Gartner erwartet, dass Unternehmen bis 2024 die Betriebskosten um 30 Prozent senken werden, indem sie Automatisierungstechnologien für die Prozessoptimierung nutzen. Neben Anbietern wie UiPath und Automation Anywhere zählt mittlerweile auch Microsoft mit zu der Riege der Anbieter von RPA-Tools, die den Wunsch der Unternehmen nach effizienteren Prozessen Wirklichkeit werden lassen. Spätestens durch die Zusammenführung der Desktop-Automatisierung von Softomotive mit den bestehenden Microsoft Power Automate-Funktionen hat Microsoft seinen Hut in den Ring geworfen und seine Ambitionen unterstrichen, eine führende Rolle im Markt der Robotic Process Automation (RPA) einzunehmen.
Was ist Microsoft Power Automate?
Power Automate, vormals Microsoft Flow, ist ein Online-Tool innerhalb der Microsoft 365-Anwendungen, das für die Erstellung automatisierter Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen verwendet werden kann, um Dateien zu synchronisieren, Benachrichtigungen zu erhalten und Daten zu sammeln. Die cloudbasierte Lösung ermöglicht es dem Benutzer, Prozesse und Aktionen zu erstellen und zu automatisieren, und so viel Zeit und Mühe mit sich wiederholenden Aufgaben zu sparen. Über Trigger und Aktionen werden Reaktionen innerhalb eines Workflows ausgelöst, so dass Aufgaben ohne menschliches Eingreifen erledigt werden können. Power Automate ist Teil einer größeren Suite, der Microsoft Power Platform, die auch Funktionen wie Power BI (eine cloudbasierte Business-Intelligence-Technologie, mit der sich Daten in Echtzeit und im Self-Service-Verfahren auswerten und visualisieren lassen), Power Apps (zum Erstellen von Anwendungen für Mobilgeräte und Tablets) und Power Virtual Agents (zur Erstellung von leistungsstarken KI-gestützte Chatbots) umfasst.
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Automatisierung ohne große Programmierkenntnisse
Als Software as a Service ist Power Automate Cloud-nativ und vereinfacht durch seine Low Code Funktion die Nutzung durch fast jeden Anwender. Darüber lässt Power Automate dem Anwender die Wahl zwischen einer Automatisierung über das User Interface (UI) oder Application Programming Interfaces (API), die mit Künstlicher Intelligenz (KI) kombiniert werden kann. Während viele Unternehmen schon am Implementierungsprozess einer Automatisierungslösung scheitern, können Anwender mit Power Automate erste Automatisierungen in sehr kurzer Zeit realisieren und das auch noch sehr kostengünstig. Denn als Integrationstool verbindet sich Microsoft Power Automate mit über 300 sofort einsatzbereiten Datenquellen wie Google Sheets, Twitter, Dynamics 365, SharePoint, Salesforce und OneDrive. Und als Low Code-Anwendung steht mit Power Automate jedem Mitarbeiter ein Automatisierungstool zur Verfügung, das es ihm auch ohne große Programmierkenntnisse ermöglicht, seine eigenen Automatisierungen innerhalb einer benutzerfreundlichen Plattform und in der vertrauten Microsoft-Umgebung zu erstellen.
Welche Strategie verfolgt Microsoft mit Power Automate?
Die Übernahme von Softomotive ist ein eindeutiger Fingerzeig, dass Microsoft mehr Aufmerksamkeit auf die Automatisierung von Prozessen richtet. Denn die WinAutomation-Plattform von Softomotive ergänzt die bestehenden Fähigkeiten von Microsoft, eine einheitliche Automatisierungslösung innerhalb von Power Automate bereitzustellen, indem es die Microsoft-Lösung um eine Vielzahl von Facetten der beaufsichtigten Automatisierung erweitert. Mit der Übernahme hat Microsoft sofort einen Mehrwert ohne Kosten für die Anwender geschaffen.
Automatisierung für jeden Microsoft-Anwender
Viele Menschen, die Automatisierung hören, denken an verbesserte Produktivität. Aber vor die Automatisierung eines Prozesses hat der Herrgott die Auswahl und Implementierung eines entsprechenden Tools gesetzt. Und das Erstellen einer funktionierenden Automatisierung erfordert häufig auch eine gewisse technische Erfahrung, die viele Unternehmen nicht haben. Mit der aktuellen Power Automate-Version macht Microsoft einen großen Schritt in Richtung der Bereitstellung flexibler und funktionaler Automatisierung für ein breites Spektrum von Organisationen mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten. Dabei kann Microsoft auf seinen riesigen Kundenstamm zurückgreifen, der mit der RPA-Reise beginnt oder sich in einem frühen Stadium befindet. Zu erschwinglichen Preisen demokratisiert Microsoft RPA weiter und ermöglicht jedem Microsoft-Anwender, Bots zur Automatisierung manueller Geschäftsprozesse zu erstellen. Wobei Power Automate Desktop, wenn auch mit eingeschränkten Funktionen, allen Windows 10-Benutzern kostenlos zur Verfügung steht.
Wie funktioniert Power Automate?
Microsoft Power Automate lässt sich in die Microsoft-Lösungen integrieren, wie Office 365, SharePoint und Teams. Dabei kann sich der Power Automate-Anwender mit mehr als 220 Diensten verbinden und Daten aus Cloud- oder On-Premises-Quellen verwalten. Power Automate erschließt Daten mit KI, automatisiert User Interfaces mit RPA und automatisiert Cloud-Anwendungen und Datenbanken mit integrierten Konnektoren. Mit UI-Flows können Endanwender ihre Arbeit in diesen Anwendungen automatisieren, indem sie manuelle Aufgaben wie Mausklicks, Tastatureingaben und Dateneingaben aufzeichnen und dann die Wiedergabe dieser Schritte automatisieren, um sie in eine komplexere Prozessautomatisierung zu integrieren und zu intelligenten, sicheren Workflows zu verarbeiten.
Unterschiedliche Arbeitsabläufe
Es gibt verschiedene Arten von Automatisierungsabläufen.
Geplante Abläufe
Sobald eine festgelegte Zeit erreicht oder verstrichen ist, wird der geplante Prozess ausgelöst und fährt fort, die Aufgaben gemäß dem zugewiesenen Zeitplan abzuschließen.
Cloud-Flows
Bei Cloud-Flows handelt es sich um Automatisierungen, die API-Konnektoren verwenden und durch ein bestimmtes Ereignis in der Cloud oder vor Ort ausgelöst werden, z. B. eine Benachrichtigung des Unternehmens in sozialen Medien oder eine E-Mail von einer bestimmten Person. Innerhalb von Cloud-Flows haben Anwender die Möglichkeit, mit Hilfe des AI Builder der Automatisierung Intelligenz hinzuzufügen. Mit AI Builder können z.B. das Sprachverständnis, die Bilderkennung, die Verarbeitung von Formularen und die optische Zeichenerkennung (OCR) verbessert werden.
Desktop-Flows
Mit diesem Flow können Benutzer ihre Benutzeroberfläche auf dem Desktop automatisieren, indem sie ihren Bildschirm aufzeichnen und der visuelle Flow-Designer Maus- und Tastaturklicks automatisiert. Benutzer können Desktop-Flows z.B. verwenden, um Text aus PDFs zu extrahieren, Dateien aus Ordnern oder Informationen aus Excel abzurufen.
Automatisierungsfunktionen für Web, Desktop, Mobile und Teams
Mit Power Automate kann ein mehrstufiger Ablauf erstellt werden. Es gibt Hunderte von Vorlagen, um sich mit über 150 Datenquellen (oder Konnektoren) zu verbinden, um Daten zu sammeln, Dateien zu synchronisieren und Benachrichtigungen zu erhalten. Sobald ein Workflow in Power Automate eingerichtet ist, fungiert der Workflow im Hintergrund, um auf bestimmte Benachrichtigungen aufmerksam zu machen, Dateien hochzuladen oder andere gewünschte automatisierte Aufgaben abzuschließen. Microsoft Power Automate macht es möglich, Automatisierungsfunktionen über Web, Desktop, Microsoft Teams und Mobilgeräte zu nutzen. So lassen sich mit Power Automate Desktop Automatisierungen in Windows mit den vorgefertigten Drag-and-Drop-Optionen erstellen und verwalten oder die eigene Desktop-Oberfläche aufzeichnen. Mit Power Automate für Microsoft Teams lassen sich Automatisierungen im Teams-Hub erstellen und verwalten. Power Automate für das Web erlaubt das Erstellen und Verwalten aller Automatisierungsaspekte in einem Portal. Und über Power Automate für Mobilgeräte lassen sich alle Cloud-Flows von überall aus erstellen und verwalten.
Flexibel über den Microsoft Kosmos hinaus
Dabei lassen sich mit Power Automate nicht nur Prozesse im Microsoft-Umfeld automatisieren, sondern auch über 400 Anwendungen und Dienste von Drittanbietern. Diese Flexibilität, die Microsofts RPA-Strategie ausmacht, erleichtert Microsoft die Marktdurchdringung. Denn einer Studie von Deloitte zufolge spielen die einfache Integration und die Flexibilität des Tools für Unternehmen, die sich mit der Realisierung einer RPA-Strategie beschäftigen, eine entscheidende Rolle. Power Automate eröffnet auch Menschen ohne Programmierkenntnisse die Möglichkeit, mittels Drag-and-Drop-Tools und vorgefertigten Vorlagen sehr schnell und einfach automatisierte Workflows zu erstellen und das nicht nur im Microsoft Kosmos, sondern auch in Software-Umgebungen von Drittanbietern.
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Welche Vorteile hat der Einsatz von Power Automate?
Power Automate rationalisiert und digitalisiert Prozesse, die eine geschäftliche Transformation zulassen. Die Konsolidierung von Prozessen ermöglicht den Mitarbeitern, sich mehr Zeit für andere, höherwertige Tätigkeiten zu nehmen. Und da Power Automate die Mitarbeiter in die Lage versetzt, ihre eigenen automatisierten Workflows zu erstellen, anstatt sich auf die IT-Organisation zu verlassen, spart Power Automate den IT-Organisationen sogar auch Zeit und Geld. Power Automate verbessert die Sicherheit, indem durch die Automatisierung und Systematisierung von Prozessen die Datensicherheit verbessert wird. Microsoft Power Automate steigert die Benutzerproduktivität, indem es Mitarbeitern ermöglicht, Aufgaben schnell und sicher zu automatisieren und intelligente Workflows mit minimalem Aufwand einzusetzen. Mit Hilfe vorgefertigter Konnektoren können Benutzer zeitsparende Workflows erstellen, die alles, von einzelnen Aufgaben bis hin zu großen Systemen, mit nahtloser Integration erledigen können.
Fazit
Microsoft Power Automate demokratisiert die intelligente Automatisierung, indem es jedem – vom einfachen Entwickler bis hin zum technologisch führenden Experten – die Möglichkeit gibt, nahtlos sichere, automatisierte Lösungen zu erstellen. Es bringt UI-basierte Automatisierung mit API-basierter Automatisierung zusammen und erschließt analoge Daten mit KI in einer nahtlosen Plattform, die es den Unternehmen erlaubt, Legacy-Software vor Ort neben SaaS-Anwendungen zu automatisieren und das gesamte Spektrum der Automatisierungsanforderungen eines Unternehmens abzudecken. Mit Power Automate können Mitarbeiter automatisierte Workflows zwischen ihren bevorzugten Anwendungen und Diensten erstellen, um Benachrichtigungen zu erhalten, Dateien zu synchronisieren, Daten zu sammeln und vieles mehr. Von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen unternehmensweiten Prozessen hilft Power Automate, sich stark wiederholende, manuelle Aufgaben zu automatisieren und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern.