RPA-Reifegradmodell: Fahrplan für die unternehmensweite Prozessautomatisierung

In der ersten Phase der RPA-Journey empfiehlt es sich, in einem Alignment Workshop ein Verständnis für die RPA-Technologie zu erlangen. Ein RPA Assessment lotet dann die Möglichkeiten und Einsatzbereiche von RPA aus, der sogenannte Opportunity Scan. Es geht darum, zu evaluieren, wo die Prozesskandidaten, wo die Anwendungsbereiche sind, ob RPA im Unternehmen überhaupt Sinn macht, ob ein entsprechendes Transaktionsvolumen gegeben ist und wo RPA einen Mehrwert generieren kann. Das Ergebnis des Assessments wird in einem Assessment Report festgehalten.

Mit Hilfe der Weissenberg Methode lassen sich im ersten Schritt relativ schnell und einfach geeignete RPA Kandidaten identifizieren. Die identifizierten Prozesse werden über die Weissenberg Checklist aufgenommen. Im zweiten Schritt erfolgt die Prozessaufnahme und -dokumentation in Form von Klickstrecken, die für jeden Prozess angefertigt werden. Dabei sollten die Sachbearbeiter befähigt werden, eigenständig Prozesse aufzunehmen und zu bewerten. Die Klickstrecken werden bewertet und ein Projektplan für den Reifegrad 2 (detailliert) und den Reifegrad 3 (grob) erstellt. In dieser Phase werden auch die Schlüsselkriterien und KPIs evaluiert und definiert, eine Business Case Kalkulation je Prozess erarbeitet, ein Process Design Document (PDD) je Prozess erstellt, die angemessenen und notwendigen Dokumentations- & Sicherheitsanforderungen festgelegt und die Prozessauswahl für den Piloten vorgenommen.

Im Rahmen der Vendor Selection empfiehlt es sich, eine Liste mit den Top 30 Kandidaten bzw. RPA-Tools anzulegen, die bewertet und einem Techniktest unterzogen werden. Zuvor müssen aber die Anforderungen an den Test definiert, die Infrastruktur analysiert und die diesbezüglichen Requirements dokumentiert werden. Hinsichtlich der IT-Infrastruktur gilt es zudem, die Admin-Berechtigungen auf Test-VMs, den Netzwerkzugriff für Test-Lizenzierungen und den Benutzerzugriff auf die relevanten Systeme zu klären und zu bestimmen.

Die verschiedenen Schritte sollten in Form eines Projektplans, einer Weissenberg Checkliste „RPA Kandidaten“, einer Klickstrecken-Aufzeichnung, der Definition von Sicherheitsanforderungen und Dokumentationsanforderungen sowie eines Assessment Reports dokumentiert werden.

Wenn Reifegrad 2 erreicht wurde, kann die Pilotierung in Angriff genommen werden. Häufig wird es sich am Anfang um eine hybride Form der Prozessautomatisierung handeln, wo Mensch und Roboter zusammenarbeiten, wo Mitarbeiter aktiv den Software-Roboter steuern können, damit er sie unterstützt.

Bevor das Projekt initialisiert werden kann, erfolgt zuerst eine Zeit- und Budgetabschätzung. Die Softwareentwicklungsprozesse, Revisionsanforderungen und IT-Sicherheitsstandards müssen gesichtet und abgestimmt, ein Konzept für die Ausfallsicherheit erstellt und freigegeben werden. Auf der technischen Ebene müssen die Zugänge und Systeme bereitgestellt werden, die Infrastruktur gesichtet und entsprechend aufgebaut und ein technisches Prozessmodell erstellt werden. Ist das Projektteam zusammengestellt und ein Projektplan erstellt, informiert der Projektleiter im Kick-off-Meeting, dem offiziellen Projektstart, über die wichtigsten Inhalte und Rahmenbedingungen des Projekts.

Steht die Planung und das Fachkonzept, wird ein Prozessdiagramm erstellt und der Prozess mit dem ausgewählten RPA Tool automatisiert und Testfälle erstellt. Anschließend kann der Bot implementiert und in der Produktivumgebung livegeschaltet werden. In der anschließenden Hypercare Phase werden die Anforderungen an das Dashboard definiert, das Dashboard installiert und auf den Kundenbedarf zugeschnitten. Parallel dazu erfolgt das Monitoring der Prozessstabilität und ein Tracking der Buck Reports. Last but not least müssen noch entsprechende Service-Verträge ausgearbeitet und eine Schulungsinfrastruktur für die involvierten Mitarbeiter aufgebaut werden. Mit dem Pilotreport und der Abnahme ist Reifegrad 2 abgeschlossen. Es empfiehlt sich, ein bis drei „Quick Win“-Prozesse als Piloten zu entwickeln bzw. zu automatisieren.

Ist die Pilotierung erfolgreich abgeschlossen, erfolgt der Übergang zum Reifegrad 3. In dieser Phase entwickelt sich das Unternehmen auf seinem Automatisierungsweg weiter, indem es die aus der „Anfangsphase“ gewonnenen Erkenntnisse „kodifiziert“. Ein RPA Center of Excellence (CoE) wird eingerichtet, um die Einführung der Automatisierung zu fördern und fungiert als Bindeglied zwischen den Automatisierungsexperten und den Prozessbeteiligten. Das CoE definiert auch Best Practices für die Automatisierung – einschließlich Prozessauswahl, Einrichtung/Wartung der Infrastruktur, Sicherheitsmanagement, Application Lifecycle Management und Lizenzmanagement. Das Unternehmen versteht das Wertversprechen der Automatisierung und treibt die Change-Management-Initiativen voran. Basierend auf den Erfahrungen aus der vorherigen Phase sind die automatisierungsaffinen Mitarbeiter der Fachabteilungen in der Lage, potenzielle Automatisierungsmöglichkeiten zu eruieren.

Das CoE baut dedizierte interne Ressourcen mit Prozessaffinität auf und ist dafür verantwortlich, das Projektvorgehen und die Projekt-Organisation abzustimmen sowie Beratungskompetenz für andere Bereiche aufzubauen. Es kümmert sich um alle Vertrags- & Lizenzthemen der RPA-Software und erstellt Anforderungsprofile für jeden Einzelprozess (PDD). Hier werden auch Dokumentationsrichtlinien, IT-Sicherheitsstandards und natürlich DSGVO abgestimmt. Das CoE stellt die RPA Readiness her, führt Dashboards in den Betrieb ein, regelt das Identity Management und die Zugangsberechtigungen und baut eine Servicestruktur auf. Ihm obliegt es auch, weitere Prozesse zu identifizieren und zu entwickeln.

Eine weitere wichtige Aufgabe ist das Staffing, das heißt, die Ausarbeitung einer Staffing Strategie mit dem Ziel, entsprechende Skills im CoE aufzubauen und die Mitarbeiter der Fachabteilungen zu befähigen, eigenständig RPA-Prozesskandidaten zu identifizieren. Dazu gehört auch das Erstellen von Schulungsmaterial zur Prozessidentifikation.

Im Rahmen des RPA Scaling wird RPA weiter standardisiert und auf neue Teile des Business oder weitere Niederlassungen ausgeweitet. Die Entwicklung eines Integrationsframeworks und Management Boards ist hier ein wichtiger Baustein, genauso wie die Standardisierung der Governance, die die IT-Sicherheits- und Release- und Supportprozesse betreffen, sowie die Definition der Betriebsratsfreigabe. Last but not least muss ein detailliertes Einführungskonzept erarbeitet und ein nachhaltiges Changemanagement implementiert werden. Im Rahmen des RPA Ramp-Ups zählt sicherlich auch noch die Erstellung eines Business Case, die Bereitstellung von Beratungsservices für andere Bereiche und der Aufbau einer RPA Plattform, ein Operating Model, zu den wesentlichen Faktoren des Reifegrad 3.

Im Reifegrad 4 hat das Unternehmen auf seiner Automatisierungsjourney ein Stadium erreicht, in dem RPA in der digitalen Landschaft des Unternehmens integriert ist, Governance, Sicherheitsmanagement, KPI-Dashboards und Managementverfahren für den Anwendungslebenszyklus vollständig automatisiert sind, wobei nur minimaler oder gar kein manueller Aufwand erforderlich ist, um diese Prozesse aufrechtzuerhalten. In dieser Phase wird RPA nachhaltig in die Enterprise Architektur eingebettet und institutionalisiert. Das heißt, dass RPA als Werkzeug im Unternehmen akkreditiert, in die Voranalyse von Entwicklungsprojekten eingebettet und in der Personalplanung berücksichtigt wird. Mit dem Reifegrad 4 sind die Voraussetzungen geschaffen worden, die Nachhaltigkeit des in den unterschiedlichen Fachbereichen entwickelten RPA-Portfolios und ein profitables Maß an hoher Skalierbarkeit zu gewährleisten.