Die Automatisierung von Prozessen bietet Unternehmen viele Vorteile. In vielen Fällen wird die bei dem Gedanken an optimale Prozesse aufkommende Euphorie schnell eingebremst, weil nicht klar ist, wie die notwendige Initiative im Unternehmen angestoßen werden kann und wie die ersten Schritte aussehen? Ein schlechter Start kann dazu führen, dass viel Zeit und viel Geld verschwendet wird und die Frustration angesichts der ausbleibenden Erfolgserlebnisse auf der Automatisierungsreise die weitere Lust an der Automatisierung pulverisiert. Gut begonnen ist halb erledigt, dieser Satz von Aristoteles hat auch hinsichtlich der Prozessautomatisierung, sei es Robotic Process Automation (RPA) oder Intelligent Automation (IA), seine Gültigkeit. Ein erfolgreicher Start ist das Signal zum Aufbruch in das weite Feld der Prozessautomatisierung. Aber wie soll man das Thema anpacken? Was gilt es zu bedenken?
Make or Buy?
Die erste Frage, die sich stellt, ist die Frage nach dem Make or Buy. Bei Make or Buy geht es um die Entscheidung zwischen selbst machen oder machen lassen. Da es sich hierbei um eine strategische Entscheidung handelt, ist die Beantwortung nicht ganz trivial. Verfolge ich als Unternehmen eine langfristige strategische Ausrichtung oder liegt der Fokus ausschließlich auf kurzfristigen Kostenvorteilen? Dazu machen weitere Aspekte wie Qualität, das Risiko von Know-how-Verlust oder das Maß an Flexibilität bei der Anpassung von Prozessen die Entscheidung nicht leichter. Und wie steht es überhaupt um die Expertise der Mitarbeiter in Sachen RPA, ganz besonders der IT-Mitarbeiter?
Der offensichtlichste Vorteil des Do-it-yourself (DIY)-Ansatzes sind die niedrigeren Anschaffungskosten. Zudem beflügelt die Vorstellung, dass die Mitarbeiter ihre Prozesse besser kennen als jeder andere, oft die Idee, dass sie die Entwicklung von Bots selbst in die Hand nehmen sollten. Ein weiterer Anreiz für viele Unternehmen, eher auf das Make als das Buy zu setzen, ist das sichere Gefühl der Kontrolle und des Schutzes des Zugriffs auf die eigenen Daten, Anwendungen, Systeme und die eigene Infrastruktur verbunden mit dem Besitz des geistigen Eigentums für die entwickeltem Bots. Nahrung erhält der DIY-Ansatz durch die Low Code/No Code-Lösungen der RPA-Anbieter , die den Unternehmen die Möglichkeit eröffnen, dass ein softwarekundiger Mitarbeiter inhouse Bots entwickelt oder ein hierfür extra eingestellter qualifizierter Mitarbeiter. Unternehmen müssen sich nur bewusst sein, dass diese Vorgehensweise eine nicht zu unterschätzende Try-and-Error-Komponente hat, die mitunter viel Zeit kostet.
Entsprechend qualifizierte Mitarbeiter dürften aber angesichts des Mangels an qualifizierten Entwicklern rar sein. Unternehmen, die keine Zeit verlieren und kein Risiko eingehen wollen, werden eher auf einen externen Dienstleister setzen, der idealerweise über das entsprechende Know-how bei RPA- bzw. Automatisierungsprojektmanagement und in der Software-Entwicklung verfügt. Insbesondere, wenn es sich um etwas kompliziertere Projekte handelt, ist es von Vorteil, einen erfahrenen RPA-Experten angeheuert zu haben, der die notwendigen Kapazitäten, die fachliche Erfahrung und die organisatorische Leistungsfähigkeit in Sachen Automatisierung mitbringt. Die meisten Automatisierungspartner haben RPA-Expertise entwickelt, die sie sowohl aus Fehlern als auch aus Erfolgen ableiten, um die Automatisierungsinitiative so reibungslos wie möglich zu gestalten. Ein idealer Partner versteht die Details der Prozesse der Organisation, um sie vor der Automatisierung zu optimieren.
Letztendlich geht es ja nicht darum, eine RPA-Lösung zum Extrahieren, Sortieren oder Abgleichen von Daten zu planen, das wäre zu kurz gesprungen. Es geht vielmehr um ein ganzheitliches Verständnis, wie sich die Automatisierung in die bestehenden Arbeitsabläufe und die Betriebsplattform integrieren lässt. Zu verstehen, warum, wie und wann ein Unternehmen eine Automatisierungsplattform benötigt, ist ausschlaggebend für die Entscheidung Make or Buy. Die Bereitstellung einer RPA-Lösung ohne wirkliche Berücksichtigung der Ressourcen, des Personals und der Investitionen, die für die Aufrechterhaltung und Verwaltung einer solchen Lösung erforderlich sind, ähnelt dem Kauf eines Eigenheims, ohne das Geld für Reparaturen und Wartung einzuplanen.
Unternehmen mit variantenreichen Volumenspitzen könnten eher geneigt sein, ihre eigene RPA-Lösung in langsamen Phasen zu entwickeln, während Unternehmen mit stabileren, hochvolumigen Workflows eher bereit sind, mit einem RPA-Anbieter zusammenzuarbeiten, um eine Lösung zu erstellen, die so schnell wie möglich bereitgestellt werden kann, ohne Zeit und Ressourcen von aktuellen Mitarbeitern zu vergeuden.
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Suite vs. Best of Breed
Unternehmen, die sich für die DIY-Methode entscheiden, müssen noch eine weitere Hürde nehmen, bevor sie sich mit der eigentlichen Automatisierung ihrer Prozesse beschäftigen können. Sie müssen sich bei der Auswahl des richtigen Automatisierungstools zwischen einer Sammlung von Best of Breed-Lösungen oder einem auf einer allumfassenden Suite basierten System entscheiden. Welcher Ansatz der Richtige ist, hängt ganz von der IT-Strategie des Unternehmens ab.
Best of Breed
Best of Breed verfolgt einen Ansatz, bei dem man das bestmögliche Werkzeug für eine bestimmte Funktion auswählt. Da diese Produkte von Anbietern entwickelt werden, die über ein hohes Maß an Fachwissen verfügen, erhält man, im Gegensatz zur Suite-Variante, ein Produkt mit sehr spezialisierten Funktionen und mit hoher Konzentration auf spezifische Geschäftsprobleme. Best of Breed basierte Systeme binden das Unternehmen nicht an ein One-Size-Fits-All-Tool. Unternehmen behalten die Freiheit und Flexibilität, die besten Lösungen für jeden Geschäftsprozess einzusetzen. Beim Ausfall einer Lösung stehen nicht gleich alle Räder still.
Im Fall der Prozessautomatisierung bedeutet das, dass es für jede Phase der Automatisierung und für jeden Automatisierungsfall auch ein entsprechend spezialisiertes Tool gibt. Der Best of Breed Ansatz folgt dabei der Erkenntnis, dass nicht jedes Problem ein Nagel und nicht jede Lösung ein Hammer ist. Tools, die sich beispielsweise auf Bereiche wie RPA, Process Mining, Machine Learning oder NLP uneingeschränkt fokussieren, verfügen über eine ausgewiesene Expertise und liefern für die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen die jeweils optimale Technologie. In der Regel lassen sich die verschiedenen Tools für ein reibungsloses Zusammenspiel relativ einfach orchestrieren. Je individueller die Automatisierungsanforderungen hinsichtlich Größe, Branche und Organisationsform und -strategie sind, desto eher kann der Best of Breed Ansatz die bessere Wahl sein als ein Suite Ansatz. Die Best of Breed Verfechter weisen gerne auf die Agilität und Flexibilität ihres Ansatzes hin. Gemeint ist dabei die schnelle Implementierung der einzelnen Lösungen und die Anpassungsfähigkeit an neue Prozesse. Zudem lassen sich singuläre Lösungen schnell ablösen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Automation Suite
Eine Suite ist der klassische All-in-One-Typ. Sie besteht normalerweise aus mehreren Produktmodulen zur Lösung vieler Geschäftsprobleme, die mitunter technologisch und funktional unterschiedlich sind, aber nahtlos ineinandergreifen. Da diese Art von Software alle Lösungen an einem Ort bereitstellt, ist es einfach, die Ursache des Problems zu identifizieren, falls etwas schief gehen sollte. Zudem bietet eine Suite eine konsistente Benutzererfahrung. Anstatt zwischen verschiedenen Anwendungen umständlich wechseln zu müssen, arbeiten Benutzer immer innerhalb derselben Benutzeroberfläche.
Eine Automatisierungssuite bietet alle Werkzeuge, um jeden Automatisierungsschritt und alle eventuell aufkommenden Probleme am besten lösen zu können. Die gebündelten Funktionalitäten bilden damit die gesamte Prozesskette ab. Dazu punktet eine Automatisierungssuite mit einer konsistenten Usability aufgrund des einheitlichen Designs der Komponenten und mit einem nahtlosen Ineinandergreifen der Funktionen und Komponenten. Zudem gewährleistet ein All-in-One-Tool durchgängige Software-Updates über den kompletten Produktzyklus hinweg.
Die Qual der Wahl
Wenn man von „Best of Breed“ und „Suite“ spricht, geht es vereinfacht ausgedrückt um das Risiko, zu wenig oder zu viel zu kaufen. Bei einer Entscheidung für ein Best of Breed Produkt stellt man möglicherweise fest, dass man mehrere Anwendungen eines Drittanbieters implementieren muss, um die gewünschte Funktionalität zu erhalten. Das erhöht die Entwicklungszeit und erschwert die Datensynchronisation. Bei einer Suite läuft man eventuell Gefahr, eine Reihe von Lösungen einzukaufen, für die man bezahlt hat, die man aber nicht braucht.
Letztendlich hängt die Wahl von der digitalen Strategie des Unternehmens ab. Neben den genannten Vorzügen einer Suite-Lösung bietet sich dieser Ansatz für Unternehmen an, die das Thema Automation neu angehen. Aber auch für Unternehmen mit einem standardisierten, skalierbaren Geschäftsmodell wie beispielsweise bei DHL, bei dem weltweit nach dem gleichen Muster Pakete von A nach B transportiert werden, ist die Suite-Lösung eine gute Wahl.
Ein Einsatz einer Suite ist bei Unternehmen, die bereits eine Vielzahl an Automatisierungsinitiativen parallel laufen bzw. schon abgeschlossen haben, wenig sinnvoll, da der Umstieg von einzelnen Automatisierungstools auf eine Suite mit hohen Kosten verbunden ist und in der Regel bis zu 12 Monate in Anspruch nimmt. In diesem Fall kann ein Best of Breed Ansatz dann doch der bessere Weg sein. Gerade für global operierende Unternehmensgruppen mit einer stark fragmentierten und diversifizierten Organisationsstruktur, wie beispielsweise Thyssen Krupp, ist eine Best of Breed Lösung unter operationellen, kostentechnischen und zeitlichen Gesichtspunkten die bessere Lösung.
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Welche Organisationsform ist die Richtige?
Damit die Automatisierungsinitiative auch den gewünschten Erfolg bringt, müssen sich die Automatisierungsverantwortlichen über die Fragen nach dem Make or Buy und dem Best of Breed vs. Suite hinaus auch mit der Frage nach der organisatorischen Einbettung auseinandersetzen. Auch hier gibt es wieder zwei Möglichkeiten, zwischen denen man sich entscheiden muss: Experience first oder Platform first.
Experience first
Beim Experience first Ansatz reden wir von einem Schritt-für-Schritt Ansatz, in dessen Fokus erste Software-Implementierungsprojekte stehen. Dieser Ansatz ist in den Stadien des Reifegrads 1 und 2 sehr beliebt, in denen die Unternehmen im Rahmen erster Pilotprojekte Automatisierungserfahrungen sammeln wollen, bevor sie größere finanzielle und technische Ressourcen sowie entsprechende Manpower für weitere Automatisierungsinitiativen bereitstellen.
Platform first
Einen vollkommen anderen Ansatz verfolgt Platform first. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, sehen nach einer ausführlichen Beobachtungs- und Informationsphase die Notwendigkeit zur Automatisierung einer Vielzahl von Prozessen, die sie gleich vom Start der Automatisierungsinitiativen an mit einer voll funktionsfähigen RPA-Plattform angehen wollen, bei gleichzeitiger Minimierung des Sicherheitsrisikos und Maximierung der Softwarefähigkeit.
Für welchen Ansatz man sich letztendlich entscheidet, hängt zum größten Teil davon ab, wie viel Zeit und Geld man für die Entwicklung und Einführung von Automatisierungen bereit ist zu investieren und ob intern die Ressourcen für ein entsprechendes Team vorhanden sind.
Center of Excellence
Unternehmen, die den Platform first Ansatz verfolgen, wählen aufgrund der Komplexität des gewählten Ansatzes häufig die Organisationsform eines Center of Excellence (CoE). Dieses Model gewährleistet am ehesten die nachhaltige Entwicklung, weil es Automatisierungssysteme für das gesamte Unternehmen bereitstellt. Auf dieser Basis können dann zukünftige, leistungsstarke Automation Factories entstehen. Beim Aufbau eines CoE können Unternehmen zwischen drei Varianten wählen: dem hybriden, dem dezentralisierten oder dem zentralen Modell?
Bei dem hybriden Modell wird das Automation-Know-how zentral gepflegt und verwaltet, während die verschiedenen Geschäftseinheiten die Automatisierung selbst durchführen bzw. skalieren. Dies erfordert allerdings einen hohen Koordinierungsaufwand und sehr viel Disziplin, um die Aufgabenteilung und Zuständigkeiten aufrechtzuerhalten.
Beim dezentralisierten CoE ist jede Geschäftseinheit dafür verantwortlich, die Automatisierungsinitiativen voranzutreiben und alle Funktionen eines CoE werden in jeder Einheit repliziert. Die individuelle Verantwortung ermöglicht die schnelle Skalierung von Automatisierungen und kommt einer „Automation-first“-Kultur im gesamten Unternehmen entgegen, da die Herausforderungen bei der Priorisierung von Prozessen zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten entfallen.
In einem zentralisierten CoE werden alle Funktionen von einem einzigen gemeinsamen Team aus Mitarbeitern der Geschäfts- und IT-Abteilungen ausgeführt, das die Entscheidungsbefugnis hat und auch das Fachwissen und die gemeinsamen Ressourcen bereitstellt, die für die Implementierung der priorisierten Prozesse für die Automatisierung erforderlich sind. Das zentralisierte Modell stellt außerdem sicher, dass die Best Practices in allen Branchen des Unternehmens umgesetzt werden. Damit bietet diese CoE-Variante den entscheidenden Vorteil bei der Umsetzung eines Platform first Ansatzes.
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Vorgehensweise
Nachdem die organisatorischen Rahmenbedingungen geklärt sind, muss eine solide Grundlage für das Automatisierungsprojekt geschaffen werden.
Ein Team auswählen
Zuallererst muss ein funktionsübergreifendes Team ausgewählt werden, das das Automatisierungsprojekt durchführt und die Initiative vorantreibt. Dem Team sollten Spezialisten aus dem IT Bereich und auch Operations- sowie Geschäftsprozessspezialisten angehören, um eine effektive Realisierung und Umsetzung des Automatisierungsprojekts zu gewährleisten.
Rahmen festlegen
Jede Organisation hat einen anderen Grund, ein Automatisierungsprojekt durchzuführen. Bei der Einrichtung des Frameworks muss klar definiert werden, warum eine Initiative zur Prozessautomatisierung in Betracht kommt. Wichtig ist dabei der spezifische Geschäfts- und Wettbewerbskontext des Unternehmens. Ziele der Automatisierung können in einer Verbesserung der internen Abläufe, einer Verbesserung der Lieferketten oder in der Unterstützung der Mitarbeiter bestehen. Es kann sich aber auch um Maßnahmen zur Risikominderung oder zur Einhaltung der Vorschriften handeln. Das Verständnis des „Warums“ ist entscheidend für die Strategieentwicklung, da je nach gewünschtem Ergebnis die Herangehensweise bei der Durchführung des Projekts eine andere ist.
Strategien entwickeln
Die Erfahrung zeigt, dass das größte Hindernis für den Start von Prozessautomatisierungsprojekten das Fehlen klarer Strategien und Prioritäten ist. Das Strategiedokument enthält die Vision zusammen mit den wichtigsten Leistungsindikatoren und kritischen Erfolgsfaktoren sowie ein klares Endziel. Regelmäßige, erreichbare Meilensteine dienen dazu, den Fortschritt des Projekts zu überprüfen und anzuzeigen und das Team zu motivieren.
Unterstützung von oben sichern
Um eine Automatisierungsinitiative starten zu können und über alle technischen und finanziellen Widrigkeiten hinweg durchzuziehen, bedarf es eines einflussreichen internen Sponsors.
Dazu muss aber dargelegt werden, welchen Anteil die Automatisierung zum Gesamtgeschäft beiträgt und welche positiven Auswirkungen die Prozessautomatisierung auf das Unternehmen hat.
Mit einem leitenden Mitarbeiter als Sponsor ist es einfacher, Vertrauen in das Automatisierungsprojekt im gesamten Unternehmen zu schaffen. Denn wenn Führungskräfte den Wandel evangelisieren, wird er auf allen Ebenen der Organisation angenommen.
Fokus auf Prozessauswahl
Zu Beginn jeder Automation Journey stellt sich die Frage, welche Prozesse für die Automatisierung ausgewählt werden sollen. Bei der Evaluierung, welche Prozesse für die Initiative zunächst am besten geeignet sind, sollte der Fokus auf den Prozessen liegen, die schnell greifbare Ergebnisse liefern, um Vertrauen in das Projekt im gesamten Unternehmen zu schaffen. Dies ist einfacher gesagt als getan. Denn die Beschreibung, wie ein Geschäftsprozess ausgeführt wird, stellt viele Unternehmen vor eine echte Herausforderung.
Process Mining-/Task Mining-Tools helfen dabei, Informationen aus Unternehmenstransaktionssystemen einfach zu erfassen, und liefern detaillierte – und datengesteuerte – Informationen über die Leistung wichtiger Prozesse. Dazu erstellen die Tools Ereignisprotokolle, während die Arbeit erledigt wird. Die Protokolle veranschaulichen, wie computergestützte Arbeit abläuft, wie lange sie dauert, ob und wie sie vom Durchschnitt abweicht. Prozessanalysen erstellen Schlüsselleistungsindikatoren für den Prozess, die es einem Unternehmen ermöglichen, sich auf die erforderlichen Schritte zur Verbesserung der Prozesse zu konzentrieren. Denn es macht keinen Sinn, fehlerhafte Prozesse zu automatisieren.
Da Prozesse in einem Unternehmen selten sauber voneinander getrennt sind, weil sie im Laufe der Jahre organisch gewachsen sind, gibt es oft unterschiedliche Arbeitsweisen für ein und denselben Prozess. Daher sollten für eine effektive Bereitstellung der Automatisierung die Prozesse im gesamten Unternehmen standardisiert werden, um sie effektiv zu automatisieren. Zudem kann der ROI eines Projekts nicht gemessen werden, wenn vor der Automatisierung kein Maßstab dafür gesetzt wird, wie Prozesse und Systeme funktionieren. Und das geht nur anhand der Werte des Ist-Prozesses.
Um sich gerade in der Anfangsphase der Prozessautomatisierung nicht zu verzetteln, sollten die zu automatisierenden Prozesse in kleinere Tasks unterteilt werden. Dabei sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden, um richtig zu teilen:
- welche Anwendungen werden verwendet,
- welche Daten werden verwendet,
- welche Funktionen müssen verwendet werde,
- welche Aufgaben erfordern menschliches Eingreifen.
Die Kenntnis darüber, wie die Aufgaben verbunden werden und was die Eingabe/Ausgabe jeder Aufgabe sein soll, hilft, zukünftige Prozessautomatisierungsskripte leichter zu verstehen, zu implementieren und zu warten.
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Proof of Concept und Pilotprojekt
Die Begriffe „RPA Proof of Concept (PoC)“ und „RPA Pilot“ werden oft synonym verwendet, haben jedoch eine sehr unterschiedliche Bedeutung. Der PoC ist die methodische Umsetzung einer Automatisierungsidee, um ihre Machbarkeit zu demonstrieren und zu überprüfen, ob die Automatisierungsidee praktisches Potenzial hat. Ein PoC soll nachweisbare Vorteile und die geschäftlichen Auswirkungen der Automatisierung aufzeigen und dabei helfen, in die Pilotphase überzugehen.
Ein Pilotprojekt ist eine Vorstudie, die durchgeführt wird, um Machbarkeit, Dauer, Kosten und unerwünschte Ereignisse zu bewerten und das Studiendesign vor der Durchführung eines umfassenden Projekts zu verbessern. Durch ein Pilotprojekt sind Unternehmen in der Lage, eine angemessene Bewertung der Automatisierungstools, der Prozesseignung, der Automatisierungsstrategie, der Bot-Entwicklung und der Automatisierungs-Roadmap vorzunehmen.
In jedem Fall heißt die Devise: Klein – mit einem möglichst klaren und gut definierten Anwendungsfall – anfangen und damit die Grundlage für weitere Automatisierungsprojekte und eine spätere Skalierung zu legen.
Ziele festlegen
Jetzt ist es an der Zeit, die erwarteten Vorteile aus der Automatisierung der Prozesse zu ermitteln und anfängliche Prozessziele basierend auf den erwarteten Ergebnissen zu priorisieren. Zu den Vorteilen der Prozessautomatisierung gehören z.B.:
- Prozesse automatisieren, damit Aufgaben gemäß festgelegtem Parameter abgeschlossen werden, so dass Best Practices eingehalten werden können und das Risiko von Fehlern vermieden werden kann,
- manuelle, sich wiederholende Aufgaben wie die Dateneingabe automatisieren, damit sich die Mitarbeiter auf andere Bereiche ihrer Arbeit konzentrieren können, die eine menschliche Note erfordern,
- durch die Automatisierung von End-to-End-Prozessen eine kontextualisierte Sicht auf den Kunden bereitzustellen und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten,
- Prozesse automatisieren, um durch Arbeitseinsparung Kosteneinsparungen zu realisieren.
Zeitleiste erstellen
Ein Projektzeitplan erstellt eine umsetzbare Roadmap vom Projektbeginn bis zum Abschluss und beschreibt einen täglichen und wöchentlichen Arbeitsplan, dem das gesamte Team folgen kann. Er ist eine visuelle Darstellung aller projektbezogenen Fälligkeitstermine. Dazu gehören:
- das endgültige Fälligkeitsdatum des Projekts,
- Termine, bis zu denen das Team jede Phase abschließen muss,
- Meilensteine für einzelne Aufgaben, Projektphasen, Genehmigungen oder Meetings.
Change Management
Eine Automatisierungsinitiative nur aus technologischer Sicht anzugehen, ist zum Scheitern verurteilt. Die erste Reaktion auf Veränderungen ist oft Widerstand. An Automatisierung zu denken, bedeutet deshalb auch, proaktive Change-Management-Strategien zu entwickeln. Hier sind vor allem Führungskräfte gefragt, die Einführung der Prozessautomatisierung zu begleiten und die Mitarbeiter davon zu überzeugen, dass die Technologie für die Digitale Transformation von entscheidender Bedeutung für die Zukunft des Unternehmens ist und dass alle Mitarbeiter eine wichtige Rolle dabei spielen. So können Führungskräfte Ergebnisse aus den ersten Automatisierungsprojekten verwenden, um die Effektivität und Effizienz der Prozessautomatisierung zu demonstrieren und die Mitarbeiter auf ihre Seite zu ziehen. Mitarbeiter verstehen so, wie Automatisierung aussieht, was sie leisten kann und warum und wie sie davon profitieren.
Einhaltung der Rechtsvorschriften
Bei der Automatisierung ist es wichtig, die einschlägigen Rechtsvorschriften zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten. Insbesondere die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Unternehmen. Es empfiehlt sich daher, am besten bereits vor dem Start der Initiative einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen mit ins Boot zu nehmen.
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Auswahl des Automation-Tools
Obwohl der Markt für Automatisierungstools jährlich zweistellige Wachstumsraten aufweist und immer mehr Anbieter von Low Code-/No Code-Automatisierungsplattfomen auf den Plan ruft, macht es ironischerweise die Verfügbarkeit so vieler Automatisierungstools für die Unternehmen immer schwieriger, dasjenige Tool auszuwählen, das für die Prozesse in ihrem Unternehmen am besten geeignet ist.
Als Orientierungspunkte können die nachfolgenden fünf grundlegenden Faktoren bei der Auswahl der Automatisierungssoftware dienen:
Einfache Bereitstellung
Hier geht es um die Frage, ob sich das Tool leicht installieren lässt oder dafür ein IT-Team oder sogar der Anbieter-Support notwendig ist. Gibt es Installationsdokumentationen und Anleitungen, die dabei helfen können?
Support
Bietet das Unternehmen genügend Supportkanäle an, um den Benutzern zu helfen? Gibt es darüber hinaus eine Wissensdatenbank, Videoanleitungen und/oder Online-Schulungskurse, die bei der Installation und Anwendung der Software helfen?
Kosten und Lizenzierung
Wer gerade erst mit der Prozessautomatisierung beginnt, sollte besser ein Tool auswählen, das zumindest eine kostenlose, voll umfängliche Test-Version anbietet, um die ersten Automatisierungsschritte zu wagen. Eine solche Test-Version verursacht erst einmal keine Budgetprobleme. Auch sind nicht so viele Genehmigungen vom Management nötig, die den Prozess blockieren können. Auf diese Weise kann man auch mehrere unterschiedliche Tools testen, bevor man sich für eine Vollversion mit entsprechenden Lizenzen entscheidet.
Funktionalität und Bedienbarkeit
Bei der Auswahl des Automatisierungstools sollte darauf geachtet werden, dass die Lösung auch über die notwendigen Funktionen verfügt, um den speziellen Anwendungsfall tatsächlich zu automatisieren. Wenn Prozesse automatisiert werden sollen, die private oder vertrauliche Informationen verwenden, sollte sichergestellt sein, dass die Lösung eine sichere Datenverarbeitung bietet.
Skalierbarkeit
Da erfahrungsgemäß automatisierte Prozesse im Unternehmen im Laufe der Zeit skaliert werden, sollte die Software die weiteren Automatisierungsbemühungen unterstützen und eine umfassende digitale Transformation im Unternehmen ermöglichen, einschließlich eines nahtlosen Übergangs von RPA zu intelligenter Prozessautomatisierung.
Software-Tool implementieren
Für die Installation der ausgewählten Automatisierungssoftware muss sichergestellt sein, dass Hardware und die IT-Infrastruktur die Anforderungen der Software erfüllen. Bei einer Installation auf einem Arbeitsplatzrechner sollten unbedingt wichtige Fragen wie Sicherheit und Zugriffsberechtigungen mit der IT-Abteilung abgesprochen werden. Die Angst vor hohen Implementierungskosten ist in der Regel unbegründet, da durch Robotic Process Automation abgewickelte Prozesse an genau denselben Schnittstellen wie manuell ausgeführte Prozesse starten. Es sind keine Systemeingriffe oder Anpassungen der Basisinfrastruktur notwendig. Die durchschnittliche Amortisationszeit beträgt sechs Monate.
Start der Automatisierung
Jetzt, da die Grundlagen für die Automatisierung geschaffen wurden, kann damit begonnen werden, die Aufgaben nacheinander zu automatisieren. Entweder kann ein erfahrener Entwickler mit der Automatisierung der ausgewählten Prozesse beauftragt werden oder die Entwicklung der Automatisierungslösung erfolgt in Eigenregie. Low Code-/No Code-Automatisierungsplattformen ermöglichen es, Prozessanwendungen im Unternehmen auf jedem Gerät ohne eine klassische Programmierung zu erstellen und auszuführen. Sogenannte Citizen Developer können Low Code- oder No Code-Software verwenden, um ihre eigenen Geschäftsprozesse und Anwendungen zu erstellen und das ohne vorherige Programmiererfahrung und ohne auf die Unterstützung durch die IT angewiesen zu sein. Low Code-Plattformen können aber auch Entwicklungsteams dabei helfen, schneller zu arbeiten und die unternehmensweite Softwareproduktion zu steigern. Gartner prognostiziert, dass das Erstellen von Low Code-Anwendungen bis zum Jahr 2024 mehr als 65 Prozent aller App-Entwicklungsfunktionen ausmachen wird und dass etwa 66 Prozent der großen Unternehmen mindestens vier Low Code-Plattformen verwenden werden.
Monitoring der Automatisierung
Mit dem Abschluss der Implementierung beginnt eine der wichtigsten Phasen: Funktioniert der automatisierte Prozess wie vorgesehen? Durch die lückenlose Überwachung des nun automatisierten Prozesses wird sichergestellt, dass der Prozess zum richtigen Ergebnis führt. Sollten Fehler durch das Monitoring aufgedeckt werden, kann sofort eingegriffen und die Konfiguration entsprechend angepasst werden.
Neben der rein funktionalen Überwachung können aber auch weitere Parameter überwacht werden, z.B. :
- inwieweit passt das Ergebnis zur übergeordneten strategischen Gesamtausrichtung des Unternehmens,
- wie hat sich die Prozessautomatisierung auf die Belegschaft und deren Produktivität ausgewirkt,
- wie wirkt sich die Automatisierung auf die operativen Zahlen aus?
Skalierung der Prozessautomatisierung
Die erste Automatisierungsimplementierung ist immer die schwierigste. Die aus diesem Prozess gewonnenen Erkenntnisse helfen aber, künftige Projekte besser zu planen und umzusetzen. Zum Thema Skalierung gehört auch der gezielte Ausbau des Automatisierungsteams mit qualifizierten Mitarbeitern mit entsprechender Automatisierungsskills. Der schrittweise Ausbau der verfügbaren Kapazitäten dient dazu, mehr Automatisierungsprojekte abzuwickeln, Erfahrungen zu sammeln und Prozesse im gesamten Unternehmen effizienter zu gestalten- alles mit dem Ziel, sich den Kernprozessen im Unternehmen anzunähern, um diese möglichst auch langfristig zu automatisieren.
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Fazit:
Aufgrund der Zunahme von Daten und der Globalisierung von Unternehmen ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen kein Luxus mehr für moderne Unternehmen – es ist eine Notwendigkeit.
Aber eine schlampige Automatisierungsimplementation kann später zu kostspieligen Problemen führen. Vorausschauend zu planen, ist die Grundvoraussetzung für das Passieren der Ziellinie. Doch damit ist das Rennen um optimale Prozesse nicht beendet, im Gegenteil. Jetzt fängt es erst richtig an. Nur wenn die Ausgangslage auf solidem Grund steht, kann die Prozessautomatisierung zu einer langfristigen, nachhaltigen und erfolgreichen Entwicklungsgeschichte werden.
