Was bedeutet Prozessdigitalisierung?
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Im Zuge der ersten Phase muss eine Prozessvisualisierung stattfinden. Durch den Einsatz von Business-Process-Management-Tools lassen sich Prozesse visualisieren und dokumentieren. Insbesondere die Dokumentation trägt dazu bei, die Transparenz der Prozesse zu steigern und Standardisierungspotenziale zu identifizieren.
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Im darauffolgenden Schritt werden die visualisierten Prozesse analysiert. Hierbei offenbaren sich bestehende Risiken und Verbesserungspotenziale werden erkennbar. Im Fokus stehen Optimierungen, welche die Arbeit nachhaltig erleichtern sollen.
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Anschließend kann eine Prozessautomation stattfinden. Die im Rahmen der Analyse identifizierten Optimierungen werden in die Geschäftsprozesse in Form eines Workflows implementiert. Zusätzlich zu den Workflows können KPIs festgelegt werden, sodass eine Überwachung ermöglicht wird.
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Abschließend erfolgt die laufende Prozessoptimierung. Insbesondere aufgrund der KPIs können weitere Optimierungspotenziale analysiert werden. Dies bietet Spielraum zur weiteren Steigerung der Prozesseffizienz und Kundenzufriedenheit.
Die Potenziale und Möglichkeiten von Prozessdigitalisierung
Die Digitalisierung von Prozessen bringt mehrere Möglichkeiten und Vorteile mit sich. Insbesondere Produktivitätssteigerungen gehören zu den spürbaren Effekten der Prozessdigitalisierung. Durch die optimierten und standardisierten Prozesse lassen sich Technologien wie Robotic Process Automation oder künstliche Intelligenz einsetzen und die Zeitaufwände reduzieren. Insbesondere regelbasierte Aufgaben lassen sich komplett automatisieren, sodass zusätzliche Ressourcen für gewinnbringende oder zukunftsrelevante Themen eingesetzt werden können.
Ein besonderer Vorteil der Prozessdigitalisierung ist die Orientierung an den sich verändernden Kundenbedürfnissen. In Zukunft werden sogenannte „Digital Natives“ den Großteil der Kunden ausmachen. Diese Kundengruppe fordert digitale Produkte. Mithilfe der Prozessdigitalisierung können analoge Prozesse digitalisiert und an die neuen Ansprüche angepasst werden. Zudem werden Ineffizienzen eliminiert und Abläufe optimiert.
Im Rahmen der Automatisierung, etwa durch den Einsatz von Robotic Process Automation, kann zudem die Compliance des Unternehmens gesteigert werden. Insbesondere schärfere Rechtsvorschriften sorgen für höhere Aufwendungen. Standardisierte und digitalisierte Prozesse sind ein Mittel, um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden. Durch einen hohen Automatisierungsgrad werden manuelle Fehler unterbunden und mögliche Strafen vermieden. Zeitgleich kann der Informationsaustausch mit dem Kunden und Dritten intensiviert werden. Digitale Prozesse ermöglichen ein hohes Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Durch einen sichereren Informationsaustausch kann die Vertraulichkeit von Daten und Dokumenten gesichert werden. Fehlerquellen, Betrugsfälle und Dokumentenverluste werden somit eliminiert und das Image sowie die Kundenzufriedenheit gestärkt.
Einen weiteren Vorteil der Prozessdigitalisierung stellt die Verbesserung des eigenen Markenimages dar. Durch die frühe Digitalisierung von Prozessen kann ein innovatives Image gegenüber dem Kunden etabliert werden. Insbesondere die Einführung einer Multikanalkommunikation trifft die sich ändernden Anforderungen der Kunden.
Prozessdigitalisierung mit Robotic Process Automation
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Grenzen der Prozessdigitalisierung
Grundsätzlich kennt die Digitalisierung keine Grenzen. Die digitale Welt nimmt einen immer stärkeren Einfluss auf das Leben, den Alltag und die Art und Weise, wie Kommunikation und Arbeit praktiziert werden. Dies ist einer der Gründe, warum Digitalisierung für Unternehmen eine besonders hohe Relevanz haben sollte. Auch die Arbeitsweise wird immer mobiler, sodass unternehmensinterne Prozesse dringend digitalisiert werden müssen.
Dennoch ist der digitale Wandel kein Selbstläufer. Durch die Prozessdigitalisierung werden Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter verändert. Daher sollte die Digitalisierung möglichst durch ein aktives Change Management begleitet werden. Zudem stellen auch die hohen Sicherheitsanforderungen eine nicht zu vernachlässigende Herausforderung dar. Dies trifft insbesondere auf Prozesse zu, welche einen direkten Datenaustausch mit den Kunden avisieren.
Fazit und Ausblick
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