, damit sich die Mitarbeiter auf hochwertige und kreative Aufgaben konzentrieren können.
