Von dem bildschirmwürdigen Glamour souveräne Plädoyers vor voll besetzten Gerichtssälen zu halten, sind viele Anwälte weit entfernt. In der Realität sind die meisten Anwälte in Anwaltskanzleien, aber auch in Rechtsabteilungen größtenteils mit umfangreichen Recherchen und dem Ausfüllen von Formularen beschäftigt. Die Ressourcen der Rechtsorganisationen können schon länger nicht mehr mit der wachsenden Nachfrage der Unternehmen nach Rechtsdienstleistungen Schritt halten. Noch mehr Rechtsanwaltsfachangestellte für manuelle, papierbasierte, fehleranfällige Prozesse einzustellen, das ist aber auch keine Lösung.
Legal Automation steigert Produktivität von Anwälten
Vielmehr können Rechtsteams mit Robotic Process Automation (RPA) ihre Produktivität steigern, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen, und reduzieren damit gleichzeitig die Fehlerquote, die durch menschliche Arbeit zwangsläufig entsteht. Legal Automation ist eine Softwarekategorie, mit der das Erstellen, Verwalten und Ausführen von häufig wiederkehrenden rechtlichen Aufgaben, Workflows, Prozessen und Arbeitsabläufen ganz oder teilweise auf der Grundlage vordefinierter Regeln automatisiert und die Produktivität von Anwälten gesteigert werden kann.
VLAs garantieren sofortigen ROI
Dabei werden Software-Roboter, sogenannte Bots, oder Virtual Legal Assistants (VLA) verwendet, die die menschliche Leistung nachahmen, aber datenintensive, sich wiederholende, regelgesteuerte Aufgaben effektiver ausführen. Da keine Änderungen an Legacy-Systemen erforderlich sind, kann RPA in Rechtsanwaltskanzleien und in Rechtsabteilungen innerhalb weniger Monate einen hohen Return on Investment (ROI) erzielen.
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Benefits von RPA
Kostensenkung
Qualitätssteigerung
Mitarbeiterentlastung
Standardisierte Abläufe haben das größte Automatisierungspotenzial
Da RPA im Allgemeinen auf regelbasierte, sich wiederholende Prozesse anwendbar ist, kann im Hinblick auf ein verbessertes Verhältnis zwischen den Kosten und der großen Menge bürokratischer Prozesse, die von Natur aus mit dem Gesetz verbunden sind, die Effizienz gesteigert und können rechtliche Prozesse beschleunigt werden. Gesetzliche Arbeitsabläufe, die sich durch Standardisierung und Wiederholbarkeit auszeichnen, haben somit das größte Potenzial für eine Automatisierung. Routinemäßige Arbeitsabläufe – wie die Prüfung geistigen Eigentums und das kommerzielle Vertragsmanagement – sind die Kernarbeitsabläufe, mit deren Bearbeitung Juristen am häufigsten betraut sind.
VLAs arbeiten schneller als jeder Jurist
In der Vergangenheit haben Anwälte bei Rechtsstreitigkeiten stundenlang Dokumente gesichtet und geprüft. Heute können VLAs Juristen unterstützen, indem sie Sachverhalte automatisch aufnehmen, Rechtslagen prüfen, die Notwendigkeit einer rechtlichen Überprüfung feststellen, weitere juristische Schritte in die Wege leiten und sogar Handlungsempfehlungen geben. Da die Analyse der Dokumentation durch VLAs viel schneller und jederzeit erfolgen kann, sinken die Arbeitskosten. Generell helfen VLAs Juristen dabei, traditionelle Rechtsberatungsdienste, die menschliches Fachwissen, Erfahrung und Beziehungen erfordern, zu optimieren, um mehr Zeit für den Mandanten aufbringen zu können, wodurch mehr abrechenbare Stunden anfallen, und damit letztendlich ihre Arbeit effektiver zu monetarisieren.
Automatisierte Überprüfung von Rechtsstreitigkeiten
Im juristischen Arbeitsalltag gibt es täglich viele zeitaufwendige, sich wiederholende Prozesse, die nicht unbedingt von einem Anwalt durchgeführt werden müssen und die ein VLA übernehmen kann. Dazu gehören die Überwachung von Markenregistrierungen genauso wie die Überprüfung von Rechtsstreitigkeiten und die Überprüfung und Verarbeitung großer Mengen gespeicherter Dokumente im Rahmen eines großen Transaktions- oder Due-Diligence-Prozesses. Kein Jurist ist davor gefeit, mit einem Mandanten zu tun zu haben, der in unlautere Machenschaften verwickelt ist – ob gewollt oder ungewollt. Beispielsweise können Unternehmen durch ein Versehen unabsichtlich ein Geldwäschesystem ermöglichen. Die automatisierte Durchführung von Konformitätsprüfungen vor oder nach einem Prozess schützt ein Unternehmen vor Sanktionen und Geldstrafen. Software-Roboter können automatisch regelmäßige rund um die Uhr Due-Diligence-Prüfungen durchführen und zweifelhafte Aktivitäten mit 100-prozentiger Genauigkeit kennzeichnen. Sie können den Verdachtsbericht ausfüllen und eine Nachricht geben, wenn er fertig ist. Durch das Crawlen der Aufzeichnungen kann RPA auch automatisch die erforderlichen Informationen in die Betreff- und Transaktionsdetails einfügen.
Ermittlung von Compliance-Details
In einem Vertrag wird häufig festgelegt, welche Gesetze, Vorschriften sowie Genehmigungs- oder Lizenzanforderungen für bestimmte Vereinbarungen relevant sind und welche Partei für die Einhaltung verantwortlich ist. Durch den Einsatz von VLAs können Anwälte Compliance-Details im gesamten Portfolio schnell ermitteln, die dann automatisch in Berichte übertragen werden, die an die für das Ergreifen von Maßnahmen verantwortlichen Parteien gesendet werden. In Zeiten einer zunehmend restriktiven Compliance durch die DSGVO und andere Datenschutzrichtlinien ist dieses ein ganz wichtiger Punkt.
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Flexible Datenverwaltung
Auch das Datenmanagement ist eine große Herausforderung für Juristen. Große Mengen an Informationen müssen durchforstet werden, um eine starke Argumentation aufzubauen. Es gibt zwar eine Vielzahl von Discovery-Programmen, aber die Kosten für diese Programme sind ziemlich hoch. Und letztendlich sind es immer noch die Juristen, die manuell sichten müssen, was relevant ist. Selbst mit Softwareunterstützung ist das Verfahren zeitaufwendig und prozessintensiv. Die RPA Fähigkeiten zur flexiblen Datenverwaltung können genutzt werden, um den Prozess zu vereinfachen.
Bearbeitung anspruchsvoller statt repetitiver täglicher Aufgaben
In vielen Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien sind Mitarbeiter dafür verantwortlich, Daten und Dokumente aus einem CMS zu entnehmen, an E-File-Portale zu senden, Fallnummern aufzuzeichnen und die laufende Korrespondenz über das Portal zu verfolgen. Da es sich hauptsächlich um die Anwendung einfacher Regeln handelt, kann diese zeitaufwendige, alltägliche Arbeit mit RPA einfach automatisiert werden, wodurch die Zeit der Mitarbeiter für qualitativ anspruchsvollere Arbeiten frei wird.
Automatisiert zum ausführlichen Kundenprofil
VLAs können in einer strukturierten Datei Informationen über die Produkte und Dienstleistungen des Kunden oder die Dauer seiner Beziehung zur Firma sammeln, Berichte in einer speziellen Datenbank erstellen und ihre Vollständigkeit überprüfen. Das Ergebnis ist ein erschöpfendes Kundenprofil, das innerhalb weniger Stunden zur Verfügung steht, wobei die Verwaltungskosten 10 bis 15 Prozent niedriger sind als bei einer manuellen Durchführung.
Von den Risikobewertung bis zur automatisierten Beantwortung rechtlicher Anfragen
Weitere Aufgaben, die durch den Einsatz von RPA automatisiert werden können, sind
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das Reduzieren des Geschäftsrisikos und die Optimierung der rechtlichen Produktivität durch die automatisierte Validierung neuer Parteien und Partner,
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das Zusammenstellen, die Überwachung und Aktualisierung regulatorischer Änderungen,
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die Offenlegung und Überprüfung von Interessenkonflikten in einer internen, durchsuchbaren Datenbank und das Reduzieren des Zeitaufwands für die Identifizierung von Konflikten von Wochen auf Minuten,
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die Identifizierung von Vereinbarungen, die eine rechtliche Überprüfung erfordern, das Akzeptieren oder Ablehnen von Änderungen an Standardvorlagen und allgemeinen Klauseln,
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die Beantwortung von häufig gestellten rechtlichen Anfragen per E-Mail oder über interne Chat-Tool.
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In einer Erstberatung erläutern Ihnen unsere Experten, wie Sie mit Robotic Process Automation Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können und beantworten gerne Ihre Fragen.
Fazit
Automatisierungstools wie RPA, die in anderen Branchen schon eine Vielzahl von Prozessen digitalisiert haben, werden auch im juristischen Bereich mehr und mehr Einsatzraum finden. Die Grenze der Einsatzmöglichkeiten bildet hier nur das juristische Denken, das eine semantische Interpretation der Informationen erfordert, die Maschinen nicht nachahmen können. Aber auch wenn juristisches Denken nicht automatisiert werden kann, so kann ein VLA Dokumente und Verträge doch weitaus schneller überprüfen und analysieren als jeder Anwalt. Der Mensch muss jedoch die Analyse des VLA noch validieren und die endgültige Entscheidung treffen. Juristen müssen ihre Beziehung zu VLAs deshalb als symbiotisch betrachten. Menschen können die Zusammenhänge auf Hunderten von Dokumentenseiten nicht erfassen. Das können VLAs, aber sie können die Bedeutung nicht erfassen. Und das wiederum können Menschen.
