Angesichts des ständig wachsenden Wettbewerbs ist die Nachfrage nach fortschrittlichen Tools zur „Arbeitsautomatisierung“ gestiegen. Daran wird sich aller Voraussicht nach auch in den kommenden Jahren nichts ändern. Die Frage ist aber: Will man nur eine kurzfristige Optimierung der Prozesse oder eine langfristige End-to-End-Prozessautomatisierung, die einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil sichert? Und welche Automatisierungstechnologie ist dann die passende: Reicht Robotic Process Automation (RPA) oder muss es schon Intelligent Process Automation (IPA) sein? Beide tragen dazu bei, den Mitarbeitern eine Menge mühsamer und sich wiederholender Aufgaben abzunehmen, so dass sie sich auf kreativere und innovativere Aufgaben konzentrieren können. Worin die Unterschiede bestehen und welche Vorteile beide Technologien bieten, wollen wir in diesem Beitrag klären.
Was ist Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation (RPA) ist eine Software-Technologie, mit der einfache, sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben automatisiert werden können, die bei manueller Ausführung oft zeitaufwendig sind. Die durch die Software erzeugten Software-Roboter – kurz Bots – ahmen die Art und Weise, wie Menschen mit digitalen Systemen und Software auf der Ebene der Benutzeroberfläche interagieren, nach. Genau wie der Mitarbeiter, so verstehen auch Bots, was auf einem Bildschirm angezeigt wird, können die richtigen Tastenanschläge ausführen, durch Systeme navigieren, Daten identifizieren und extrahieren und eine Vielzahl definierter Aktionen ausführen, die sonst von einer Person getätigt werden müssten, z. B. das Ausfüllen von Formularen oder das Scraping von Daten.
RPA-Einführungsvideo
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Benefits von RPA
Kostensenkung
Qualitätssteigerung
Mitarbeiterentlastung
Ideal für banale, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben
Die Bots sind so programmiert, dass sie bestimmte Aufgaben genau und unabhängig erledigen. Sie können Informationen abrufen, unstrukturierte Daten analysieren, Transaktionen verarbeiten und sogar mit anderen digitalen Systemen kommunizieren. Durch ihren Einsatz werden menschliche Fehler verhindert und Arbeitskosten gesenkt. Der Vorteil der Verwendung von RPA-Bots besteht darin, dass die Aufgaben, die zu erledigen sind, banal, repetitiv und zeitaufwendig sind und der Mitarbeiter durch den Einsatz der Bots Zeit gewinnt, wertvollere, interessantere und intelligentere Aufgaben zu erledigen, die man den Maschinen nicht überlassen kann.
Attended and unattended Bots
Man unterscheidet dabei zwischen attended (beaufsichtigten) und unattended (unbeaufsichtigten) Bots. Beaufsichtigte Bots sind in der Regel auf Front-Office-Aktivitäten ausgerichtet, die menschliche Eingaben erfordern. Begleitete Bots befinden sich am Arbeitsplatz eines Mitarbeiters und werden durch bestimmte Ereignisse, Aktionen oder Befehle ausgelöst. Die beaufsichtigten Bots können auf privaten Servern, Desktops oder in der Cloud ausgeführt werden. Sie sind jederzeit einsatzbereit und warten darauf, von Mitarbeitern aktiviert zu werden, wann immer sie benötigt werden. Unbeaufsichtigte Bots arbeiten rund um die Uhr ohne menschliches Eingreifen, ideal für Backoffice-Prozesse mit hohem Volumen. Sie eignen sich perfekt für das Backoffice, hohe Volumen und regelbasierte Prozesse, wie etwa die Pflege von Aufzeichnungen. Unbeaufsichtigte Bots können auf Workstations, privaten Servern oder in der Cloud ausgeführt werden, sie werden durch Prozessabläufe ausgelöst und arbeiten nach einem voreingestellten Zeitplan.
RPA-Beispiele
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Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung erfordert das ganze Jahr über mehrere Schritte manueller Arbeit. Glücklicherweise können RPA-Systeme verwendet werden, um Prozesse wie das Erstellen von Gehaltsabrechnungen, das Berechnen von Ausgaben und Abzügen, das Organisieren und Speichern wichtiger Daten und das Erstellen von Jahresberichten zu automatisieren. Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung eliminiert die Last der Entschlüsselung komplexer Steuergesetze, senkt die Kosten und erhöht die Produktivität und Genauigkeit. -
Marketing
Alle Branchen verlassen sich auf die Fähigkeit, enorme Mengen an Verhaltensdaten online zu analysieren, um ihr Publikum besser zu verstehen. Automatisierte Webanalysesoftware kann das Verbraucherverhalten genau vorhersagen und es den Unternehmen dadurch ermöglichen, Produkte und Dienstleistungen auf der Grundlage dieser neuen Informationen zu vermarkten. Dies führt nicht nur zu mehr Umsatz, sondern auch zu einem besseren Kundenerlebnis. -
Kreditkartenanwendungen
Die meisten Kreditkartenanwendungen in Finanzinstituten werden mit RPA-Technologie durchgeführt. Die Software ist so programmiert, dass sie Informationen sammelt, Dokumente analysiert, Kredit- und Hintergrundprüfungen durchführt und letztendlich entscheidet, ob einem Antragsteller eine Kreditkarte ausgestellt werden soll oder nicht. -
Patientenregistrierung
Krankenhäuser erfassen jeden Tag eine große Anzahl von Patienten und es kann zeitaufwendig und mühsam sein, alle Details dazu manuell zu verfolgen. Die Patientenregistrierung kann jedoch mit Automatisierungssoftware optimiert werden. Die Software-Roboter sind so ausgestattet, dass sie Patienten durch den Registrierungsprozess führen und ihnen alle Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen. Die Automatisierung der stationären Patientenregistrierung bedeutet weniger Spielraum für menschliche Fehler, verbesserte Qualität sowie Arbeitseinsparungen. -
Bankwesen
In Bereich Finanzdienstleistungen und Banken helfen Bots, die Datenvalidierungen und Datenmigration zwischen verschiedenen Bankanwendungen zu automatisieren, erleichtern die Verwaltung von Kundenkonten und die Berichterstellung, füllen Formular aus, bearbeiten Kreditforderungen, aktualisieren Kreditdaten und sichern Kassenbons.
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Was ist intelligente Prozessautomatisierung?
Orchestrierungstool für End-to-End-Automatisierung
Obwohl alle diese Technologien für sich genommen schon sehr leistungsfähig sind, reicht es nicht aus, sie einzeln einzusetzen. Indem arbeitssparende Intelligente Software-Roboter werden, können Unternehmen einen strategischen Ansatz verfolgen, der nicht nur auf die Automatisierung von Aufgaben, sondern auf die Automatisierung der gesamten unternehmensweiten Prozesse ausgerichtet ist. IPA ermöglicht es den Unternehmen, tiefere Einblicke zu gewinnen, die eine intelligentere und schnellere Entscheidungsfindung ermöglichen, indem es den Datenfluss automatisiert und orchestriert, und Personen, Anwendungen, Geräte und unterschiedliche Informationspools verbindet. IPA bietet die Agilität und Einblicke, die für einen ganzheitlichen Ansatz zur Automatisierung von Geschäftsprozessen erforderlich sind.
Der Weg zur kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen
Anstatt die unterschiedlichen Technologien nur siloartig zu nutzen, um einzelne Aufgaben zu automatisieren, kann IPA dazu beitragen, die Arbeit zwischen Robotern, Menschen, Anwendungen und Systemen zu orchestrieren. Statt isolierte Lösungen schafft eine integrierte IPA-Plattform unternehmensweite, automatisierte Ende-to-End-Lösungen. IPA gewährleistet eine ordnungsgemäße Governance und die Minimierung von Risiken. Durch die Automatisierung von End-to-End-Prozessen kann IPA das Risiko von Fehlern, wie z. B. einer falschen Dateneingabe, reduzieren. Mit IPA haben Unternehmen immer den gesamten Prozess im Blick und können so Engpässe identifizieren, die die Customer Journey negativ beeinflussen. Durch die einfache Möglichkeit, Prozesse und die sie unterstützenden Technologien agil ändern zu können, eröffnet IPA den Unternehmen einen Weg zur kontinuierlichen Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse.
Beispiele für IPA
IPA eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, sich auf wichtigere Geschäftsvorgänge zu konzentrieren. Im Folgenden haben wir einige Beispiele verschiedener Branchen für einen sinnvollen Einsatz von IPA zusammengefasst.
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Gesundheitswesen
IPA kann große Mengen an strukturierten Daten durchsuchen und, basierend auf Faktoren wie Anamnese oder Symptomen, eine Behandlung oder Diagnose vorschlagen. Was für einen Arzt stundenlange Recherchen unter anderem in Datenbanken mit medizinischen Forschungsergebnissen erfordern würde, dauert für einen Computer nur wenige Augenblicke. -
Intelligente virtuelle Assistenten
Während traditionelle Chatbots Skripte verwenden, um menschliche Gespräche und Interaktionen nachzuahmen, verwenden intelligente virtuelle Assistenten (IVAs) KI, um menschenähnliche Dialoge zu initiieren. Die Verarbeitung natürlicher Sprache ermöglicht es IVAs, Fragen korrekt zu beantworten, für die sie keine spezielle Schulung oder Programmierung erhalten haben. Sie nutzen Was ist Deep Learning und Was ist Maschinelles Lernen, um umgangssprachliche Formulierungen zu verstehen, ihren Wortschatz zu erweitern und genaue Antworten auf Kundenanfragen zu geben.
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Human Resources
On- und Offboarding-Prozesse erfordern endlose Arbeitsstunden für die Mitarbeiter. Mit IPA können diese Prozesse jedoch optimiert und zeitnah und fehlerfrei abgeschlossen werden. Die Mitarbeiter können sich anderweitig einsetzen und den Computern die geschäftige Arbeit überlassen. -
Bestandskontrolle
MIT IPA automatisierte Bestandskontrollsysteme verwenden KI, um Backoffice-Vorgänge wie Bestandsverfolgung, Versand und Erfüllung, Lieferketten und mehr zu verwalten.
Was ist der Unterschied zwischen RPA und IPA?
Der Unterschied zwischen RPA und IPA besteht darin, dass RPA eher eine Komponente von IPA als eine Alternative dazu ist. RPA wird verwendet, um sich wiederholende Aufgaben mit minimaler Variation auszuführen, während IPA verwendet wird, um komplexere End-to-End-Prozesse zu bewältigen.
Benutzerfreundlichkeit
Während RPA mit der einfachen Bedienbarkeit und den nicht notwendigen tiefgreifenden Technologie- und Programmierkenntnissen punktet, ist die IPA-Entwicklung erheblich komplexer und erfordert Kenntnisse und Fähigkeiten in Datenextraktion und -klassifizierung, ML und KI, um die Entscheidungsfindung zu fördern. Im Gegensatz zu IPA müssen bei RPA bei der Entwicklung und Implementierung die Algorithmen und Regeln definiert werden, nach denen der Bot arbeitet. Der IPA-Bot lernt automatisch aus Erfahrung.
IPA lernt kontinuierlich
RPA eignet sich hervorragend für die Art von sich wiederholenden Aufgaben, die oft zu einem einfachen Geschäftsprozess aneinandergereiht sind: Anmelden, Klicken auf ein Kästchen, Verschieben einer Datei von Punkt A nach Punkt B, Abmelden. Da RPA-Bots so programmiert sind, dass sie sich strikt an eine Reihe von Regeln halten, können sie ihre Arbeit nicht erfolgreich beenden, wenn falsche Informationen eingegeben werden oder der Ablauf auf einmal vom Standardprozedere abweicht. Hier kommt IPA ins Spiel. Durch die Integration von KI kann das System Aufgaben ausführen, die Beurteilung und Analyse erfordern, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist und auch komplexe Prozesse mit Hilfe von KI-Entscheidungstechniken abschließen. IPA ist in der Lage, Ausnahmen zu behandeln und lernt kontinuierlich aus Mustern in Daten, um die Leistung zu verbessern. Darüber hinaus kann RPA nur strukturierte Daten verarbeiten, während IPA sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten verarbeiten kann. Aus diesem Grund ist die KI-gesteuerte intelligente Automatisierung der regelgesteuerten RPA überlegen.
Der schnelle Weg zu fundierten Entscheidungen
IPA integriert alle RPA-Funktionen und fügt Funktionen zur Prozessautomatisierung hinzu, die nur durch Bots möglich sind, die in Echtzeit lernen und sich an Daten anpassen. IPA überwindet die Skalierbarkeits- und ROI-Probleme von RPA, die immer dann auftreten, wenn eine Variante eingeführt wird. Bei den zwangsläufig immer wieder auftretenden Änderungen der Geschäftsprozesse kann sich der Mensch zwar schnell anpassen, aber ein RPA-Bot, der nur Regeln befolgt, kann dies nicht. IPA unterscheidet sich von RPA durch die Fähigkeit, mittels ML, Computer Vision, Textanalyse und NLP unstrukturierte Daten zu verarbeiten und Aufgaben zu automatisieren, die Urteilsvermögen und ständige Anpassungen erfordern. IPA ermöglicht Predictive und Prescriptive Analytics, die Führungskräfte in die Lage versetzen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Ressourcen zu planen, erreichbare KPIs festzulegen und optimale Betriebsergebnisse sicherzustellen. Unternehmen setzten IPA vor allem ein für Benutzerinteraktionen in Echtzeit, zur Behandlung von Ausnahmen und zur Dokumentenklassifizierung, Datenextraktion und Textanalyse.
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Fazit
Silo-RPA-Implementierungen in unterschiedlichen Geschäftsprozessen können Unternehmen zwar kurzfristige Vorteile bei der sofortigen Kostensenkung – hauptsächlich in der Transaktions- und Dokumentenverarbeitung – bringen, IPA sorgt aber für eine deutlich höhere Kostenreduzierung, da es unstrukturierte Daten verarbeiten, Ausnahmen behandeln und kontinuierlich dazulernen kann. IPA wurde entwickelt, um Prozesse bei mehr als nur der Verwaltung von Betriebsabläufen zu unterstützen – angefangen bei der Identifizierung und Beseitigung von Leistungsengpässen bis hin zu fortschrittlichen Analysen, um sich ständig ändernde Marktdynamik zu verstehen und entsprechende Strategien zu formulieren. Bei der Entscheidung zwischen RPA und IPA darf man nie vergessen, dass beide Technologien, unabhängig davon, ob sie einzeln oder in Verbindung verwendet werden, viele Vorteile haben, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Gesamtbetriebseffizienz zu verbessern und sowohl routinemäßige als auch hochkomplexe Prozesse und Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Es lohnt sich, mit einem Spezialisten auf diesem Gebiet zusammenzuarbeiten, um herauszufinden, was für das Unternehmen jeweils am besten ist.
