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Ho, Ho, Ho! RPA im Weihnachtsstrumpf!

Noch mehr Effizenz durch digitale Helferlein bei der Weihnachtsmann GmbH & Co. KG

Alle Jahre wieder, wenn sich das Jahr seinem Ende zuneigt, weichen der Stress und die Hektik des Alltags einer friedvollen und besinnlichen Stimmung. Die Menschen überall auf der Welt bereiten sich auf Weihnachten vor. Nur für einen fängt der Stress jetzt erst richtig an: für den Weihnachtsmann. Und alle Jahre wieder fragen wir uns, wie er die organisatorische und logistische Herausforderung immer wieder meistert, pünktlich zu Weihnachten Millionen Weihnachtsstrümpfe zu füllen. Wundersame Kräfte und kleine fleißige Helferlein werden als Erklärung dieses Phänomens herangezogen. Das ist aber nicht die ganze Wahrheit: Der Weihnachtsmann hat schon vor Jahren erkannt, um wie viel seine Arbeit effizienter ist, wenn er verschiedene Ablaufprozesse seiner Weihnachtsmann GmbH & Co. KG durch Robotic Process Automation (RPA) optimiert.
Weihnachtsmann mit Geschenken auf seinem Schlitten

Prozessanalyse beim Weihnachtsmann

Mit ungeheurer Innovationskraft, die man dem vermeintlich sehr traditionsverhafteten Weihnachtsmann nicht zugetraut hat, hat er die Prozesse in den wichtigsten Abteilungen durch findige Prozessberater auf den Prüfstand stellen lassen. Posteingang, Buchhaltung, Lohnabrechnung, die Einkaufsabteilung – zuständig für die Geschenke und das Verpackungsmaterial -, der Wareneingang, die Verpackungsabteilung und nicht zu vergessen die Personalabteilung wurden von den Beratern unter Einsatz von Process Mining und Process Recording Tools auf Herz und Nieren geprüft und analysiert.

Dabei mussten die Berater erstaunt feststellen, dass die Weihnachtsmann GmbH & Co. KG kein antiquiertes Unternehmen ist. E-Mail- und Online-Banking-Software kommen ebenso zum Einsatz wie moderne elektronische Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Herzstück des Unternehmens ist ein Children Relationship Management System, kurz CRM, und ein Elfen Resource Planning-System (ERP). Nichtsdestotrotz haben die Berater ein enormes Automatisierungspotenzial ausgemacht. Eine Vielzahl von Prozessen wird jetzt von digitalen kleinen Helferlein, den Software-Robotern, übernommen. Bestandsverwaltung, Product Scanning, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Bestellungen, Lieferavis oder Rechnungsstellung werden jetzt automatisiert verarbeitet. Den Weihnachtswichteln bleibt damit mehr Zeit, sich mit Vorgängen zu beschäftigen, die emotionales Einfühlungsvermögen erfordern, wie die Verbreitung weihnachtlicher Stimmung und das Schüren der Vorfreude auf Weihnachten.

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Erfolgreiche Prozessautomatisierung beim Weihnachtsmann

Vor allem bei der Bearbeitung von Wunschzetteln und der Neukundenaufnahme hat die Automatisierung durch RPA zu einer deutlichen Effizienzsteigerung geführt. So müssen die Millionen von Wunschzetteln nicht mehr von einem Heer von Wichtelmännchen bearbeitet werden, sondern werden automatisch eingescannt und ausgelesen. Die Wünsche werden wieder automatisch an die Einkaufsabteilung weitergeleitet, die aufgrund des automatisierten Preisvergleichs die Geschenke wesentlich preisgünstiger einkaufen kann. Erkennt das System, dass ein Kind noch nicht registriert ist, werden die Daten aus dem Wunschzettel automatisch in eine neue Kartei übertragen. Die Pflege der Kinderkartei im CRM erfolgt ebenfalls automatisch. Erkennt das System eine Änderung in den Daten, übergibt der Workflow-Bot den Vorgang an einen entsprechenden Workflow-Bot für Adressänderungen. Durch den Einsatz von RPA zur Unterstützung der Wichtelmänner konnte die Fehlerquote (Zustellung eines falschen Geschenks) deutlich gesenkt werden.
Weihnachtsmann beim Fotoshooting
Angefangen von der Automatisierung des Preisvergleichs im Einkauf über die Wunschzettel Bearbeitung bis hin zur Auslieferung der Geschenke überwachen die Software-Roboter in der Weihnachtsmann GmbH & Co. KG den Bearbeitungsstand jedes Prozesses und erkennen automatisiert die Nichteinhaltung von Key Performance Indikatoren und Compliance Richtlinien (Einhaltung der Altersgrenze bei bestimmten Geschenken).

Gestiegene Zufriedenheit auch bei den Weihnachtswichteln

Der Einsatz von RPA in der Personalabteilung der Weihnachtsmann GmbH & Co. KG hat zudem für eine entspannte Arbeitsatmosphäre gesorgt, da in der Weihnachtszeit genügend qualifizierte Wichtelmänner den Weihnachtsmann bei seiner Arbeit unterstützen. Denn um das Active Sourcing und das Onboarding von neuen Weihnachtswichteln kümmern sich jetzt Software-Roboter, die auch die Arbeitsstunden der Weihnachtswichtel für die automatisierte Gehaltsabrechnung erfassen und bearbeiten.

Nachdem das Geheimnis gelüftet ist, wie der Weihnachtsmann die enorme Herausforderung jedes Jahr meistert, Millionen von Geschenken zu organisieren, zu verpacken und zu verteilen, wissen wir auch, warum der Weihnachtsmann immer so gut gelaunt ist und ein Lächeln auf den Lippen hat. Er hat nämlich gar keinen Stress – dank des Einsatzes von RPA in seiner Weihnachtmann GmbH & Co. KG.

Weichnachtsmann geniesst die durch RPA gewonnene Zeit im Fitnessstudio
Aufgrund der positiven Erfahrungen, die der Weihnachtsmann durch die Prozessautomatisierung gemacht hat, würde sich der Einsatz von RPA auch in der Ei, Ei GmbH & Co. KG des Osterhasen anbieten – wenn es sich nicht schon bis zu ihm herumgesprochen hat. Denn Ostern ist nicht mehr weit.

Jetzt mit einem RPA-Experten sprechen

In einer Erstberatung erläutern Ihnen unsere Experten, wie Sie mit Robotic Process Automation Ihre Geschäftsprozesse automatisieren können und beantworten gerne Ihre Fragen.

Milad Safar
Milad Safar

Managing Partner und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zum Themenfeld Digitalisierung

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