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RPA oder API? Das ist nicht die Frage

Gemeinsam zu einem höheren Automatisierungsgrad

Es gibt die unterschiedlichsten Gründe, warum Unternehmen sich für die Digitale Transformation entscheiden. Sei es, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, wertvolle Ressourcen besser zu nutzen oder den Kundenservice zu optimieren. Je nach Anwendungsfall gibt es die unterschiedlichsten Automatisierungsansätze. Neben den Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) und Robotic Process Automation (RPA) kommt zunehmend auch die Verwendung einer Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) ins Spiel. Angesichts der Vielzahl an Automatisierungsmöglichkeiten steigt auch die Verwirrung, welche die richtige Lösung ist. Was viele Unternehmen nicht auf dem Schirm haben, ist, dass sie beide Technologien – RPA und API – für ihre Digitale Transformation in Betracht ziehen sollten. Denn sowohl RPA als auch API sind so konzipiert, dass sie menschliche Eingriffe vermeiden und sich wiederholende Prozesse rationalisieren – jedoch für unterschiedliche Szenarien.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die durch Nachahmung menschlicher Handlungen darauf abzielt, eine bestimmte Aufgabe oder Prozesse automatisiert auszuführen. RPA kann einen Geschäftsprozess schnell und einfach modellieren, indem die menschliche Aktion auf einer Benutzeroberfläche aufgezeichnet und emuliert wird. Dabei befolgt der Bot eine Reihe vorgegebener Schritte, um diese Aufgabe zu erledigen. Automatisiert heißt in diesem Zusammenhang, dass die Aufgabe vollständig vom Bot ohne Eingriffe durch den Menschen erledigt wird. RPA spart den Unternehmen Zeit und Kosten, indem es langweilige und mühsame manuelle Aufgaben repliziert, die bisher von Menschen ausgeführt wurden.

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Was ist API-Integration?

Dieser Umstand soll durch das Cognitive Computing revolutioniert werden. Vor allem der Einsatz von Mustererkennung sowie des maschinellen Lernens soll dazu beitragen Rohdaten auszuwerten. Interaktionen der Vergangenheit und Sensordaten aus dem direkten Umfeld können in die Auswertungen mit einbezogen werden. Die Analysen werden anschließend in Echtzeit mit Menschen und IT-Systemen geteilt, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen. Somit werden entsprechende Systeme selbstlernend und „intelligent“.

Vorteile von RPA

Ein wesentlicher Vorteil von RPA ergibt sich aus der Tatsache, dass Unternehmen die Technologie implementieren können, ohne Änderungen an den bestehenden Systemen vornehmen zu müssen. RPA bedient sich eines Drag-and-Drop-Ansatzes und vorgefertigter Komponenten, um eine Integration zu erreichen. Da RPA auf bereits institutionalisierte Prozesse angewendet wird, hat RPA eine hohe Erfolgsquote. Als reine Oberflächenautomatisierung auf der Ebene der Benutzeroberfläche ist RPA schneller und einfacher auch für weniger erfahrene Benutzer zu realisieren als eine API-Integration. Damit bietet sich RPA für die Integration von Anwendungen an, die keine API bereitstellen, wie beispielsweise viele Legacy-Systeme, ob kommerzielle Software oder selbst entwickelte Anwendungen. Hier hilft die Fähigkeit von RPA weiter, menschliche Interaktionen mit Legacy-Systemen zu simulieren. Auf diese Weise ermöglicht es RPA, diese Systeme in Automatisierungs- und Modernisierungsbemühungen einzubeziehen, anstatt sie zu ersetzen. RPA bietet dabei kurzfristig schnelle Erfolge und einen signifikanten Return on Investment (RoI).
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Kostensenkung

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Qualitäts­steigerung

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Mitarbeiter­entlastung

Nachteile von RPA

RPA kann als eine Form der Rationalisierung angesehen werden. Es kann zwar bereits bestehende Prozesse verschlanken. Aber es kann sie nicht unbedingt verbessern. Da RPA-Bots auf die Benutzeroberfläche angewiesen sind, um ihre Aufgaben zu erledigen, können Fehler gemacht werden, wenn sich etwas an der Benutzeroberfläche ändert. Alle regulatorischen Änderungen innerhalb von Geschäftsprozessen erfordern auch eine Änderung an den RPA-Bots. Die viel gepriesenen Drag-and-Drop-Optionen stoßen dann an ihre Grenzen, wenn ein komplexer Prozess automatisiert werden soll. Dann ist eine Programmierung unumgänglich. Wenn man über RPA spricht, muss man fairerweise die Sicherheit von RPA thematisieren. Denn die Risiken reichen von externer Cybersicherheit bis hin zum internen Umgang mit sensiblen Daten, unklaren Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation. Bots benötigen Zugriff auf mehrere Systeme, normalerweise mit denselben hartcodierten Anmeldeinformationen. Damit öffnet sich ein Einfallstor für Angreifer, die die Bots anschließend manipulieren können.

Vorteile von API

Da viele moderne Softwareanwendungen ihre APIs veröffentlichen, ist es einfach, Konnektoren zu erstellen, die diese Anwendungen integrieren. APIs werden für ihre Echtzeit-Konnektivitätsvorteile gelobt, da sie sich schnell und effizient mit Partner- und SaaS-Anwendungen verbinden können. APIs bieten einen einfachen, aber flexiblen und skalierbaren Ansatz, um Unternehmen die Digitalisierung zu ermöglichen. Längst gelten sie nicht mehr nur als bescheidene technische Schnittstellen. In ihren verschiedenen Erscheinungsformen erleichtern sie die Externalisierung des Unternehmens und vereinfachen die Integration von digitalen Vertriebs-, Marketing- und Handelskanälen in etablierte Geschäftsprozesse und -modelle. API-Verwaltungstools sind in der Lage, komplexere Daten- und Anwendungsintegrationsprobleme ohne viele Benutzereingriffe oder hohe Wartungsaufwände zu bewältigen. Eine API enthält eine gut definierte Software-zu-Software-Schnittstelle. Darüber können Anwendungen autonom miteinander interagieren und im Vergleich zu RPA mit riesigen Datenmengen umgehen. Damit sind APIs für die Integrationsinfrastruktur, die zur Unterstützung digitaler Geschäftsinitiativen erforderlich ist, von zentraler Bedeutung.

Nachteile von API

Eine API-Integration ist oft zeitintensiv und komplex und übersteigt vielfach die Kernkompetenzen der IT. Denn das Einrichten von API-Integrationen erfordert immer Codierung und Entwicklung. Entwickler sehen sich damit konfrontiert, eine große Anzahl von Funktionen und Variationen über verschiedene APIs in einer zusammenhängenden Schicht zu konsolidieren. APIs sind eine Sammlung von Programmiermethoden, die von Entwicklern bei Bedarf aufgerufen werden können. Um sie verwenden zu können, muss der Entwickler die Punkte verbinden und die API-Methodenaufrufe verketten, damit sie ein bestimmtes Geschäftsproblem lösen können. Um ein ähnliches Ergebnis wie bei einer RPA zu erzielen, ist viel Aufwand erforderlich, da die API-Methodenaufrufe manuell koordiniert und orchestriert werden müssen, um einen Mehrwert zu erzielen. Und mit jeder neuen API stehen Entwickler vor der neuen Herausforderung, zu bestimmen, wie sie funktioniert und welchen Wert ihr Entwicklungsaufwand bringt. Vielen IT-Teams fehlt einfach die erforderliche Bandbreite, um Integrationen mit APIs verschiedener Produkte und Dienste einzurichten und gleichzeitig mit anderen Prioritäten zu jonglieren, was zu Engpässen führt. Im Falle kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) ist der Vorschlag, dedizierte und qualifizierte Ressourcen zur Unterstützung der Integrationsanforderungen bereitzustellen, nicht attraktiv und übersteigt manchmal deren IT-Budgets.

Unterschied zwischen RPA- und API-Integration

RPA interagiert im Allgemeinen über die Schnittstelle mit dem Frontend einer Anwendung wie ein normaler Mensch. APIs interagieren dagegen mit der Anwendung über ein Backend. Im Gegensatz zu einer API ist die Entwicklung eines RPA-Bots wesentlich zeitsparender, da eine API von Grund auf neu erstellt werden muss, was nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet. Dagegen sind die Wartungskosten und der Wartungsaufwand für eine API wesentlich geringer als bei einer RPA Implementierung. Und während die Implementierungskomplexität bei RPA wesentlich niedriger ist, ist die Skalierbarkeit einer API-Lösung wesentlich höher.

Nicht gegeneinander, sondern miteinander

Bei der Wahl zwischen RPA und API ist letztendlich die grundlegende Verfügbarkeit ein wichtiger Aspekt. Die Verfügbarkeit einer API, einer nativen Integration oder eines Anwendungsquellcodes ist für traditionelle, IT-gesteuerte Integrationsmethoden oder Webservice-Aufrufe unerlässlich. Im Gegensatz dazu ist eines der Unterscheidungsmerkmale von RPA seine Fähigkeit, unabhängig von der Verfügbarkeit von APIs nahtlos auf mehreren Anwendungen und Paketlösungen zu laufen. Daher gilt RPA als kostengünstige Lösung, wenn man sich nicht auf einen API- oder Webservice-Aufruf verlassen kann. Zunehmend verschwimmen aber die Grenzen zwischen API-Integration und RPA, da diese Technologien ineinander eindringen und sich gegenseitig befruchten. Denn es gibt durchaus auch Workflows, bei denen sowohl RPA als auch APIs für die Integration verwendet werden können. Dies ist z. B. der Fall, wenn RPA eine Reihe von Aufgaben automatisiert und APIs den Zugriff auf Daten aus On-Premise- oder SaaS-Anwendungen ermöglichen, um einen höheren Automatisierungsgrad zu erreichen. 

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UiPath macht´s vor

Das dieser Weg Zukunft hat, zeigt auch die Akquise der API-Integrationsplattform Cloud Elements durch UiPath. Während sich Bots normalerweise nur auf die Benutzeroberfläche verlassen, um Geschäftsanwendungen zu automatisieren, bietet UiPath seinen Kunden jetzt die Möglichkeit, Automatisierungs-Bots zu erstellen, die nicht nur die Benutzerschnittstelle einer Anwendung, sondern auch deren API verwenden. Dieser API-basierte Ansatz eignet sich besonders zur Automatisierung von Anwendungen, die regelmäßig aktualisiert werden. Denn wenn sich die Benutzeroberfläche einer Anwendung durch Aktualisierung ändert, müssen in der Regel auch alle Automatisierungs-Bots geändert werden. APIs ändern sich im Gegensatz dazu nicht bei jeder Aktualisierung.

Fazit:

Am Ende des Tages ist RPA versus APIs keine Entweder-oder-Wahl. Entwickler benötigen ein Arsenal an Tools und Ansätzen, um die Optimierung ihrer aktuellen Infrastruktur mit der Modernisierung und Innovation, die für das Wachstum des Unternehmens erforderlich sind, in Einklang zu bringen. APIs und RPA sind dabei nützliche komplementäre Ansätze für die Automatisierung. Anstatt über RPA und APIs zu diskutieren, ist es für Unternehmen besser, sie für Anwendungsfälle zu verwenden, die für jeden von ihnen jeweils besser geeignet sind. Für eine tiefe Anwendungsintegration, bei der eine API verfügbar ist und das Unternehmen über die erforderlichen Integrationsfähigkeiten verfügt, ist eine API-Integration der richtige Weg. Wenn es darum geht, eine Reihe alltäglicher, sich wiederholender Aufgaben zu automatisieren, ist RPA aufgrund der schnelleren Implementierung und der geringeren Betriebskosten die bessere Option.

Milad Safar

Managing Partner und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zum Themenfeld Digitalisierung

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