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Automatisieren ohne Plan ist nicht effektiv

Lifecycle Management garantiert den Erfolg von Automatisierungsprojekten

Automatisierungstechnologien haben in den letzten Jahren geradezu einen Hype erlebt. Sie versetzen Unternehmen in die Lage, ihre Prozesse auf eine hocheffiziente Weise zu optimieren und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Die Prozessautomatisierung ist mitunter aber ein sehr komplexes Vorhaben. Bei der Implementierung von Automatisierungslösungen gilt es, einige Herausforderungen zu meistern. Eine davon ist das Lifecycle Management von Automatisierungsprojekten.

Was ist Lifecycle Management

Das Lifecycle Management ist ein systematischer Prozess, der die Entwicklungs- und Betriebsprozesse über die gesamte Lebensdauer eines Automatisierungsprojekts hinweg begleitet. Nur durch eine gründliche Analyse der Prozesse und Organisationsstrukturen, eine sorgfältige Entwicklung und den kontinuierlichen Betrieb kann die Automatisierungslösung ihre Vorteile ausspielen: Effizienz und Zuverlässigkeit.

Ein effektives Lifecycle Management sorgt durch eine kontinuierliche Überwachung und Zielausrichtung des Projekts dafür, dass die Ressourcen effizienter genutzt und die Projektzeiten verkürzt werden. Eine vorausschauende Identifizierung von potenziellen Problemen oder Fehlern verhindert, dass sich Probleme über mehrere Phasen der Projektentwicklung hinziehen. Letztendlich stellt ein effektives Lifecycle Management sicher, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird und die erwarteten Ergebnisse erzielt werden.

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Die sieben Lifecycle Management Phasen

Der Lifecycle eines Automatisierungsprojekts gliedert sich in sieben Phasen und deckt die Aspekte Planung und Konzeption, Design, Entwicklung, Testing, Betrieb, Monitoring und gegebenenfalls auch Stilllegung der Lösung ab.

Phase 1 - Planung und Konzeption

In dieser Phase werden die Ziele des Projekts klar definiert und ein Projektplan erstellt. Es werden auch die Anforderungen des Projekts identifiziert und die Ressourcen (z.B. Personal, Budget) bereitgestellt, die benötigt werden, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Auch die Auswahl der geeigneten Automatisierungstechnologie und die Identifizierung von möglichen Risiken spielen eine wichtige Rolle in dieser Phase. Der erste Schritt bei der Planung eines Automatisierungsprojekts ist die Analyse der vorhandenen Systeme. Es ist wichtig, dass alle betroffenen Systeme und Prozesse gründlich untersucht und verstanden werden, bevor Änderungen erfolgen. Dabei sollte untersucht werden, wie die Automatisierungslösung im bestehenden System integriert werden kann und wie sich die Automatisierung auf das System auswirken wird.

Prozessmatrix zur Visualisierung der Automatisierungskandidaten

Die Automatisierungsreise beginnt mit der Prüfung potenzieller Prozesskandidaten auf ihre Automatisierungseignung durch Personen mit fundierten Prozesskenntnissen. In der Regel handelt es sich um sogenannte Process-Owner. Dauer, Kosten und Häufigkeit der manuellen Prozessausführung werden als Grundlage für die ROI-Analysen erfasst. Die anhand von verschiedenen Automatisierungskriterien bewerteten RPA-Kandidaten werden über eine Prozessmatrix visualisiert. Das vereinfacht die Priorisierung aller bewerteten Kandidaten. In diesem Stadium fällt auch die Entscheidung, ob ein „beaufsichtigter“ oder „unbeaufsichtigter“ Bot entwickelt werden soll. Die Entscheidung hat Auswirkungen darauf, wie Entwickler den Code erstellen, da sich das Framework unterscheidet. Für zeitkritische, von Menschen ausgelöste Live-Prozesse, wie in einem Callcenter, ist ein „beaufsichtigter“ Bot, der Hand in Hand mit einem Menschen arbeitet, eine ideale Lösung. Im Allgemeinen sorgt der Einsatz eines „unbeaufsichtigten Bots“ aber für eine effizientere Auslastung des Bots und einen besseren ROI.

Entwicklungsdetails festhalten

Für eine reibungslose Implementierung sollte ein Leitfaden für den Entwickler erstellt werden. Das Dokument enthält ein Laufzeitdiagramm und die Details zur Arbeitsweise des Bots wie Zeitpläne, Konfigurationseinstellungen, Eingabedateien, Ausgabedateien, temporäre Dateien und durchgeführte Aktionen. Zusätzliche Details zum Master-Prozess wie z. B. automatische und manuelle Fehlerbehandlung, Wiederaufnahme des Prozesses im Falle eines Fehlers, Protokollierungen und Berichterstellung, Berechtigungsverwaltung und alle anderen relevanten Informationen in Bezug auf Sicherheit oder Funktion gehören ebenfalls in das Dokument. Auch sollten alle Entwicklungsdetails und alle relevanten Entwicklungselemente dokumentiert werden.

Prozessfreigabe und Berechtigungen

Das Lifecycle Management umfasst in dieser Phase des Projekts die Freigabeschritte für die nächste Projektphase. Nach erfolgreicher Evaluation gibt der Process Owner den Prozess zur Automatisierung frei. Der verantwortliche Projektleiter bereitet dann alle für die RPA-Entwicklung notwendigen Schritte vor, stellt das RPA-Team zusammen und führt eine Kosten-Nutzen-Analyse durch. Da an einem RPA-Projekt viele Akteure beteiligt sind, die unterschiedliche Aufgaben ausführen – von Prozessanalysten über Bot-Entwickler bis hin zu IT-Administratoren – ist ein sehr detailliertes und flexibles Rollen- und Rechtekonzept nötig, das Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte festlegt und verwaltet. So wird eine kontrollierte und phasenübergreifende Zusammenarbeit aller am Entwicklungsprozess beteiligten Personen gewährleistet.

Phase 2 - Design

Die Desigphase beginnt mit der Abbildung des Geschäftsprozess als Flussdiagramm in der grafischen Standardsprache Business Process Model Notation (BPMN). Ein RPA-Recorder erfasst alle zu automatisierenden Benutzeraktivitäten Schritt für Schritt und wandelt alle erfassten Benutzeraktivitäten in einen separaten BPMN-Flow um. Diese benutzerfreundliche Aufzeichnungsfunktion beschleunigt die Bot-Entwicklung erheblich. Das Flussdiagramm visualisiert die einzelnen Schritte des Prozesses und bildet das Gerüst für die anschließende RPA-Implementierung. In das Flussdiagramm können auch manuelle Benutzeraufgaben für beaufsichtigte Bot-Operationen aufgenommen werden. Nach der Modellierung des Prozesses wird er mit detaillierten Informationen für die Entwicklung der RPA-Bots versehen. Die einzelnen erfassten RPA-Anforderungen werden anschließend im übergeordneten Prozess zusammengeführt.

Phase 3 - Entwicklung

Jetzt sind die Bot-Entwickler am Zuge: Für jede Bot-Aufgabe im BPMN-Prozess muss ein RPA-Workflow auf Basis der vorab erfassten RPA-Anforderungen erstellt werden. Funktionstests für jeden Schritt und Bot-Workflow gewährleisten eine qualitativ hochwertige Bot-Entwicklung. Am Ende der Build-Phase wird für jede Bot-Aufgabe des BPMN-Prozesses ein RPA-Workflow implementiert und noch einmal getestet. Während des gesamten Entwicklungsprozesses muss gewährleistet sein, dass die Entwickler kontinuierlich nach dem Best Practice-Prinzip arbeiten. Häufige und gründliche Code-Reviews sind ein Muss, um die geforderte Qualität der entwickelten Bots zu garantieren. Voraussetzung für die erfolgreiche Entwicklung einer Automatisierungslösung ist es, dass alle Anforderungen an die Automatisierung genau verstanden werden, damit die Lösung optimal gestaltet und reibungslos in den bestehenden Prozessablauf integriert werden kann.

Phase 4 - Test

Für jede erstellte Komponente sollte ein gründlicher Test durchgeführt werden, um die Integration zu erleichtern und das Debugging zu verkürzen. Typischerweise sollten diese Arten von Tests in einer eigenen Testumgebung ausgeführt werden. Das REFramework von UiPath enthält beispielsweise einen Test-Framework-Ordner, in dem alle Testdateien abgelegt werden sollten. Das hilft, um eine Sequenz mit vielen Dateien automatisch testen zu können und so kleine Integrationen zwischen Komponenten auszuprobieren. Am Ende jedes Tests wird ein Bericht erstellt.

Wie jede Software wird auch die vollständig implementierte Prozessautomatisierung getestet, bevor sie für den Betrieb freigegeben wird. Dazu durchläuft der RPA-Prozess verschiedene Testpläne, die realen Szenarien entsprechen. Bei fehlhaften Tests geht der Prozess zurück in die Entwicklung. Ein automatisch generiertes Analysepaket hilft den Entwicklern bei der Fehlerbehebung. Waren alle Tests erfolgreich, wird der Bot für den Betrieb freigegeben.

Phase 5 - Betrieb

Ist der Bot für den Einsatz im Betrieb bereit, wird festgelegt, wann und wie oft der Bot ausgeführt werden soll. Die Arbeit aktiver Bots kann für z.B. während des Betriebs per Livestream in Echtzeit verfolgt und über Dashboards auf einen Blick analysiert werden.

Phase 6 - Monitoring

Der voraussichtlich letzte Schritt im Lifecycle Management ist das Monitoring der im Betrieb laufenden Automatisierungslösung. Hier werden alle notwendigen Prozesse und Systeme kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass das System reibungslos funktioniert. Regelmäßige Wartungsarbeiten sorgen dafür, dass mögliche Probleme gar nicht erst auftreten und im Falle eines Falles schnell behoben werden können und die Automatisierungstechnologie einwandfrei funktioniert. Neben der Funktionalität muss auch die Leistung der Lösung, z. B. Durchsatz und Qualität, kontinuierlich überwacht und optimiert werden, damit sie den Anforderungen des Kunden entspricht.

Eine regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Lösung ist ein weiterer wichtiger Aspekt des Lifecycle Managements. Neben der Software ist aber auch eine regelmäßige Wartung der physischen Hardware erforderlich, um das Steuerungssystem während seiner gesamten Lebensdauer in der Einrichtung zu unterstützen. Die Entwicklung eines Ersatzteilbestands für aktuelle Systeme kann auch zur Reduzierung der Ausfallzeiten bei Hardwarefehlern beitragen. Das alles setzt aber voraus, dass das Wartungs- und Betriebspersonals kontinuierlich geschult wird, um diese Aufgaben tatsächlich professionell erledigen zu können.

Phase 7 - Stilllegung

Wird ein Prozess nicht mehr benötigt, was durchaus vorkommen kann, muss die Automatisierungstechnologie stillgelegt werden. Auch hier ist ein strukturierter Ansatz erforderlich. Ein detaillierter Plan garantiert, dass alle Ressourcen ordnungsgemäß freigegeben werden und dass keine Daten verloren gehen.

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Fazit

Prozesse schnell irgendwie und irgendwo zu automatisieren, ist möglich, aber nicht sehr effektiv. Das Lifecycle Management von Automatisierungslösungen ist aus technologischer Sicht von entscheidender Bedeutung, um den Erfolg des Automatisierungsprojekts zu garantieren. Es bezieht sich auf jede Phase des Lebens eines Bots und soll sicherstellen, dass der Bot den erwarteten Mehrwert für das Unternehmen liefert. Viele Misserfolge in Automatisierungsprogrammen lassen sich auf ein suboptimales Lifecycle Management zurückführen.

Milad Safar
Milad Safar

Managing Partner und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zum Themenfeld Digitalisierung

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