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RPA-Reifegradmodell: Fahrplan für die unternehmensweite Prozessautomatisierung

Mit dem RPA-Reifegradmodell in vier Schritten zum Erfolg

Automatisierung ist heute mehr als nur ein Schlagwort. Es ist die Lebensader erfolgreicher Organisationen. Robotic Process Automation (RPA) ist nicht nur eine Technologie zur Verringerung der Arbeitsbelastung. Sie kann eingesetzt werden, um die Qualität der Prozesse zu erhöhen, menschliche Fehler zu reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern, die Kontrollumgebung zu stärken und um das Portfolio eines Unternehmens um neue Dienstleistungen zu erweitern. Für eine erfolgreiche Automatisierungsimplementierung müssen Technologie, Prozesse und Mitarbeiter aufeinander abgestimmt sein. Das Reifegradmodell ist ein evolutionärer Verbesserungspfad, der einen Fahrplan für die Automatisierung geeigneter Geschäftsprozesse liefert.

Einfach mal starten, funktioniert nicht

Viele Unternehmen unterliegen dem fatalen Irrtum, zu glauben, man müsse einfach nur starten und alles läuft reibungslos. Der erfolgreiche Weg ist aber, in das Thema Robotic Process Automation hineinzuwachsen. Mit dem Durchlaufen der vier Reifegrade wird nicht nur sichergestellt, dass die richtigen Prozesse und die passenden Automatisierungstools ausgewählt werden, sondern auch, dass sich die Prozessautomatisierung im Einklang mit den übergreifenden Technologie- und Geschäftszielen befindet, die organisationsspezifischen und infrastrukturellen Voraussetzungen gegeben sind, die Informationssicherheit gewährleistet ist, Best Practices für die Automatisierung definiert werden, Support und Wartung gewährleistet sind und RPA nachhaltig in die Enterprise Architektur eingebettet und institutionalisiert wird.

Factsheet “Robotic Process Automation”

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Das RPA-Reifegradmodell sieht vier Schritte vor:

  1. Reifegrad 1 – RPA Assessment & Evaluierung

    In der ersten Phase der RPA-Journey empfiehlt es sich, in einem Alignment Workshop ein Verständnis für die RPA-Technologie zu erlangen. Ein RPA Assessment lotet dann die Möglichkeiten und Einsatzbereiche von RPA aus, der sogenannte Opportunity Scan. Es geht darum, zu evaluieren, wo die Prozesskandidaten, wo die Anwendungsbereiche sind, ob RPA im Unternehmen überhaupt Sinn macht, ob ein entsprechendes Transaktionsvolumen gegeben ist und wo RPA einen Mehrwert generieren kann. Das Ergebnis des Assessments wird in einem Assessment Report festgehalten.

    Prozessaufnahme und -dokumentation

    Mit Hilfe der Weissenberg Methode lassen sich im ersten Schritt relativ schnell und einfach geeignete RPA Kandidaten identifizieren. Die identifizierten Prozesse werden über die Weissenberg Checklist aufgenommen. Im zweiten Schritt erfolgt die Prozessaufnahme und -dokumentation in Form von Klickstrecken, die für jeden Prozess angefertigt werden. Dabei sollten die Sachbearbeiter befähigt werden, eigenständig Prozesse aufzunehmen und zu bewerten. Die Klickstrecken werden bewertet und ein Projektplan für den Reifegrad 2 (detailliert) und den Reifegrad 3 (grob) erstellt. In dieser Phase werden auch die Schlüsselkriterien und KPIs evaluiert und definiert, eine Business Case Kalkulation je Prozess erarbeitet, ein Process Design Document (PDD) je Prozess erstellt, die angemessenen und notwendigen Dokumentations- & Sicherheitsanforderungen festgelegt und die Prozessauswahl für den Piloten vorgenommen.

    Vendor Selection

    Im Rahmen der Vendor Selection empfiehlt es sich, eine Liste mit den Top 30 Kandidaten bzw. RPA-Tools anzulegen, die bewertet und einem Techniktest unterzogen werden. Zuvor müssen aber die Anforderungen an den Test definiert, die Infrastruktur analysiert und die diesbezüglichen Requirements dokumentiert werden. Hinsichtlich der IT-Infrastruktur gilt es zudem, die Admin-Berechtigungen auf Test-VMs, den Netzwerkzugriff für Test-Lizenzierungen und den Benutzerzugriff auf die relevanten Systeme zu klären und zu bestimmen.

    Die verschiedenen Schritte sollten in Form eines Projektplans, einer Weissenberg Checkliste „RPA Kandidaten“, einer Klickstrecken-Aufzeichnung, der Definition von Sicherheitsanforderungen und Dokumentationsanforderungen sowie eines Assessment Reports dokumentiert werden.

  2. Reifegrad 2 – RPA Pilotierung

    Wenn Reifegrad 2 erreicht wurde, kann die Pilotierung in Angriff genommen werden. Häufig wird es sich am Anfang um eine hybride Form der Prozessautomatisierung handeln, wo Mensch und Roboter zusammenarbeiten, wo Mitarbeiter aktiv den Software-Roboter steuern können, damit er sie unterstützt.

    Projektvorbereitung

    Bevor das Projekt initialisiert werden kann, erfolgt zuerst eine Zeit- und Budgetabschätzung. Die Softwareentwicklungsprozesse, Revisionsanforderungen und IT-Sicherheitsstandards müssen gesichtet und abgestimmt, ein Konzept für die Ausfallsicherheit erstellt und freigegeben werden. Auf der technischen Ebene müssen die Zugänge und Systeme bereitgestellt werden, die Infrastruktur gesichtet und entsprechend aufgebaut und ein technisches Prozessmodell erstellt werden. Ist das Projektteam zusammengestellt und ein Projektplan erstellt, informiert der Projektleiter im Kick-off-Meeting, dem offiziellen Projektstart, über die wichtigsten Inhalte und Rahmenbedingungen des Projekts.

    Go Live des Pilotprojekts

    Steht die Planung und das Fachkonzept, wird ein Prozessdiagramm erstellt und der Prozess mit dem ausgewählten RPA Tool automatisiert und Testfälle erstellt. Anschließend kann der Bot implementiert und in der Produktivumgebung livegeschaltet werden. In der anschließenden Hypercare Phase werden die Anforderungen an das Dashboard definiert, das Dashboard installiert und auf den Kundenbedarf zugeschnitten. Parallel dazu erfolgt das Monitoring der Prozessstabilität und ein Tracking der Buck Reports. Last but not least müssen noch entsprechende Service-Verträge ausgearbeitet und eine Schulungsinfrastruktur für die involvierten Mitarbeiter aufgebaut werden. Mit dem Pilotreport und der Abnahme ist Reifegrad 2 abgeschlossen. Es empfiehlt sich, ein bis drei „Quick Win“-Prozesse als Piloten zu entwickeln bzw. zu automatisieren.

  3. Reifegrad 3- RPA Ramp Up & Skalierung

    Ist die Pilotierung erfolgreich abgeschlossen, erfolgt der Übergang zum Reifegrad 3. In dieser Phase entwickelt sich das Unternehmen auf seinem Automatisierungsweg weiter, indem es die aus der „Anfangsphase“ gewonnenen Erkenntnisse „kodifiziert“. Ein RPA Center of Excellence (CoE) wird eingerichtet, um die Einführung der Automatisierung zu fördern und fungiert als Bindeglied zwischen den Automatisierungsexperten und den Prozessbeteiligten. Das CoE definiert auch Best Practices für die Automatisierung – einschließlich Prozessauswahl, Einrichtung/Wartung der Infrastruktur, Sicherheitsmanagement, Application Lifecycle Management und Lizenzmanagement. Das Unternehmen versteht das Wertversprechen der Automatisierung und treibt die Change-Management-Initiativen voran. Basierend auf den Erfahrungen aus der vorherigen Phase sind die automatisierungsaffinen Mitarbeiter der Fachabteilungen in der Lage, potenzielle Automatisierungsmöglichkeiten zu eruieren.

    CoE stellt RPA Readiness her

    Das CoE baut dedizierte interne Ressourcen mit Prozessaffinität auf und ist dafür verantwortlich, das Projektvorgehen und die Projekt-Organisation abzustimmen sowie Beratungskompetenz für andere Bereiche aufzubauen. Es kümmert sich um alle Vertrags- & Lizenzthemen der RPA-Software und erstellt Anforderungsprofile für jeden Einzelprozess (PDD). Hier werden auch Dokumentationsrichtlinien, IT-Sicherheitsstandards und natürlich DSGVO abgestimmt. Das CoE stellt die RPA Readiness her, führt Dashboards in den Betrieb ein, regelt das Identity Management und die Zugangsberechtigungen und baut eine Servicestruktur auf. Ihm obliegt es auch, weitere Prozesse zu identifizieren und zu entwickeln.

    Eine weitere wichtige Aufgabe ist das Staffing, das heißt, die Ausarbeitung einer Staffing Strategie mit dem Ziel, entsprechende Skills im CoE aufzubauen und die Mitarbeiter der Fachabteilungen zu befähigen, eigenständig RPA-Prozesskandidaten zu identifizieren. Dazu gehört auch das Erstellen von Schulungsmaterial zur Prozessidentifikation.

    RPA Scaling und Ramp Up

    Im Rahmen des RPA Scaling wird RPA weiter standardisiert und auf neue Teile des Business oder weitere Niederlassungen ausgeweitet. Die Entwicklung eines Integrationsframeworks und Management Boards ist hier ein wichtiger Baustein, genauso wie die Standardisierung der Governance, die die IT-Sicherheits- und Release- und Supportprozesse betreffen, sowie die Definition der Betriebsratsfreigabe. Last but not least muss ein detailliertes Einführungskonzept erarbeitet und ein nachhaltiges Changemanagement implementiert werden. Im Rahmen des RPA Ramp-Ups zählt sicherlich auch noch die Erstellung eines Business Case, die Bereitstellung von Beratungsservices für andere Bereiche und der Aufbau einer RPA Plattform, ein Operating Model, zu den wesentlichen Faktoren des Reifegrad 3.

  4. Reifegrad 4 – RPA Rollout & Integration

    Im Reifegrad 4 hat das Unternehmen auf seiner Automatisierungsjourney ein Stadium erreicht, in dem RPA in der digitalen Landschaft des Unternehmens integriert ist, Governance, Sicherheitsmanagement, KPI-Dashboards und Managementverfahren für den Anwendungslebenszyklus vollständig automatisiert sind, wobei nur minimaler oder gar kein manueller Aufwand erforderlich ist, um diese Prozesse aufrechtzuerhalten. In dieser Phase wird RPA nachhaltig in die Enterprise Architektur eingebettet und institutionalisiert. Das heißt, dass RPA als Werkzeug im Unternehmen akkreditiert, in die Voranalyse von Entwicklungsprojekten eingebettet und in der Personalplanung berücksichtigt wird. Mit dem Reifegrad 4 sind die Voraussetzungen geschaffen worden, die Nachhaltigkeit des in den unterschiedlichen Fachbereichen entwickelten RPA-Portfolios und ein profitables Maß an hoher Skalierbarkeit zu gewährleisten.

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Fazit

Das Reifegradmodell hilft, RPA im gesamten Unternehmen in größerem Stil einzurichten und einsetzen zu können. Dazu müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt bzw. bestimmte Voraussetzungen geschaffen werden, wie z. B. die Definition der Ziele, der Aufbau einer Infrastruktur, die Bereitstellung der Ressourcen, die Institutionalisierung der Automatisierung und die Überwachung des Fortschritts der Automatisierung. Das Reifegradmodell beschreibt dabei für die einzelnen Entwicklungsstufen einer unternehmensweiten Prozessautomatisierung Methoden und Vorgehensweisen, die dabei helfen, RPA erfolgreich im Unternehmen einzuführen und im produktiven Einsatz erfolgreich zu nutzen. Kurz gesagt: Es liefert einen Fahrplan für die erfolgreiche unternehmensweite Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Milad Safar
Milad Safar

Managing Partner und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zum Themenfeld Digitalisierung

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