Daten sind die Bausteine eines Unternehmens. Ihre Verarbeitung beeinflusst ganz entscheidend die Effektivität des täglichen Arbeitsablaufs einer Organisation. Aber in den meisten Unternehmen liegen diese Daten nur in Papierform vor. Die größte Herausforderung besteht darin, diese Dokumente in einer intelligenten Weise zu nutzen, die für den Unternehmenserfolg am relevantesten und effektivsten ist. Aber auch dann, wenn die Dokumente digitalisiert sind, bleibt die manuelle Analyse ihres Inhalts die Regel – sei es, um Kundenanfragen zu überwachen, die an eine generische E-Mail-Adresse gesendet werden, lokal ausgestellte Verträge mit Unternehmensvorlagen zu vergleichen oder Schlüsselinformationen aus Mietverträgen zu extrahieren. Innovative Technologien, die mit trainierten Algorithmen arbeiten, ermöglichen es aber mittlerweile, digitale Dokumente und Papierdokumente zu scannen, zu lesen und zu verstehen. Das Zauberwort heißt Intelligent Document Processing (IDP).
Was ist Intelligent Document Processing?
Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist die technologische Fähigkeit, unstrukturierte Daten aus verschiedenen Dokumentationsquellen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören beispielsweise digitalisierte Dokumentenbilder, PDFs, Textverarbeitungsdateien oder Online-Formulare. IDP verwendet Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) wie Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP), Optical Character Recognition (OCR), Intelligent Character Recognition (ICR) und Workflow-Automatisierung, um menschliche Fähigkeiten beim Identifizieren, Kontextualisieren und Verarbeiten von Dokumenten nachzuahmen. Im zweiten Schritt ermöglichen diese Technologien dann, vordefinierte Aktionen wie die Klassifizierung in Kategorien, das Extrahieren von Schlüsselinformationen aus mehreren Dokumenten und Datenquellen, das Routing und den Export der Ausgabe in nachgelagerte Anwendungen zu automatisieren. IDP wandelt gescannte Dokumente, Rechnungen und E-Mail-Anhänge in ein kategorisiertes und maschinenlesbares Format um, das andere Softwaretools verstehen und verwenden können. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, diese Dokumente manuell zu transkribieren. Typischerweise wird eine IDP-Lösung über APIs mit zusätzlichen Automatisierungslösungen verbunden.
Was intelligente Dokumentenverarbeitung nicht ist
Vielfach wird IDP mit Robotic Process Automation (RPA) oder OCR verwechselt. Auch dann, wenn IDP einige Merkmale mit diesen beiden Prozessen aufweist, gibt es doch gravierende Unterschiede. Im Gegensatz zu OCR, das Text von bitonalen Bildern in ein maschinenlesbares Format umwandelt, geht IDP einen Schritt weiter, indem es auch unstrukturierte Inhalte in verwertbare Daten umwandeln kann. Und auch wenn RPA und IDP digitale Technologien zum Extrahieren von Informationen sind, unterscheiden sich RPA und IDP durch die Eigenschaften der KI von IDP, da diese Lösungen für komplexere Aufgaben bereitstellen kann. Während RPA regelbasiert arbeitet und eine entsprechende Programmierung zur Ausführung seiner Aufgaben erfordert, ist für die auf KI basierende intelligente Dokumentenverarbeitung kein regelbasierter Ansatz zum Extrahieren von Daten erforderlich. Zudem lernt und verbessert sich IDP im Gegensatz zur RPA mit jeder Anwendung.
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Breite Technologiebasis
Zu den technologischen Säulen von IDP gehören im Wesentlichen KI-Technologien wie ML, OCR, ICR, NLP und Computer Vision (CV). Dies bedeutet, dass spezifische Implementierungen von IDP im Laufe der Zeit intelligenter, schneller und genauer werden.
Machine Learning (ML)
ML beschäftigt sich mit dem Erstellen, Trainieren und Bereitstellen von Softwaremodellen, die den menschlichen Intellekt nachahmen. Mit Hilfe von ML können die Modelle eigene Urteile und Vorhersagen treffen, sobald sie anhand umfangreicher historischer Daten trainiert wurden. Dadurch lernen die Modelle, Bildinformationen zu „verstehen“ und untersuchen wie Menschen die Bedeutung von Textinformationen.
Optische Zeichenerkennung (OCR)
OCR ist die Technologie, die gescannte Bilder von gedrucktem oder maschinengeschriebenem Text übersetzt und diese Scans in maschinencodierten Text umwandelt, der von anderen Softwarelösungen verstanden und verwendet werden kann, z. B. von Robotic Process Automation (RPA). Die Verwendung verschiedener OCR-Engines ist ein wesentliches Merkmal von IDP. Mehrschichtige Verfahren, bei denen die Leistung mehrerer Maschinen kombiniert wird, erreichen eine nahezu perfekte Genauigkeit.
Intelligente Zeichenerkennung (ICR)
ICR ist die nächste Stufe von OCR. Denn ICR ist in der Lage, auch Handschriftenstile und verschiedene Schriftarten zu erkennen und zu verstehen. ICR ist ein Beispiel dafür, dass durch die fortschreitende Technologieentwicklung im Bereich der Zeichenerkennung Genauigkeit und Erkennungsraten weiter steigen.
Natural Language Processing (NLP)
Bei der Verarbeitung natürlicher Sprache geht es darum, aus unstrukturierten Daten Zusammenhänge zu verstehen, zu extrahieren und zu verarbeiten. Dabei kann es sich um Kontext im Sinne der Kennzeichnung bestimmter Daten (z. B. Entitäten, Namen, Merkmale), das Verständnis von Synonymen oder auch um branchen- oder sprachspezifische Begriffe und Akronyme handeln. Dabei bedient sich NLP verschiedener Techniken wie Sentimentanalyse, Deep Learning, Wortart-Tagging, Named-Entity-Tagging und merkmalsbasiertes Tagging, um die Datenermittlung zu beschleunigen. Vielfach wird auch NLP mit OCR kombiniert, um die Genauigkeit zu verbessern.
Computer Vision (CV)
Computer Vision ist eine KI-Technologie, die sich mit dem Verstehen und Extrahieren von Bedeutungen aus digitalen Bildern befasst. CV kann das Layout eines Dokuments analysieren, um Daten aus Nicht-Text-Elementen wie Tabellen oder Grafiken zu identifizieren und zu extrahieren.
Computer-Vision-Algorithmen vereinfachen die Bildverarbeitung und bereiten ein Dokument sowohl für optimale OCR/ICR als auch für die Aufbewahrung vor.
Wie funktioniert intelligente Dokumentenverarbeitung?
Relevante, wesentliche Geschäftsdaten haben in vielen Fällen die unangenehme Eigenschaft, in halb- oder unstrukturierten Formaten vorzuliegen. Das erforderte in der Vergangenheit eine manuelle Be- und Verarbeitung, um die gewünschten Daten zu identifizieren und zu extrahieren. Dabei gilt: Je größer die Anforderungen an die Dokumentationsverarbeitung, desto höher die Investitionen in Arbeitskräfte, um die Arbeit zu erledigen.
Verarbeitung aller Arten von Dokumenten
IDP eröffnet Unternehmen einen Weg, den gesamten Verarbeitungsprozess von Dokumenten zu digitalisieren und zu automatisieren. IDP-Software kann Daten aus allen Arten von Dokumentationen erfassen und analysieren, einschließlich parsbarer PDFs, Geschäftsformulare, E-Mails, Scans, Smartphone-Bilder und anderer Mixed-Media-Dokumente wie JPG-Dateien. Dabei scannt IDP alle Arten von Dokumenten, identifiziert alle relevanten Daten, extrahiert, organisiert und klassifiziert sie und überträgt sie schließlich in die entsprechenden Backoffice-Systeme.
IDP konzentriert sich dabei im Wesentlichen auf drei Prozessschritte:
Schritt 1: Klassifikation
Im ersten Schritt wird das Dokument klassifiziert, die Art des zu bearbeitenden Dokuments sowie der Anfang und das Ende des Dokuments bestimmt. Beim Dokumenttyp kann es sich um ein elektronisches Dokument oder ein Papierdokument handeln. Diese Klassifizierung erfolgt mit Hilfe der OCR-Technologie und maschinellen Lernalgorithmen. Die OCR-Software erkennt die Zeichen und Symbole in einem Dokument, scannt Bilder und Fotos und ist in einer Vielzahl von Sprachen geschult, um die Daten zu interpretieren, die sie aus dem Dokument scannt.
Schritt 2: Extraktion
Sobald das Dokument klassifiziert ist, besteht der nächste und wichtigste Schritt darin, die gewünschten Informationen aus dem Dokument zu extrahieren. Die gesammelten Informationen werden entweder in die erforderliche Datenbank eingegeben oder entsprechend für die zukünftige Verwendung gespeichert. Die Datenextraktion wird durch Mustervergleichswerkzeuge unterstützt. Diese Tools identifizieren bestimmte Daten im Dokument und präsentieren sie in einem leicht zugänglichen, digitalen Format.
Schritt 3: Datenexport
Im letzten Schritt werden die Informationen automatisch in Geschäftsprozesse oder Workflows exportiert und für die sofortige Verwendung zur Verfügung gestellt, um schnelle Maßnahmen zu ergreifen oder dem Kunden einen effizienten Service zu bieten.
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Vorteile intelligenter Dokumentenverarbeitung
Die manuelle Dokumentenverarbeitung ist ein zeitintensiver Prozess, der viele Personalressourcen bindet. IDP kann die Datenerfassung eines Unternehmens durch Lesen, Analysieren und Konvertieren von Dokumenten in strukturierte, durchsuchbare und organisierte Daten optimieren. Auf diese Weise kann die intelligente Dokumentenverarbeitung erhebliche Kosten- und Zeiteinsparungen generieren. Damit ist IDP ein leistungsstarkes Mittel, um die betriebliche Effizienz erheblich zu verbessern und gleichzeitig die Kosten zu senken. Es versetzt Unternehmen auch in die Lage, strategische Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, die aus den unterschiedlichsten Quellen stammen.
Die Verarbeitung verschiedener Arten von Dokumenten mit einer intelligenten, automatisierten Dokumentenverarbeitung hilft Unternehmen,
- die Genauigkeit der Daten zu verbessern, indem sie ML mit menschlicher Validierung kombiniert, um präzise Daten zu erhalten.
- die betriebliche Effizienz zu steigern, indem sie manuelle Tätigkeiten eliminiert und Zeit spart, indem sie Routineaufgaben wie das Vorsortieren und Vergleichen von Dokumenten reduziert.
- sichere, fundierte Entscheidungen durch präzise Daten und analytische Ergebnisse zu treffen.
- einen dokumentenzentrierten Workflow zu realisieren, der in einem strukturierten Format auf gespeicherte Daten zugreift.
- Geschäftsabschlüsse durch reibungslose Dokumenten-Workflows zu beschleunigen,
- die Produktivität durch schnellere Verarbeitungszeiten selbst riesiger Datenmengen zu verbessern.
- die Digitale Transformation im Unternehmen zu unterstützen, indem sie die papierlose Dokumentenverarbeitung und den Datenaustausch zwischen Systemen, Teilen des Unternehmens, Lieferanten und Kunden gewährleistet.
- in Kombination mit anderen Automatisierungslösungen wie z. B. RPA die Automatisierungsbemühungen der Unternehmen zu skalieren.
- durch eine deutliche Verkürzung der Bearbeitungszeit die Arbeits-/Betriebskosten zu senken,
- die Servicequalität zu verbessern, indem sie menschliche Fehler bei der Verarbeitung von Dokumenten ausschließt.
- Informationen an einem sicheren Ort strukturiert zu organisieren und leicht zugänglich zu machen.
- die Compliance zu vereinfachen und den Datenschutz zu wahren, indem sie sensible Daten an einem sicheren Ort speichert, auf den nur autorisiertes Personal zugreifen kann.
Use Cases IDP
Eines der häufigsten Dokumente, die Unternehmen verarbeiten, sind Formulare. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlichster Formulare, die häufig in der Buchhaltung, im Personalwesen, bei Versicherungen, im Marketing, in Kundenbeziehungen und in vielen weiteren Bereichen von Geschäftsprozessen und Kundeninteraktionen verwendet werden. Ein wesentliches Merkmal von Formularen sind die auszufüllenden Datenfelder. Die manuelle Verarbeitung von Formularinformationen ist mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden. Zudem setzt die manuelle Verarbeitung Unternehmen nur schwer kontrollierbaren menschlichen Fehlern und Versehen aus. IDP kann die Verarbeitung unterschiedlichster Formulartypen automatisieren und eine End-to-End-Lösung bereitstellen. Dies umfasst typischerweise das Lesen von Formularen, die Datenidentifikation, die Extraktion, die Organisation und die Datenübermittlung.
Banken und Versicherungen
Die von Banken und Versicherungen angebotenen Produkte und Dienstleistungen stützen sich in den meisten Fällen auf gedruckte und unterschriebene Formulare. Wie schnell und einfach Finanzdienstleistungen den Kunden zur Verfügung gestellt werden, das heißt, wie schnell sie die physischen Daten verarbeiten können, entscheidet über den Ruf einer Bank. Die intelligente Dokumentenverarbeitung verkürzt die Zeit, die zum Auswerten der relevanten Formulardaten bei Versicherungsansprüchen und Kreditanträgen benötigt wird. IDP befreit Bank- und Versicherungsmitarbeiter von der Datenerfassung, -kategorisierung und -extraktion und erlaubt ihnen, sich auf die Bereitstellung maßgeschneiderter Kundenerlebnisse zu konzentrieren.
Hypotheken
Auch im Bereich der Hypothekendarlehen, bei denen es in der Regel um große Geldsummen geht, zählen Formulare (Steuererklärungen, Identitätsnachweise, Gehaltsabrechnungen und Kontoauszüge) zu den wichtigsten Dokumenten. Kreditgeber integrieren jedoch zunehmend automatische Technologien wie IDP zur Verarbeitung von Hypothekendokumenten, um die Effizienz zu steigern, die Betriebskosten zu senken und es ihren Hypotheken-Abteilungen zu ermöglichen, mehr Kredite zu vergeben.
Automatisierung der Betrugserkennung
Eine Schlüsselkomponente des intelligenten Dokumentenautomatisierungsprozesses ist die Betrugserkennung. IDP automatisiert den Prozess der Überprüfung von Kreditnehmerdokumenten und -daten und identifiziert gleichzeitig verdächtige Aktivitäten. Die hinter IDP stehende KI-Technologie kann Inkonsistenzen erkennen und geänderte Informationen in großem Maßstab kennzeichnen, wodurch der gesamte Überprüfungsprozess mit erhöhter Genauigkeit beschleunigt wird.
Buchhaltung
Im Rahmen der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung und Gehaltsabrechnung können mit Hilfe von IDP die Daten aus beliebigen Quellen und in beliebigen Formaten klassifiziert, extrahiert und in das ERP-System oder das Buchhaltungssystem für diese Angelegenheit integriert werden. Es wird dadurch nicht nur die Verarbeitungszeit verkürzt, sondern durch genaue Verarbeitung der Daten werden auch die Risiken von Zahlungsverzug erheblich reduziert.
Gesundheitswesen
Immer noch führen viele Krankenhäuser und Arztpraxen Papierakten mit Aufzeichnungen über mehrere tausend Patienten, die korrumpierbar sind und verlegt werden können. Hier hilft die intelligente Dokumentenverarbeitung, Krankenakten und Krankengeschichte von tausenden von Patienten einfach zu verwalten und ohne das Risiko von Schäden an einem Ort zu speichern. IDP reduziert auch Zeit und Kosten, die mit der manuellen Überprüfung von Patientenakten verbunden sind, wodurch wichtige Ressourcen für die medizinische Versorgung von Patienten nicht vergeudet werden. So unterstützt IDP auch das Gesundheitswesen und medizinische Organisationen dabei, die Patientenbetreuung und Entscheidungsfindung zu optimieren.
Rechtswesen
In Anwaltskanzleien müssen täglich eine Vielzahl von Dokumenten gehändelt werden, wie das Archivieren von Dokumenten, die Prüfung von Dokumenten, das Erstellen von Verträgen, das Hinterlegen von Eigentumsdokumenten und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften. Jeder Prozess bedeutet vorbereiten, sammeln oder pflegen mehrerer komplexer Dokumente. Diese Aufgaben werden normalerweise von einem Mitarbeiter erledigt. Doch abgesehen davon, dass dieser Prozess wertvolle Zeit kostet, mangelt es diesem Prozess oft an Genauigkeit und er ist anfällig für Diskrepanzen, die wertvolle Zeit, Ressourcen und sogar Kunden kosten. Der Einsatz von IDP hilft Anwaltskanzleien, Daten und Dokumentation angesichts ihrer Wichtigkeit und Sensibilität genau und sicher zu verwalten.
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Fazit
Trotz der eindeutigen Vorteile zögern viele Unternehmen, neue Technologien einzuführen, und misstrauen den Veränderungen, die sie mit sich bringen können. Unternehmen stehen jedoch auch unter starkem Marktdruck, effizienter zu arbeiten und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. Mit der IDP-Lösung können Unternehmen damit beginnen, ihre dokumentengesteuerten Prozesse zu beschleunigen, ohne die Qualität ihrer Services zu beeinträchtigen, was bedeutet, dass alle Beteiligten gewinnen. Datenmanagement ist zum Gebot der Stunde geworden. Wenn ein Unternehmen die Betriebskosten senken, die Kundenbindung und -zufriedenheit erhöhen oder die Gesamtleistung verbessern möchte, kommt es darauf an, wie effektiv es mit seinen Dokumenten umgeht. Für ein Unternehmen, das die Kontrolle über seine Daten behalten und diese Ziele erreichen möchte, ist die Einführung von Technologien wie IDP in seine Geschäftsprozesse zur Steigerung der Produktivität alternativlos.
