Die Digitalisierung von Prozessen spielt eine wichtige Rolle zur Bewältigung der Digitalisierung. Besonders beliebt ist hierbei die Automatisierung ganzer Prozesse mittels Robotic Process Automation. Von den Vorteilen der RPA-Technologie profitieren bei Robotic Desktop Automation vor allem die Mitarbeiter. Denn Robotic Desktop Automation legt den Fokus auf die Interaktion zwischen Mensch und Maschine und ermöglicht ein optimiertes Arbeiten für den Menschen. Wie die Technologie funktioniert und in welchen Bereichen sie eingesetzt werden kann, erfahren Sie nachfolgend.
Was ist Robotic Desktop Automation (RDA)?
Bei Robotic Desktop Automation, auch als RDA bezeichnet, handelt es sich um eine Technologie zur Optimierung der manuellen Arbeit. Im Gegensatz zur Robotic Process Automation wird RDA auch als Attended Automation bezeichnet. Die Technologie soll bestehende Aufgaben vereinfachen und automatisieren sowie neue Technologien und Prozesse auf dem Desktop des Anwenders integrieren. Im Fokus steht hierbei die Interaktion zwischen Mensch und Maschine und nicht die vollständige Automatisierung eines Prozesses. Durch die Implementierung von RDA erhalten die einzelnen Nutzer Zugriff auf die Möglichkeiten der roboterbasierten Automatisierung – und das auf dem eigenen Desktop. Die Nutzung von Automatisierung bringt den Anwender zahlreiche Vorteile. Hierzu gehören etwa ein verbessertes Arbeitsergebnis, eine höhere Geschwindigkeit, höhere Konsistenz und verringertes Fehlerpotenzial.
RDA erfordert keinerlei Anpassungen an bestehende Systeme. Vielmehr lässt sich die Technologie schnell in existierende IT-Landschaften integrieren und somit entsprechend schnell realisieren – der Return on Investment findet innerhalb kürzester Zeit statt. Als Ergebnis der Technologie können Unternehmen von einer verbesserten Produktivität, Effizienz sowie von optimierten Services profitieren.
Wie funktioniert Robotic Desktop Automation technisch?
Bevor eine Implementierung von RDA stattfinden kann, muss ein Konsens über die zu automatisierenden Prozesse geschaffen werden. Die eigentliche Automatisierung ist vergleichsweise einfach, denn Programmierkenntnisse sind aufseiten des Nutzers nicht erforderlich. Stattdessen greifen die Nutzer auf ein Interface zurück, das vom Unternehmen bereitgestellt wird. In der Praxis haben sich drei Möglichkeiten etabliert, die einen Zugriff auf die Software-Roboter ermöglichen:
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RDA-Client-Tool: Durch dieses Tool erhalten die Mitarbeiter Zugriff auf den Software-Roboter und können diesen starten.
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Implementierung auf dem Desktop: Die Software ist auf dem Desktop verankert und lässt sich im Bedarfsfall abrufen.
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Auto-Run beim Erfüllen von Bedingungen: Sobald spezielle Bedingungen erfüllt sind, startet die Software automatisch – ein zusätzlicher Eingriff durch den Mitarbeiter ist nicht erforderlich.
Wie unterscheidet sich die Technologie von Robotic Process Automation?
Robotic Process Automation zielt auf die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse ab. Dabei interagieren sogenannte Software-Roboter über die Benutzeroberfläche mit anderer Software und imitieren das Verhalten der Anwender. Im Grunde zielt ein solcher Software-Roboter auf die selbstständige Abarbeitung von Prozessen ab. Eine Interaktion mit dem Menschen ist nicht gewünscht. Auch hier können Menschen eine Rolle übernehmen und Prozesse anstoßen, doch die Bearbeitung des Prozesses oder zumindest eines Teilprozesses wird an den Software-Roboter übergeben. Somit trägt RPA vor allem im administrativen Bereich zur Automatisierung bei.
Während bei RPA die Abarbeitung des Prozesses selbstständig, ohne großes menschliches Eingreifen (unattended Automation) erfolgt, steht bei Robotic Desktop Automation die Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter (attended Automation) im Vordergrund. Automatisierte Teilprozesse wechseln sich mit menschlichen Aktionen ab. Robotic Desktop Automation zielt auf die Mensch/Bot-Interaktion bei der Prozessdurchführung ab. Der RDA-Roboter fungiert hier als digitaler Assistent und vereinfacht die Arbeit des Menschen. Ein solcher Software-Roboter läuft auf dem Desktop des Anwenders und hilft bei der Durchführung einzelner Aufgaben. Diese Aufgaben können durchaus komplex sein. Im Regelfall zielt RDA auf die Optimierung von operativen Prozessen ab und kommt daher vor allem im Kundenservice zum Einsatz. So ermöglicht die Technologie beispielsweise die Übertragung aufgenommener Daten in alle relevanten Systeme. Doch auch jeder andere Bereich kann von den Möglichkeiten digitaler Assistenten profitieren.
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Welche Einsatzgebiete gibt es für Robotic Desktop Automation?
Die Anwendungsmöglichkeiten der Desktop Automation sind vielfältig und hängen lediglich von den Anforderungen der jeweiligen Prozesse ab. Insbesondere die Übertragung von Verantwortlichkeiten an Mitarbeiter, die eine Unterstützung von Software-Robotern erhalten, trägt zur Effizienzsteigerung bei. Zudem optimiert die Software die Dokumentation und erhöht den Wissensstand im Unternehmen. Eine Auswertung der Prozesse und Workflows ermöglicht eine weitere Optimierung der Prozesse. So kann die Technologie beispielsweise im Personalwesen eingesetzt werden. Nach der Einstellung eines Mitarbeiters kann der Mitarbeiter den Status des Bewerbers auf „eingestellt“ ändern. Im Anschluss sorgt die Software für die Archivierung der relevanten Unterlagen und erstellt die benötigten Formulare. Zudem kann die Software die Erstellung des Nutzerkontos veranlassen und die benötigten Ressourcen vergeben. Auch die Erstellung des Mitarbeiterausweises lässt sich hier durch den Einsatz von RDA darstellen.
Insbesondere der Servicebereich ist prädestiniert für den Einsatz von RDA. Die Mitarbeiter können an zahlreichen Stellen durch die neue Technologie profitieren und den Arbeitsalltag effizienter gestalten. So kann die Software beim Umtausch einer Bestellung den Prozess optimieren und automatisch die vorliegenden Informationen aufnehmen. Zudem lässt sich automatisch der Versand des gewünschten Artikels mit den richtigen Daten veranlassen. Der Mitarbeiter muss lediglich die vorliegenden Daten mit dem Kunden abgleichen und deren Korrektheit überprüfen. Zusätzlich kann ein solcher digitaler Assistent die Informationen eines Kunden aufbereiten und den Mitarbeiter auf den Telefonkontakt vorbereiten. Erkennt das System die Rufnummer eines Kunden, so kann bereits die passende Kunden- oder Vertragsnummer angezeigt werden. Zusätzlich kann der Assistent den passenden Vertrag öffnen und dem Nutzer einen Überblick über die letzten Kontakte aufrufen. Notizen aus dem Gespräch lassen automatisch aufzeichnen, sodass die Bearbeitungszeiten nach dem Gespräch sinken und die Produktivität der Mitarbeiter steigt.
Warum sollte eine Automatisierung durch RDA erfolgen?
Die Automatisierung mittels RDA bietet zahlreiche Vorteile. Der wohl größte Vorteil ist die Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter. Durch eine teilweise Automatisierung einzelner Aufgaben lässt sich die Effizienz und Kapazität der Mitarbeiter steigern. Doch auch die Kundenerfahrung lässt sich mithilfe von RDA verbessern. Durch die Software-Roboter lassen sich die Kundenanforderungen schneller realisieren und individuellere Services etablieren. Die administrativen Aufgaben übernimmt der Roboter. Im Endeffekt verbessert sich auf diese Weise das Service-Level und die Kundenerfahrung.
Auch die operative Performance im Allgemeinen profitiert durch den Einsatz von RDA. Durch die Software, die die Anforderungen des Nutzers erfüllt, verkürzt sich die Prozesszeit. Gleichzeitig steigt der Output an und die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter nimmt zu. Schlussendlich sind auch Vorteile bei der Prozessqualität zu realisieren. Eine automatisierte Abarbeitung hoch manueller Aufgaben reduziert die Fehlerquote drastisch. Stattdessen steigt die Genauigkeit der Bearbeitung, sodass eine bessere Prozessqualität das unmittelbare Ergebnis ist. Auch die Kosten für Fehler lassen sich auf diese Weise reduzieren – vor allem Rückstellungen für Compliance-Anforderungen können somit reduziert werden.
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Fazit zur Robotic Desktop Automation
Die Attended Automation ist eine Alternative zum klassischen RPA und stellt vor allem im operativen Tagesgeschäft eine Verbesserung für die Mitarbeiter dar. Durch diese Art der Automatisierung lassen sich die Produktivitätsquoten der Mitarbeiter nachhaltig steigern und die Kundenerfahrung verbessern. Zusätzlich können Mitarbeiter bereits bei der Kontaktaufnahme auf die Bedürfnisse des Kunden eingehen und somit einen besseren Service gewährleisten. Durch die einfache Implementierung der RDA lassen sich entsprechende Lösungen kurzfristig umsetzen. Auch die Einführungskosten sind überschaubar, sodass Unternehmen bereits nach kurzer Zeit einen Return on Investment verzeichnen werden.
