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Vor der RPA Prozessautomatisierung steht die Frage: Make or Buy?

Angesichts der Vielzahl der Entscheidungsvariablen hilft vor allem ein ganzheitliches Automatisierungsverständnis

Es ist unbestritten, dass Robotic Process Automation (RPA) einen großen transformativen Einfluss auf die Organisationsentwicklung der Unternehmen hat, indem sie einen Großteil der rudimentären Aufgaben automatisiert, gleichzeitig die Effizienz verbessert und die Kosten reduziert. Bei Amortisationszeiten von deutlich unter 12 Monaten ist es nur zu verständlich, dass Unternehmen sich für die Prozessautomatisierung begeistern und am liebsten eher gestern als heute die Vorteile sogenannter Software-Roboter nutzen wollen. In den meisten Fällen wird die Vorfreude aber spätestens dann abrupt eingebremst, wenn es an die Umsetzung der Prozessautomatisierung geht. Denn, bevor man sich Hals über Kopf in die Automatisierung stürzt, gilt es, eine nicht ganz unwichtige Frage zu beantworten: Make or Buy?

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Make or Buy?

Unter Make or Buy versteht man die Entscheidung zwischen selbst machen oder machen lassen. Was die Entscheidung oftmals so schwierig macht, ist der Umstand, dass es sich in erster Linie um eine strategische Entscheidung handelt, bei der die Frage im Vordergrund steht, ob es sich um eine langfristige strategische Ausrichtung handelt, oder der Fokus ausschließlich auf kurzfristige Kostenvorteile liegt. Und neben den finanziellen Aspekten machen weitere Einflussfaktoren wie Qualität, das Risiko von Know-how-Verlust oder das Maß an Flexibilität bei der Anpassung von Prozessen die Entscheidung nicht leichter.

Zudem müssen sich die Verantwortlichen auch mit der Frage beschäftigen, wie es um die Expertise der Mitarbeiter in Sachen RPA, ganz besonders der IT-Mitarbeiter, und deren Kenntnisse und Wissen in Bezug auf die Unternehmensprozesse steht, ob die derzeitigen Mitarbeiter die Möglichkeit und die Zeit haben, zu lernen und zu verstehen, wie und warum RPA in ihrem Unternehmen funktioniert, ob die Kapazität der IT-Abteilung für die Integration einer Automatisierungskampagne ausreicht und ob genügend finanzieller Spielraum vorhanden ist, um mit einem externen Anbieter zusammenzuarbeiten?

Viele Entscheidungsvariablen

Auch das Verständnis für das Tempo und den Umfang der Anforderungen an eine RPA-Lösung sollte bei dem Paradigma „Build or Buy“ nicht außer Acht gelassen werden. Denn, ob die Entscheidung zugunsten Make or Buy ausfällt, hängt sicherlich auch davon ab, wie schnell eine Automatisierungslösung benötigt wird und wie schnell diese Lösung erste echte Ergebnisse zeigen soll.

Eine RPA-Lösung ins Auge zu fassen, die sich nur auf das Extrahieren, Sortieren oder Abstimmen von Daten beschränkt, ist ein sehr einsteigerfreundliches Automatisierungsdenken. Bei diesem eng gefassten Automatisierungsumfang ist es durchaus nachvollziehbar, dass Unternehmen selbst ihre Bots bauen wollen.

Bei komplexeren Automatisierungslösungen mit konstanteren, hochvolumigen Arbeitsabläufen ist sicherlich die Zusammenarbeit mit einem professionellen RPA-Partner die (erfolgs-)sicherere Methode, um eine Lösung so schnell wie möglich zu erstellen und bereitzustellen, ohne Zeit und Ressourcen von aktuellen Mitarbeitern zu vergeuden. Ein ganzheitliches Verständnis dafür, wie die Prozessautomatisierung in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert wird, und zu verstehen, was, warum, wie und wann man eine Automatisierungsplattform benötigt, ist neben den anderen Variablen der Schlüssel zur Beantwortung der Frage: Make or Buy?

Mit Make die Kontrolle behalten

Jedes Unternehmen kann eine RPA-Techologieplattform lizenzieren und ein Team von RPA-Entwicklern ausbilden oder einstellen, um Bots zu erstellen. Dieser Ansatz wird von der Annahme befeuert, dass die Unternehmensleitung ihre Prozesse besser kennt als jeder andere. Daraus erwächst dann die Idee, dass sie die Entwicklung von RPA Bots direkt selbst in die Hand nehmen sollte. Erlaubt dieser Ansatz den Organisationen doch, ihre Prozesse selbst zu emulieren, mit Zugriff auf ihre eigenen Daten, Systeme und Infrastruktur. Der Wunsch, uneingeschränkte Kontrolle und einen geschützten Zugriffs zu behalten, ist für viele Organisationen die Triebfeder, einen Do-it-yourself (DIY)-Ansatz für RPA wählen. Neben dem Besitz des geistigen Eigentums an den eingesetzten Bots sind die geringeren Anschaffungskosten ein weiterer offensichtlicher Vorteil des DIY-Modells.

Bei allem Kostenbewusstsein wird aber leider ein Faktor bei der Implementierung von Bots in Eigenregie gerne übersehen: die Wartung. Wenn die zugrunde liegenden Anwendungen und Websites, mit denen der Bot arbeitet, ein Update erhalten, kann es schnell passieren, dass der Bot nachgeschärft und eventuell auch neu trainiert werden muss. Dazu werden zusätzliche Ressourcen benötigt. Die Folge sind deutlich höhere Wartungskosten, die es lohnenswert machen könnten, doch mit einem professionellen RPA-Partner zusammenzuarbeiten.

Oder doch lieber professionelle Unterstützung suchen?

Die Entscheidung zugunsten eines RPA-Partners kann für Organisationen unter bestimmten Umständen sinnvoller sein, als die Automatisierung selbst in die Hand zu nehmen. Bevor man eine neue Automatisierungsinitiative startet, vor allem, wenn damit eine gewisse Komplexität verbunden ist, ist es notwendig, die vorhandenen Kapazitäten und organisatorischen Fähigkeiten ehrlich zu bewerten.

Die meisten RPA-Partner haben Fachwissen im Bereich der Prozessautomatisierung entwickelt und können auf Erfahrungen aus einer Vielzahl von erfolgreichen Projekten zurückgreifen, um die RPA-Initiative so reibungslos und schnell umzusetzen. Ein idealer Partner verfügt über tiefgreifendes Verständnis für Feinheiten von Organisationsprozessen, um sie vor der Automatisierung zu optimieren. Er hat den Vorteil, dass er sich mit der Funktionsweise und Implementierung von RPA auskennt und daher weiß, dass der Prozess komplizierter ist als das einfache Einfügen eines Bots in einen bestehenden Workflow.

Maßgeschneidert oder Standard?

Die vom Profi maßgeschneiderten, kundenspezifischen RPA-Lösungen bieten einen eventuell größeren Nutzen, da sie nur die Funktionen bereitstellen, die für den dedizierten Prozess benötigt werden und die die speziellen Anforderungen erfüllen. Beim Make dagegen greifen Unternehmen auf RPA-Lösungen zurück, die die allgemeinen Bedürfnisse der meisten Unternehmen abdecken. Das bedeutet, dass die Lösungen Funktionen bieten, die mitunter für das Unternehmen keinen Sinn machen, und die nicht verändert werden können.

Im Zweifel für den externen Profi

Um die Prozessautomatisierung im Unternehmen in Angriff zu nehmen, müssen sich die Verantwortlichen nicht nur ihrer vorhandenen Stärken und Skills bewusst sein, sondern auch des Umstandes, dass sie eine Strategie für den Einsatz von RPA als innovatives Werkzeug zur Umgestaltung ihrer Geschäftsprozesse entwickeln müssen. Wer sich hier nicht 100%ig sicher ist, sollte auf einen RPA-Partner zurückgreifen, der hilft, die RPA-Reise zu beginnen und den Automatisierungsprozess schneller voranzubringen. Ein RPA-Partner kann das Technologie-Team des Unternehmens auch dabei unterstützen, ein Stadium zu erreichen, in dem es Bots selbst entwickeln kann. Letztendlich kann der Schlüssel zur erfolgreichen Integration von Bots ein hybrider Ansatz sein.

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Fazit:

Eines ist sicher: Die Roboter werden kommen. Die Entscheidung, sie zu ignorieren und mit arbeitsintensiven Prozessen fortzufahren, die automatisiert werden könnten, um die Effizienz zu verbessern und die Kosten zu senken, könnte dazu führen, dass Organisationen jeglicher Branche deswegen auf den heutigen, extrem wettbewerbsintensiven Märkten zu kämpfen haben. 

Aber ganz gleich, ob sich Unternehmen nun für Make or Buy entscheiden, wichtig ist, dass die Mitarbeiter am Ende des Implementierungsprozesses zumindest mit RPA vertraut sind. Diejenigen in der Organisation, die mit den Bots arbeiten werden, müssen ein Grundwissen darüber haben, wie, warum und auf welche Weise Geschäftsabläufe automatisiert werden und wie die Automatisierung diese Funktionen verbessert.

Werden die Mitarbeiter nicht dabei unterstützt, einen fundierten Wissensstand über RPA-Prozesse zu erlangen, werden nicht nur Aufgaben, die für die Automatisierung ausgewählt wurden, behindert, sondern es könnte auch zu Dysfunktionalität innerhalb einer Organisation führen, da sich die Mitarbeiter ausgeschlossen fühlen. Selbst wenn sich ein Unternehmen für externe Hilfe entscheidet, ist die Förderung von RPA-Experten im eigenen Haus ein Mehrwert, wenn es darum geht, die RPA-Lösung zu warten, zu skalieren oder zu modifizieren.

Milad Safar

Managing Partner und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zum Themenfeld Digitalisierung

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