Die Mitarbeiter auf die Prozessautomatisierung optimal vorzubereiten, ist von entscheidender Bedeutung für einen größtmöglichen Erfolg. Nur wenn Mitarbeiter und Software-Roboter Hand in Hand zusammenarbeiten, kann die Effizienz des Unternehmens nachhaltig gesteigert werden. Lernen Sie hier, wie Sie Ihre Mitarbeiter an das Thema Prozessautomatisierung heranführen können.
Eine Prozessautomatisierung bringt für das Unternehmen Veränderungen mit sich. Die gewohnten und wohlvertrauten Arbeitsabläufe müssen abgewandelt, die geläufigen und eingefahrenen Denkmuster ersetzt werden. Damit die Mitarbeiter die Änderungen in ihrem beruflichen Alltag leichter bewältigen und schneller akzeptieren können, ist es wichtig, sie gut auf die bevorstehende Umstellung vorzubereiten.
Für die optimale Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:
Kommunikation als Grundlage für eine gelungene Prozessautomatisierung
Häufig kursiert bei Mitarbeitern die Sorge, dass eine Prozessautomatisierung die menschlichen Arbeitskräfte überflüssig machen kann. Die Belegschaft befürchtet durch die Einbindung von Robotern ihren Arbeitsplatz zu verlieren, da ihre Aufgaben dann von Maschinen erledigt werden können. Es gilt, diese Sorgen ernst zu nehmen und Aufklärungsarbeit zu leisten.
Deshalb ist – bereits vor der RPA Einführung – eine offene Kommunikation zwischen der Geschäftsführung und den Mitarbeitern des Unternehmens entscheidend. Die Angestellten sollten darüber aufgeklärt werden, dass ihnen mit Hilfe von Robotic Process Automation die zeitraubenden, wiederkehrenden Tätigkeiten abgenommen werden. Die gewonnenen Kapazitäten können wiederum für interessantere, kreativere Tätigkeiten eingesetzt werden. Es ist ratsam, jedem Beschäftigten den Nutzen der anstehenden robotergesteuerten Prozessautomatisierung zu erklären.
Die Angestellten erkennen, dass die Prozessautomatisierung sie in ihrer Arbeit unterstützen soll. Mit dieser Erkenntnis können sie den bevorstehenden Veränderungen positiv entgegenblicken.
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Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessauswahl für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung
In einigen Unternehmen kann es hilfreich sein, eine Abstimmung unter den Mitarbeitern durchführen zu lassen. In einem Fragebogen könnten die Angestellten angeben, welche Arbeitsschritte sie bei ihrer täglichen Arbeit als besonders eintönig und ermüdend empfinden.
Die Mitsprache kann dazu beitragen, dass die Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen und sich dies positiv auf ihre Arbeitsmotivation auswirkt. Der Einsatz der künstlichen Intelligenz wird dann gern als Hilfe im beruflichen Alltag angenommen.
Die Geschäftsführung kann von den gewonnenen Einblicken neue Ideen erhalten und – möglicherweise sogar – zusätzliche Arbeitsabläufe erkennen, die dann zum Vorteil des Unternehmens automatisiert werden können.
Schulung der Mitarbeiter als ein weiterer Schritt zur erfolgreichen Prozessautomatisierung
Die Robotic Process Automation verlangt von den Anwendern zusätzliche Kenntnisse und Fähigkeiten, um die Software – mit all ihren zusätzlichen Optionen, Werkzeugen und Einstellmöglichkeiten – in vollem Umfang nutzen zu können.
Um den Mitarbeitern die Scheu vor dem Umgang mit der neuen Robotersoftware zu nehmen, ist es wichtig, jedem Angestellten das Wissen zu vermitteln, das er für die Nutzung der RPA Technologie benötigt.
Erlernen die Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse, stellt sich bei ihnen schnell die Freude ein, das Gelernte an ihrem Arbeitsplatz praktisch anwenden zu können. Das Ergebnis ist ein Angestellter, der seine Arbeit schätzt und sein Wissen jeden Tag gern zum Vorteil des Unternehmens einsetzt.
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