Immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen räumen bei ihren Initiativen zur digitalen Transformation der Automatisierungstechnologie Priorität ein, um die Effizienz, Transparenz und Genauigkeit der im gesamten Unternehmen verbreiteten Informationen zu steigern. Dazu soll die Automatisierung von Geschäftsprozessen die Schritte in einem Workflow beschleunigen und gleichzeitig menschliche Fehler verringern. Die digitale Prozessautomatisierung erfüllt die komplexen Geschäftsanforderungen und bietet gleichzeitig eine flexible Lösung für die schnelle Entwicklung und Bereitstellung automatisierter kundenorientierter Anwendungen.
Was verbirgt sich hinter Digital Process Automation (DPA)?
Unter Digitale Process Automation (DPA) versteht man die Digitalisierung von Prozessen und Systemen und die Automatisierung des Informationstransfers. Sie baut auf dem traditionellen Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management – BPM) auf, um Unternehmen bei der Transformation von End-to-End-Prozessen und der Bereitstellung einer unternehmensweiten digitalen Transformation zu unterstützen. Bei der digitalen Prozessautomatisierung werden Prozesse und Systeme digitalisiert und anschließend die Informationsübertragung automatisiert, damit jeder Mitarbeiter Zugriff auf alle Informationen und Daten hat, die er für die erfolgreiche Ausübung seines Jobs benötigt. Die digitale Prozessautomatisierung verbessert die allgemeine Effektivität und Effizienz im Unternehmen, indem sie Arbeitsabläufe vervollständigt und optimiert, die normalerweise eine Form der menschlichen Interaktion erfordern. Im Fokus der Automatisierung stehen Aufgaben, um das Kundenerlebnis und den Informationsstand, der den Mitarbeitern beim Kundenkontakt zur Verfügung stehen sollte, zu verbessern.
Die digitale Prozessautomatisierung stellt die Weiterentwicklung der traditionellen BPM-Technologien dar. BPM stellt sicher, dass die Infrastruktur der Geschäftsprozesse einer Organisation solide ist und strafft die Geschäftsprozesse für maximale Effizienz und Kosteneindämmung. Die digitale Prozessautomatisierung entstand aus dem Bedürfnis von Organisationen, Geschäftsprozesse als Teil umfassender digitaler Transformationsinitiativen zu automatisieren, die sich auf die Verbesserung des Kundenerlebnisses und nicht auf die Eindämmung der Kosten konzentrieren.
Das soll nicht heißen, dass Kosteneinsparungen keine Rolle mehr spielen, sie stehen bei der digitalen Prozessautomatisierung nur nicht im Vordergrund, wie dies bei BPM der Fall ist. Während sich BPM typischerweise auf die Rationalisierung der Kerngeschäfte eines Unternehmens konzentriert, um die End-to-End-Effizienz und Compliance zu verbessern, zielt DPA darauf ab, Geschäftsprozesse auf Kunden, Lieferanten und Partner auszudehnen und die Interaktion mit dem Unternehmen zu erleichtern.
Was sind typische Einsatzgebiete von DPA?
Typische Beispiele für Prozesse, die eine digitale Prozessautomatisierung erfordern, sind Bereiche wie Kundenbindung, Kredite, Angebote und Preisgestaltung. Wenn diese Prozesse effektiv und auf eine Weise automatisiert werden, die ständig weiter verbessert werden kann, eröffnet sich damit für Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil. Mit digitaler Prozessautomatisierung sind Unternehmen in der Lage, sich kundenorientierter und reaktionsschneller aufzustellen. In dem Maße, wie das Betriebsmodell durch die digitale Prozessautomatisierung intelligent wird, wird die Einführung von Produktinnovation erleichtert.
Digitale Prozessautomatisierungsmetriken sind beispielsweise in der Lage, den Erfolg eines Produktes zu messen und bei Anstieg die Produktion schnell zu skalieren, um den Gesamtumsatz des Unternehmens zu steigern, bzw. bei mangelnder Akzeptanz die Produktion einzustellen, um Verluste zu vermeiden. Ermöglicht wird dieser Ansatz durch eine organisations-, personen- und prozessübergreifende Automatisierung.
DPA erhöht die Prozessgenauigkeit und unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, indem es Situationen ausschließt, in denen einzelne Prozessschritte übersprungen oder ausgelassen werden. Jede Aktion wird automatisch protokolliert und liefert Metadaten, mit denen die Einhaltung der Vorschriften in einem internen oder externen Audit-Szenario nachgewiesen werden kann.
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Wie können Unternehmen von DPA profitieren?
Die digitale Geschäftsautomatisierung münzt inneffektive und ineffiziente Geschäftsprozesse in einen Wettbewerbsvorteil um. Der Schlüssel zur digitalen Prozessautomatisierung liegt dabei in der Idee, dass jede Verbesserung, die ein Unternehmen vornimmt, im Hinblick auf die Kunden erfolgen muss. Grundlage der digitalen Prozessautomatisierung ist damit immer die Erkenntnis, was die Kunden wollen und was sie und die Teams, die sie bedienen, wissen müssen.
Durch den Einsatz von DPA müssen Mitarbeiter keine Zeit mehr damit vergeuden, ihre Arbeitsabläufe an sich ständig ändernden Workflows anzupassen. Durch die digitale Prozessautomatisierung wird den Mitarbeitern zudem der Zeitdruck für die Erledigung einer Aufgabe und damit der Erledigungsstress genommen. Stressfreie Mitarbeiter erzielen bessere Ergebnisse, da sie Zeit haben, Methoden und ihre Arbeitsschritte sorgfältiger zu überdenken.
Mit Hilfe von Maschinellem Lernen und Künstlicher Intelligenz erreicht DPA eine höhere Präzision in der Prozessausführung, indem die Ursachen für das Verlegen oder den Verlust von Informationen, die für die Genauigkeit von Schritten innerhalb eines Prozesses oder einer Funktion wesentlich sind, eliminiert werden. Die Digitalisierung von Prozessen ermöglicht es einer Organisation, Ziele bei Bedarf schnell abzupassen.
Wann benötigen Unternehmen DPA?
Typischerweise wird DPA beim Kunden-Onboarding oder bei Bestellungen und Kreditgenehmigungen eingesetzt. Sie wird auch verwendet, um die Workflow-Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. DPA vereinfacht und glättet bei komplizierten Workflow-Prozessen die Übergänge zwischen den einzelnen Prozessschritten. Beispielsweise verhindert DPA, dass die steigende Papierflut beim Onboarding von Kunden das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter senkt. Durch ein automatisiertes Ausfüllen von Formularen und die automatisierte Information an alle Beteiligten über den Stand des Onboarding-Prozesses kann dieser Prozess vereinfacht und können Fehler minimiert werden.
Organisationen können DPA dazu verwenden, um veraltete Prozesse zu reparieren, zu optimieren und zu standardisieren. Die Reduzierung manueller Arbeit trägt zu einer Kostenoptimierung, Effizienzsteigerung und Risikominimierung bei und stellt sicher, dass jeder Prozessschritt mit den relevanten Unternehmensrichtlinien und Vorschriften übereinstimmt.
Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können Workflows entwickelt werden, die Prozessabläufe wie Erinnerungen, Genehmigungen und Eskalationen von Anfang bis Ende nach leistungsfördernden Geschäftsregeln orchestrieren. Maßgeschneiderte, funktionsrelevante Formulare können Papierdokumente und manuell aktualisierte Tabellenkalkulationen ersetzen. Diese Formulare können über eine moderne Benutzeroberfläche für Prozessanwendungen administriert und mit Workflows verbunden werden, um Daten aus Systemen verschiedener Geschäftszweige zu erfassen und zu verarbeiten, ohne dass es zu einem Bruch in der Formularverarbeitung kommt.
Mit DPA automatisierte Berichte zur Anwendungsnutzung helfen Managern, Engpässe zu identifizieren, die Teamleistung zu verfolgen und sogar spezifische Entscheidungen zu überwachen, die Teil eines jeden Prozesses sind. DPA kann Unternehmen damit bei der Einhaltung von Compliance-Verpflichtungen helfen. Eine DPA-Plattform der Enterprise-Klasse bietet der IT-Abteilung auch die Möglichkeit, das Unternehmen durch eine automatisierte Governance-Kontrolle zu unterstützen.
Was unterscheidet DPA von RPA?
Die digitale Prozessautomatisierung wird immer wieder mit einem anderen ähnlichen Begriff verwechselt: der robotergestützten Prozessautomatisierung. Robotic Process Automation (RPA) verfolgt das Ziel, die Notwendigkeit zur wiederholten, manuellen Bearbeitung von Aufgaben zu eliminieren, während sich DPA mehr auf die Automatisierung von Prozessen zur Optimierung von Arbeitsabläufen konzentriert. Folglich können sich DPA und RPA gegenseitig ergänzen und gleichzeitig in derselben Umgebung arbeiten.
Im Gegensatz zu RPA-Bots sind DPA-Lösungen nicht darauf ausgelegt, Aufgaben, die durch menschliche Arbeit erledigt werden, vollständig zu ersetzen. DPA zielt zwar auf eine Rationalisierung, aber auch auf eine dynamischere Automatisierung der Customer Journey ab, wobei die eigentliche Ausführung der Arbeit immer noch weitgehend vom Kundenbetreuer abhängt.
Eine erfolgreiche digitale Transformationsstrategie kombiniert idealerweise RPA und DPA zur Unterstützung einer umfassenden, durchgängigen Prozessautomatisierung, die prozessuale Strukturlücken schließt und es Organisationen ermöglicht, ein höheres Maß an Effizienz zu erreichen, um menschliche Arbeitskräfte für kundenzentrierte Arbeit freizusetzen, die Intuition und kreatives Denken erfordert.
Fazit
DPA bildet eine Brücke zwischen Systemen und Anwendern und vereinfacht Workflows, sodass manuelle Geschäftsprozesse ersetzt werden. Da die Kernaufgabe von DPA im Aufbau von Workflows zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit digitalisiertem Input besteht, ist DPA auf eine Vielzahl von Prozessen in Unternehmen anwendbar. Dabei ist DPA ein anpassungsfähiges Rahmenwerk zur Automatisierung von Prozessen und Aufgaben mit dem Schwerpunkt auf Geschwindigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Durch die Verbindung und Automatisierung unterschiedlicher Prozesse und Systeme erhöht sich die operative Effizienz.
